電子檔案智能化應用淺析

賈文倩

摘 要：隨著時代的進步，電子信息化程度日益加深，電子信息“智能化”發展已經成為了當今技術領域的主旋律。各種“智能化”平臺也得到了的廣泛的發展和應用。在檔案管理工作中，隨著計算機技術的不斷應用與發展，讓檔案管理工作已經基本完成從傳統紙質檔案向電子檔案轉化的變革。在當前形勢下，智能化檔案管理的發展趨勢也越來越突出。本文就以智能化檔案管理的應用展開分析，并為其推廣及應用提出切實有效的策略。

關鍵詞：電子檔案；智能化

隨著計算機技術和普遍使用和醫療技術的迅猛發展，電子檔案在醫院檔案工作中所占的比例越來越大，發揮著日益重要的作用。但在新的技術和條件下，原有的檔案管理和利用方法已經不能滿足電子檔案建設的要求和需要[1]。電子檔案管理的逐步發展和完善，醫院的電子檔案資料不僅記錄了醫院的發展歷史，同時也是醫院醫療水品不斷提升進步的資料寶庫。作為一種重要的信息資源，這些電子檔案中大量信息資料，不僅是夯實醫院基礎資料，也是推動醫院進一步發展重要寶貴資源。但在實際應用中，這些“寶藏”卻往往被人所忽略，從而作為一堆數據“沉睡”在一塊塊硬盤之中。很多人都不了解甚至不知道如何利用這些珍貴的信息資源，使得這些寶貴的資源被束之高閣，漸漸成為一種塵封的歷史。面對這種情況，無疑是每一個檔案管理人員最深沉的痛苦和悲傷。醫院領導的不重視、沒有專業的檔案管理人員、不完善的檔案管理制度等等原因，早已經被無數檔案管理人說了許多遍，但究其原因，造成檔案寶庫“沉睡”的根本原因是——查起來不方便。費時費力不說，還是對查閱者記憶力的一種考驗。在“智能化”引擎不斷發展完善的今天，如何給塵封的電子檔案裝上一顆“智能化”的心，讓這些寶貴的檔案資料真正成為大家日常工作中的意見參考和決策依據，這是當代檔案管理人員的重要課題。

1 電子檔案的優越性

電子檔案的優越性在于：（1）提高了效率。如通過計算機網絡管理，可依據不同授權實現便捷查尋、檢索調閱、分析利用、打印復制，從而更好地服務于公眾、服務于社會。（2）大大節約了存儲空間與場地。電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，隨著科學技術的發展，電子檔案存儲介質的密度還將繼續加大，信息存儲量更為豐富，這將大大節約檔案的存儲空間與場地[2]。對于醫院檔案管理部門而言，醫院檔案涉及的內容極為廣泛，幾乎涵蓋了整個醫院中的各個部門與各個方面。這些檔案在醫院的整體規劃劃、建設、管理過程中都有著重要的借鑒和參考意義。而檔案智能化管理的本質是在現代信息化技術支撐下實現整個醫院檔案共享的全面聯動。這種智能化是以醫院檔案的全面電子化管理為基礎的。是對電子檔案管理的又一次升級。同時也是對醫院檔案管理及查詢使用方式的一次重大更新。過去由于信息收集、處理、傳遞的質量、速度受限，致使檔案管理的輻射半徑受到很大制約。只能采取各部門、各條線、各科室分散管理、分散實施保障、分散應對查詢的模式進行。這也是造成檔案管理查詢難、使用難的根本原因所在。

2 智能化電子檔案

信息網絡化和社會人本化的科學發展時代，信息檢索智能化是不可逆轉的發展趨勢[3]。而電子檔案智能化管理模式一旦布置完成后，則可以基于計算機與高速化網絡所構建的檔案管理平臺，全面統籌醫院檔案管理工作。從而達到檔案格式統一化、存儲一體化、管理集中化、查詢實時化、運用高速化的理想模式。這將大大提高醫院在行政管理、安全防控、醫療水平、管理服務、事態應對等各個方面的整體效率集約化水平。從而使醫院的統籌決策及管理水平更上層樓。

電子檔案的的智能化部署根本目的是解決檔案管理工作中“收集難、查閱難、保管難”的三大難題。同時實現對不同時期不同部門不同方式產生的檔案信息進行統籌管理，統一檔案立卷標準，完善檔案歸類流程，實現高效、便捷、及時的信息查詢，并保證檔案資料的保密性和安全性。

3 智能化電子檔案構建

基于這個目的，我們就可以為電子檔案智能化管理平臺搭建出一個明確的構建框架。

3.1 打破檔案管理壁壘，實現檔案全生命周期管理

即統一規范的流程化模式，讓電子檔案從產生、保管、歸檔、利用管理直至銷毀環環相扣，通過信息化模式幫助檔案管理人員實現檔案全生命周期的監管。

打破以往各部門檔案信息處理“各自為政”的模式，促使醫院各部門、各條線、各科室做到統一規范性操作并留存檔案，從而為醫院各個環節提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務，使得檔案信息化與醫院整體各項信息化工作的發展要求相適應。

3.2 提升查詢速度，優化查詢體驗，打造一體化檔案信息服務平臺

目前醫院的電子檔案數據存儲在不同的平臺，分散于各個上下級部門。數據格式不統一且無法集中管理，要想從中查詢信息，費時費力效率低下。無形中弱化了檔案的信息服務功能，降低了檔案的信息使用效率。

而基于醫院整體的智能化檔案平臺建立后，運用統一標準的數據轉換模式，可實現全平臺檔案數據的一體化管理、應用及檢索。借助智能化的查詢引擎，可實現精確及模糊查詢服務，系統甚至可以根據查詢內容進行比對推送，從而使檔案信息查詢實現高速化、智能化、便捷化。提升使用者的服務體驗，提高檔案信息的使用效率，讓寶貴的檔案信息資源真正為醫院的發展提供助力。

3.3 靈活可控的授權管理，強化信息安全性，提高信息保護效率

電子檔案的信息安全性保護，是每一個檔案管理人員必須認真面對的課題。電子檔案信息安全包括五個方面，即保密性、安全性、完整性、真實性及所在系統安全性。

電子檔案智能化管理平臺應在安全存儲的基礎上結合智能化的檔案管理設備實現高效的存檔和利用，并采用靈活的授權機制，為不同的職級、不同部門的職員授予不同的權限，從而保證資料查詢到位且不越位。同時，提供系統安全等級設置，通過選擇密碼安全等級，實現不同等級的安全控制，有效地保障電子檔案的安全。

整個智能化檔案管理平臺的建立，應該是在統一部署，統一管理的基調下進行的。根據醫院的實際情況，可采取分期進行、逐步完善的方式來規劃方案。建立一個涵蓋紙質檔案、電子檔案的綜合性管理平臺。以現有網絡系統為基礎，整合各部門檔案信息資源，在堅持“統一規范、統一代碼、統一接口”的建設原則基礎上，根據各部門、各條線、各科室的實際工作情況，可個性化的制定獨立系統業務流程、應用功能、檔案格式等細化模塊。在強化系統管理的基礎上，推進智能化檔案管理建設的有序發展。

4 電子檔案信息安全

電子檔案信息安全，安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規范和制約的作用，科學的管理理念加上嚴格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。（1）環境安全：主要指存儲檔案信息的庫房、計算機機房周圍環境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環境清潔，通訊、交通運輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監控系統；有無防雷措施等。（2）設備安全：主要是指對電子檔案信息系統設備的安全保護，包括設備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護等。（3）載體安全：保證設備安全的同時，也要保證載體安全，要對載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施[4]。

5 結語

隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案的智能化管理一定會更加普及。利用智能化平臺的集成性、便捷性等特點，可實現檔案的多元化管理。在智能化的存儲、檢索、應用下，電子檔案管理也會越來越成熟。兩者間相互促進共同發展的趨勢也將也來越明顯，“沉睡”的檔案終將不再“沉睡”。如何在智能化、信息化的浪潮下做好新時期檔案管理工作，也將是各級檔案管理人員需要共同面臨的課題。

參考文獻

[1]朱玉靜.淺析醫院電子檔大家，2010，20：101-102.

[2]張文亮.關于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008，11：43-44.

[3]鄒吉輝.論檔案信息檢索智能化趨勢[J].浙江檔案，2006（04）：6-7.

[4]田淑華.電子檔案信息安全評價指標體系研究[J].北京檔案，2009，7：13-15.