企業(yè)人事檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的要求

楊興妹

摘 要：現(xiàn)如今，用人單位對(duì)人才的質(zhì)量也都有了新的要求，要求人們?cè)谥R(shí)能力方面有更高的價(jià)值，對(duì)人才有很大的需要，所以人力資源管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是至關(guān)重要的。這說(shuō)明，在現(xiàn)在這樣的時(shí)代知識(shí)是很重要的。用人單位如果想要納入優(yōu)秀的員工，人事檔案管理部門起著至關(guān)重要的作用，人事檔案管理的工作與人力資源管理是相輔相成的。所以，用人單位也需要重新進(jìn)行調(diào)整，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，對(duì)人力資源管理和人事檔案管理工作也要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，為各類人才提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)代人力資源管理；要求

1 現(xiàn)代檔案管理的趨勢(shì)及要求

在現(xiàn)在這樣一個(gè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，人們對(duì)自己對(duì)社會(huì)也都有了新的要求，企業(yè)同樣也需要變化，需要改革，需要對(duì)人力資源管理進(jìn)行調(diào)整，來(lái)符合社會(huì)的新趨勢(shì)，新要求，人事檔案管理的工作也需要進(jìn)行改革與創(chuàng)新。所以，必須對(duì)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)有所了解，才能對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行全面的改革與創(chuàng)新。新趨勢(shì)有：通過(guò)職業(yè)化來(lái)判斷人力資源管理的水平，公司創(chuàng)建的通過(guò)績(jī)效來(lái)結(jié)算工資的形式等等。有了新趨勢(shì)，當(dāng)然也就會(huì)有新的要求。

2 人事檔案管理工作、人力資源工作內(nèi)涵

人事檔案管理工作，主要是對(duì)用人單位員工以及用人單位其他信息進(jìn)行管理，并且對(duì)每個(gè)員工的工作進(jìn)行記錄，之后其他部門需要資料時(shí)人事檔案管理部門可以很快地將其調(diào)出，為用人單位服務(wù)。人事檔案管理當(dāng)中具有很多的內(nèi)容，員工的個(gè)人信息也都很全面，像員工的生活情況、家庭狀況、成績(jī)、之前的工作履歷等，都會(huì)有詳細(xì)的記錄。人事檔案管理部門是公司比較重要的一個(gè)部門，是公司不可缺少的一部分。[1]

人力資源管理簡(jiǎn)稱HR，就是指在社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)以及以人為本思想下，通過(guò)人員聘用、考核、培訓(xùn)、薪資等管理方式對(duì)企業(yè)內(nèi)外相關(guān)人力資源進(jìn)行有效管理，適合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需求，并保證企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以及企業(yè)人員發(fā)展的管理的總稱。人力資源管理一般可以劃分為：人力資源未來(lái)需求規(guī)劃、企業(yè)人員聘用與考核、人員培訓(xùn)、企業(yè)績(jī)效監(jiān)督、員工薪資福利記錄、勞動(dòng)關(guān)系管理等，充分體現(xiàn)出人力資源管理在企業(yè)中的重要地位。人力資源管理崗位可以劃分為：人力資源助理、專員、主任、主管、經(jīng)理、總監(jiān)，正確運(yùn)用個(gè)人工作能力安排其不同的工作崗位，能夠最大程度上保證人力資源管理工作的順利進(jìn)行。人力資源管理不僅能夠極大程度上保證企業(yè)對(duì)人力資源需求得到滿足，能夠?qū)ζ髽I(yè)當(dāng)前發(fā)展以及未來(lái)發(fā)展所需人才進(jìn)行招聘、培訓(xùn)等，還能夠激勵(lì)企業(yè)內(nèi)部人員發(fā)揮其最大工作潛力。

3 企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題

3.1 企業(yè)人事檔案管理理念落后

在多數(shù)企業(yè)人事檔案管理中，管理人員多是由其他部門兼職完成，并不具備專業(yè)化人事檔案管理。人事檔案管理能力較弱，缺乏對(duì)人事檔案管理工作的記錄、分類、利用等能力，導(dǎo)致工作效率差，甚至以最傳統(tǒng)的手工方式尋找企業(yè)所需資料，這種方式極易導(dǎo)致人事檔案資料紙張破碎、字跡缺失等，嚴(yán)重影響人事檔案的安全性。

3.2 缺乏部門之間的合作意識(shí)

很多的企業(yè)各部門之間并不是互幫互助，互相學(xué)習(xí)，而是互相猜疑，互推責(zé)任，造成企業(yè)內(nèi)部檔案混亂，沒(méi)有真正起到人事檔案管理的作用。比如，人事部如果需要人事檔案管理部門將員工信息找出來(lái)，但是人事檔案管理部門并不能快速、完整地將其找出，這就造成了工作上面的混亂。

3.3 企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不重視

長(zhǎng)此以往，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，并沒(méi)有對(duì)人事檔案管理工作加以重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)一認(rèn)為人事檔案管理工作只是企業(yè)其他部門的附屬性工作，在這種錯(cuò)誤觀念的影響下，企業(yè)直接忽視人事檔案管理工作，沒(méi)有健全的管理機(jī)制，導(dǎo)致人才保留率直接降低。

3.4 管理制度不完善

在管理制度上面，也有很多不完善的地方，之前的一些比較傳統(tǒng)的管理制度是需要重新進(jìn)行規(guī)劃的，作出符合現(xiàn)代企業(yè)管理新要求的調(diào)整，比如人力資源部需要反饋員工近幾年的工作情況表現(xiàn)，如果不能及時(shí)完整地收集歸檔每個(gè)員工在日常工作中的業(yè)績(jī)表現(xiàn)材料，就不能為公司的發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。

4 企業(yè)人事檔案管理如何適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的要求

4.1 實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理

為解決傳統(tǒng)人事檔案資料易損壞、丟失、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，應(yīng)改變紙張記錄方式，而引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將人事檔案資料存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而保證人事檔案長(zhǎng)久使用性以及安全性。提高人事檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，對(duì)其加以培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要以Word、Excel等工作軟件為主，避免人事檔案管理人員因?qū)τ?jì)算機(jī)操作失誤，引起的人事檔案資料丟失等一系列不必要麻煩。[2]

4.2 各部門之間建立合作意識(shí)

很多的企業(yè)各部門之間并不是團(tuán)結(jié)地互幫互助，互相學(xué)習(xí)，而是互相猜疑，互推責(zé)任，造成企業(yè)內(nèi)部檔案混亂，沒(méi)有真正起到人事檔案管理的作用。所以，各個(gè)部門之間要互相溝通，有問(wèn)題及時(shí)探討，合作解決問(wèn)題。假如人力資源部需要員工信息，那么人事檔案管理部門就應(yīng)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，主動(dòng)為人力資源部找信息，并且要有一定的效率。所以，人事檔案管理部門要對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且要與人力資源部有很好的溝通與交流，推進(jìn)合作理念的建立。

4.3 提升人事檔案的準(zhǔn)確性

人事檔案管理人員及時(shí)對(duì)所收集的資料加以鑒定，隨時(shí)進(jìn)行核對(duì)，從而加強(qiáng)人事檔案資料的準(zhǔn)確性。將人事檔案進(jìn)行有效分類，如：企業(yè)在職3—5年人員檔案資料分為A類，應(yīng)對(duì)A類人員檔案資料加以更新；企業(yè)試用期人員檔案資料分為B類，應(yīng)對(duì)B類人員檔案資料加以核實(shí)、鑒定；企業(yè)新進(jìn)1—3個(gè)月人員檔案分為C類，及時(shí)與C類人員溝通，將檔案資料加以完善。這樣分類化管理人事檔案，能夠更有效地提升整體的實(shí)用性。

4.4 完善人事檔案管理體系

人事檔案管理體系也具備很多不完善的地方，要制定出符合現(xiàn)代用人單位管理新要求的體制，規(guī)劃出一個(gè)比較全面、內(nèi)容豐富、比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w系。之前傳統(tǒng)的人事檔案管理體系發(fā)生改變是時(shí)代發(fā)展的必然過(guò)程。對(duì)于不完善的人事檔案管理體系，要加大力度對(duì)其作出規(guī)劃，做出具有創(chuàng)新意識(shí)的體系。將人事檔案管理分類系統(tǒng)建立起來(lái)，做好人事檔案的分類，分類是要有所依據(jù)的，不能隨意進(jìn)行分類，內(nèi)容上也要注意細(xì)節(jié)，不能忽略有些細(xì)小的地方。不同的工作會(huì)有不同的內(nèi)容和要求，所以也要將其進(jìn)行不同的分類。所以，要科學(xué)地對(duì)人事檔案管理體系進(jìn)行完善，作出完整統(tǒng)一的規(guī)劃。[3]

5 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)如今，企業(yè)對(duì)人的質(zhì)量也都有了新的要求，要求人們?cè)谥R(shí)能力方面有更高的價(jià)值，對(duì)人才有很大的需要，所以人力資源管理對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，是至關(guān)重要的。加強(qiáng)人事檔案管理在現(xiàn)在這樣的信息時(shí)代是很重要的。檔案管理員要主動(dòng)提高自身的綜合素質(zhì)，讓自身更加有能力，主動(dòng)管理好人事檔案，提供服務(wù)，要真正地為公司發(fā)展作出奉獻(xiàn)，端正態(tài)度，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]謝甜甜.企業(yè)人資管理對(duì)人事檔案工作的要求及實(shí)現(xiàn)分析[J].中國(guó)商論，2017（26）：115-116.

[2]王紅娜.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：152-153.

[3]周靜.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].企業(yè)改革與管理，2017（15）：84+90.