事業單位數字化檔案管理優化策略探究

胡林波

摘 要：隨著社會的飛速發展，我國事業單位的改革進程也在不斷加快腳步，這其中，檔案管理的優化受到了廣泛關注，隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理方法已經無法順應社會的發展需求，對事業單位的優化造成了一定影響。運用信息技術對檔案管理進行優化能夠使檔案得到更有效的運用，促進事業單位的高效運行，因此，事業單位要重視起數字化檔案管理的優化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息技術

檔案是每一個單位中不可或缺的資源，能夠整合單位內部的信息，促進單位的發展。隨著信息技術時代的到來，計算機開始運用于社會的各行各業，并大放異彩，信息技術在信息的處理方面具有極大的優勢，運用信息技術對事業單位的檔案管理進行優化能夠提升檔案管理的效率，促進事業單位的發展。因此，事業單位要順應時代發展的潮流，探尋數字化檔案管理的優化策略，提高檔案管理的質量。

1 事業單位檔案管理的現狀

1.1 缺乏現代化檔案管理設施

目前，許多事業單位在檔案管理上的設施相對落后。檔案管理硬件設施更新的速度沒有跟上時代發展的潮流，使得檔案管理的效率遲遲得不到提高，無法科學化規范化地對檔案進行利用，檔案的作用沒有被完全發揮出來，事業單位的信息化資源沒有得到有效利用，從而影響了事業單位的發展。

1.2 檔案檢索效率較低

隨著信息技術逐漸走進人們的生活，對信息的檢索等工作已經交給了計算機來完成，將人們從繁重的檢索工作中解放了出來。并且相較于傳統的人工檢索，計算機檢索的準確度更高，速度也更快，使得檔案檢索的效率得到了提升。然而，在部分事業單位中，人工檢索仍然占有重要的比重，許多事業單位由于各種原因沒有運用計算機進行檢索，使得檔案檢索的效率受到了一定的影響。

1.3 檔案信息資源的利用率較低

許多事業單位的檔案管理工作只是將檔案進行收集與整理，對檔案中的信息進行分類，卻沒有對檔案中的信息進行利用，在完成信息的整理工作后就將檔案保存起來，使得檔案中的信息資源難以被利用，影響事業單位的高效運行。

2 事業單位數字化檔案管理優化策略

2.1 完善檔案管理現代化設施

事業單位的檔案管理工作要想轉向數字化管理，首先要做的就是完善檔案管理設施，采購現代化辦公設備，先進的辦公設備能夠充分發揮信息技術的優勢，提高檔案管理工作的效率，使得信息資源能夠得到充分的運用，事業單位工作能夠更加順利地開展。因此，事業單位要制定現代化設備采購計劃，引進檔案管理的現代化設備。例如，事業單位可以合理地規劃自己所需要采購的設備，制定科學的采購計劃，對經費的使用進行科學合理的預算，盡可能引進性價比較高的設備，以保證事業單位的可持續發展，也可以與當地企業進行合作，積極地練習當地企業，從當地企業采購設備，促進當地企業的經濟發展。

2.2 構建數字化檔案管理系統

信息化時代為事業單位的檔案管理工作帶來了極大的便利，也帶來了一定的挑戰，要想實現檔案管理的數字化，首先需要構建檔案管理系統，用系統對事業單位的檔案進行管理，提高檔案管理的效率，促進事業單位的高效工作。因此，事業單位要深入了解自身單位的情況，結合單位的情況與設備選型、總體設計、檔案整理方式、系統管理、安全措施、信息錄入、光盤備份等進行檔案管理系統的構建，確保管理系統能夠最大化地運用信息資源。例如，事業單位先明確自身的工作性質，依據單位的工作性質構建系統，對于重要的檔案信息，事業單位應當用光盤進行備份，確保信息不會因為意外情況而丟失，面對不同保密等級的資料，可以設置不同級別的安全措施，在信息錄入時運用電子掃描對信息進行錄入，加快信息錄入的速度等，提高檔案管理工作的效率。

2.3 提升工作人員信息技術素養

數字化檔案管理將大部分檔案管理的工作交給了計算機，而計算機是需要人來操作的，這就需要事業單位中的工作人員具有一定的信息技術素養，懂得如何操作現代設備對檔案進行管理。然而，信息技術是一件新興的技術，新員工能夠熟練地對現代設備進行操作，事業單位內的許多老員工卻不能，許多老員工都不熟悉現代化的辦公設備，使得事業單位的數字化檔案管理工作難以順利開展。要想順利地開展數字化檔案管理，就只能對員工進行培訓，讓員工學會如何操作現代化辦公設備。因此，事業單位應該及時開展培訓，提高工作人員的信息技術素養。例如，事業單位可以聘請信息技術人員來為員工進行專業的培訓，為員工明確信息技術的重要性，引導員工轉變觀念，主動學習先進的設備操作方法，提高員工的工作技能，同時對員工進行定期考察，考核員工的學習情況，建立相應的獎懲措施，調動員工的積極性，督促員工努力學習現代化設備的操作技巧，使得員工能夠熟練地操作現代辦公設備，提高數字化檔案管理工作的效率。

2.4 完善檔案保密制度

事業單位中每個人的檔案信息都應該進行保密，不能夠出現泄漏，以免發生事業單位的檔案資料泄露出來，被不法分子利用，對事業單位造成不良影響的情況，對工作人員的安全造成影響。事業單位要注意對檔案信息進行保密，完善檔案的安全措施與保密制度，確保檔案信息的安全性。例如，事業單位可以制定一套科學合理的檔案保密制度，要求工作人員在每次整理檔案后及時關閉，在平時不允許接觸檔案信息，在使用時才能夠打開所需要的信息，同時還需要建立專業的技術團隊，定期對數字化檔案管理系統進行檢查，確保系統沒有出現安全上的漏洞，檔案信息沒有出現泄露，在發現安全隱患后及時采取措施解決隱患，杜絕信息泄露的一切可能。

2.5 銜接辦公系統與檔案管理系統

辦公系統常常需要檔案中的某些信息，在以往的人工檔案管理系統中，工作人員只能自行尋找自己所需要的信息，需要耗費大量的時間與精力，使得事業單位的工作效率受到了一定的影響，數字化檔案管理的運用為工作人員節省了時間與精力，將數字化檔案管理系統與辦公系統銜接起來，能夠使工作人員更加便捷地通過檔案管理系統尋找需要的信息，從而提高單位的工作效率。因此，事業單位應當將辦公系統與檔案管理系統銜接起來。例如，事業單位可以先對檔案信息進行整理，將檔案按照保密性進行分類，然后將可以開放的信息與辦公系統銜接，增加相關信息的查詢功能，使辦公系統的工作人員在需要查找開放性資料時能夠通過辦公設備直接在檔案管理系統內查詢，接受工作人員大量的時間以及精力。

2.6 確保數字化檔案管理系統的安全

在事業單位之中，檔案中的信息大部分是需要嚴格保密的。只有少部分是可以公開的，因此事業單位必須確保數字化檔案管理系統的安全，將檔案管理系統的安全工作作為重中之重，運用有效的安全措施來保證檔案信息的安全與完整。例如，事業單位在制定設備的采購計劃時要注意硬件設施的選擇，選擇高性能的硬件，提高信息存儲的載體的運行壽命，還要組建專業的維護團隊對現代化設備進行專業的管理，定期對設備進行維護與檢修，確保數字化檔案管理系統不會因為設備故障出現安全問題，此外，單位還要對檔案信息設立多級密碼，將權限控制在多個人手中，達到多方控制，確保檔案管理系統不會受到惡意篡改以及破壞，保證檔案信息的安全。

3 總結

總而言之，運用信息技術構建數字化檔案管理系統能夠提升檔案信息資源的利用率，提高檔案管理的工作效率，事業單位要重視起檔案管理工作與信息技術的結合，優化檔案管理，構建數字化檔案管理系統，積極提升檔案管理工作人員的信息技術水平，并做好檔案信息的安全保密措施，促進事業單位的高效運行。

參考文獻

[1]張曉斌.《機關事業單位數字化檔案管理檔案現狀與優化對策》 《辦公室業務》2016年第6期.

[2]李斌.《試析事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策》 《全文版：教育科學》2016年第3期.