關于建設工程檔案業務指導的路徑與方法研究

李成祥

摘 要：本文論述了建設工程檔案的業務指導工作，從加強城建檔案職業道德教育、樹立服務是根本宗旨的思想、抓好業務指導人員隊伍的素質以及掌握業務指導的時機和方法等方面提出正確認識建設工程檔案的業務指導工作。

關鍵詞：建設工程檔案；業務指導

建設工程檔案的業務指導工作是城建檔案管理部門各項基礎工作中的重要組成部分。建設工程檔案業務指導工作質量的好壞，直接影響到進庫檔案的質量，而建設工程檔案業務指導人員是做好這項工作的關鍵，他們對自己的要求、對這項工作的理解也至關重要，他們的一言一行還直接影響到城建檔案部門的形象。

多年來，各級城建檔案管理部門經過努力，在建設工程檔案的業務指導實踐中，形成了具有自身特點的業務指導方式和方法，對建設工程檔案的收集和歸檔起到了一定的促進作用。1999年以來，為加強工程檔案的管理，使建設工程檔案的業務指導依據更加充分，國家、省、市頒布了各項法律、法規，如國務院第279號令《建設工程質量管理條例》、建設部第90號令《城市建設檔案管理規定》、省政府第196號令《江蘇省城建檔案管理辦法》以及我市以鹽政發[2003]248號文下發的《鹽城市城建檔案管理辦法》等，在工程檔案的管理和業務指導等方面都提出了具體要求，機構的完善和法律的保障，使業務指導人員的工作有了依據，建設工程檔案的依法歸檔有了保障。雖然有一系列與城建檔案管理工作相關的法律、法規、規章，對城建檔案工作的管理體制、管理內容、管理方式等都有明確而具體的規定，但由于種種原因，建設工程檔案的依法管理還是不能到位，有法不依，違法不究的現象還是普遍存在。這其中有一部分是受社會檔案意識薄弱的影響，一些部門、單位重建設、輕檔案的現象比較嚴重，還有的出于自身工作需要，不愿把本部門、本單位產生的建設工程檔案向城建檔案部門移交，認為檔案交給城建檔案館，自己用起來就不方便了等等；另外一部分原因跟城建檔案業務指導人員有關，他們對城建檔案工作的宣傳和爭取領導和有關部門、單位支持、配合，主動上門指導的力度、方式方法以及對城建檔案收集和管理中發現問題研究的深淺等等，這些都是造成建設工程檔案未能按規定及時歸檔的因素。那么怎樣才能解決好這些問題呢？筆者認為，建設工程檔案的業務指導工作最終要靠人來做，而他們的職業素質、對這項工作的認識，對這項事業肩負的責任感等等是做好這項工作的關鍵。為此，應注意做好以下幾個方面的工作：

1 加強城建檔案職業道德教育

我國城建檔案職業隊伍的素質總體來講是好的，職業道德水平是比較高的，絕大多數城建檔案戰線上的工作人員忠于職守，默默耕耘，無私奉獻，在各自的工作崗位上做出很大成績，社會效益和經濟效益相當明顯。但也有一些人為人民服務的觀念淡薄，有的只知看攤守業，不求開拓進取，有的工作成績不突出，許多事情做是做了，但卻無法在盡可能的范圍內做到最好，這些問題顯然與城建檔案職業道德要求是格格不入的，與城建檔案事業發展的要求是不相適應的。

城建檔案職業道德教育的對象是從事城建檔案工作的人，盡管他們的年齡層次不同，學的專業也有很大區別，但職業道德教育的內容和方法是相同的，要根據實際，適時地進行系統的教育，通過系統地學習，讓每一個從事城建檔案工作的人了解城建檔案職業道德理論與知識。在城建檔案隊伍中開展以講奉獻為基本內容的道德教育活動，要求城建檔案工作人員在日常的工作中嚴格要求自己，養成良好的職業道德習慣，在沒有外來監督的情況下，也能有良好的職業道德。城建檔案工作人員要自覺地按職業道德規范辦事，批判和克服自己頭腦中的各種錯誤觀念，改正自己身上不符合職業道德規范的缺點、錯誤，不斷提高自己的城建檔案職業道德水平，提高自身素質。此外，城建檔案工作人員還要定期進行自我總結，互相評議，互相學習，互相促進，共同提高職業道德水平。

2 樹立服務是根本宗旨的思想

城建檔案工作的根本宗旨就是為城市規劃、建設和管理提供服務，作為城建檔案管理部門的業務指導人員，更要把主動服務、真誠服務始終貫穿于工程建設過程當中。圍繞每年的城市建設重點工程，市政府實事工程開展主動跟蹤服務，深入到建設單位和施工單位，開展上門宣傳、業務培訓、親自示范和咨詢服務等項工作，在他們需要的時候開展針對性比較強的服務，如小型講座，業務示范，真正把建設、施工單位的需要當成我們必須要做的工作，而且一定要做好，讓這項工作引起建設單位、施工單位基建負責人的重視，在他們心目中能有一定的位置。在工程建設過程中，不定期地去檢查和督促，使工程建設與工程檔案做到三同時，狠抓工程檔案質量，為工程檔案順利進館打下基礎。掌握好工程建設進度，在工程檔案預驗收前與建設單位取得聯系，約好時間，我們上門對工程檔案進行預驗收，提出我們的整改意見，建設單位整改到位后，憑我們出具的建設工程檔案預驗收意見書組織竣工驗收。城建檔案工作不能僅僅停留在原有的收集、整理、保管、利用上，有為才能有位，通過多年的工作實踐我們認識到：服務，拓寬了城建檔案工作面，加強了社會各界的接觸和聯系，使更多的人了解、支持城建檔案工作，這樣我們的工作才會開展得越來越順利，通過服務，也鍛煉了隊伍，宣傳了自己，提高了城建檔案館的聲譽和地位，有利于城建檔案事業的發展。這所有的一切都要靠業務指導人員把握好自己的角色，要靠辛勤勞動、全心全意的付出才能實現。

3 抓好業務指導隊伍的素質

首先要有吃苦耐勞、默默奉獻的精神，這項工作不同于其他工作，不象其他工作付出了有可能會做出驚天動地的成就來，而選擇了城建檔案事業，就注定了要做無名英雄，干一輩子都沒人知道你，要耐得住寂寞，守得住清貧，心態要擺正。其次，要熟悉城建檔案工作相關的法律、法規、規章和城建檔案業務規范，要在實際工作中熟練運用，融會貫通，這就要求業務指導人員本身具有較高的法律知識和城建檔案業務水平，不僅要熟悉甚至要精通，只有這樣在實際工作中才能游刃有余，而不會捉襟見肘。另外，業務指導人員還要學一點心理學知識，學會怎么在適當的時機跟人溝通，與人交流，贏得他們的信任和支持，這樣工作才會有效果，才能樹立起城建檔案部門的威信和權威。

4 掌握業務指導的時機和方法

新時期的業務指導工作不是等建設單位、施工企業需要業務咨詢時再提供業務指導，而是將業務指導及時介入建設工程的整個過程中。我館在去年以市建設局名義下發了《市區建設工程檔案分級管理辦法》，提出了將市區所有工程按照建筑面積分為三類，一類是建筑面積為15000平方米以上的工程，二類是建筑面積為8000-15000平方米的工程，三類是建筑面積為8000平方米以下的工程，對于一類以上的工程，城建檔案管理機構要把任務分配到具體業務指導人員身上，要求業務指導工作與項目建設“三同步”，一是建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，要與其簽訂《建設工程檔案報送責任書》，明確該工程的業務指導人員，明確工程檔案的歸檔范圍和要求，明確檔案的專項驗收辦法；二是在工程建設中，業務指導人員要對每個工程進行每月不少于一次的現場指導和檢查，檢查其工程檔案的編制是否與工程建設同步，是否符合要求；三是工程竣工前的檔案預驗收，要明確提出專項驗收意見，認真督促整改使其順利接收進館。對于二類工程，業務指導人員在基礎、主體、竣工前深入施工現場不少于3次，三類工程不少于2次。對于重點建設工程項目，業務指導人員定期深入施工現場，幫助解決實際工作中出現的一些問題，如我市鹽中、市一小南校區工程，不光是政府實事工程，更是市區人民、廣大家長關注的焦點，當然也是城建檔案館業務指導的重點對象，我們在多次深入工地后，總感覺到城建檔案管理部門的份量在建設單位、施工企業心目中并沒有那么重，我想這與建設單位急功近利的思想有些關系，但與我們自身的工作做得好壞，服務是否到位也有一定的關系。例如我市市一小南校區建設工程施工過程中，質監單位對該工程的項目負責人、項目經理，技術員包括監理單位的有關人員，在工程質量的監督和技術要求等方面進行了短期培訓，質監單位的這一做法受到了建設單位、施工單位和監理單位的歡迎。這件事對我們觸動很大，我們的業務指導只是偶爾去工地看看，參加工程檔案的預驗收、竣工驗收，而這些對建設、施工單位來說也不過是形式，走過場，并不是他們真正重視建設工程檔案，說到底只是履行一個手續而已，所以我們廣大城建檔案工作者應該認真地反省一下，如果我們的工作也很主動，也很到位，真正站在建設單位、施工單位的立場為他們著想，同時服務水平、服務質量都無可挑剔，那么建設單位、施工企業也會認真地抓好建設工程檔案工作，我們也會贏得更多的理解和支持。

在平時的工作實踐中，我們積累了很多業務指導方法。對于建設工程檔案的業務指導，最常用的就是事先指導和跟蹤指導。建設工程檔案的事先指導在全國城建檔案業務指導中普遍得以運用，是城建檔案業務指導的特色之一。建設工程檔案的跟蹤指導，是指對建設工程檔案的全過程進行跟蹤指導，解決問題，其以指導為契機，服務為宗旨，是城建檔案業務指導的又一特色方法，對重點工程和政府實事工程，我們通常采用這種方法。還可以用集中指導，如各地城建檔案管理部門都會在定期舉辦的各類培訓班，也可以用個別指導的方法，這種指導范圍小，針對性強，問題的解決比較及時、透徹。還有電話咨詢指導、城建檔案工作業務的示范指導，如城建檔案管理部門召開的關于某一個專題的現場會，這種方法具有直觀性、典范性和可操作性強的特點。總之，多種方法應根據實際情況、實際需要，靈活運用，真正把業務指導的作用發揮好。

改革開放以來，隨著城市經濟的繁榮，各個城市都在大力抓好城市建設工作，這也必將產生大量的建設工程檔案，如果我們不能將這些檔案及時歸檔，把這些珍貴的歷史記錄很好地保存下來，為將來的城市建設和管理提供翔實的依據，那就是我們的失職，我們既無法向政府和社會各界交待，更無法向子孫后代交待。所以，城建檔案工作面臨前所未有的機遇和挑戰，對于我們從事城建檔案工作的人講，壓力很大，為此，城建檔案業務指導人員要把握好機遇，擺正自己的位置，為城建檔案事業的發展作出自己的貢獻。