基于價值鏈理論的采購招標流程優化研究

文/張京偉 胥靜 馮凌云

流程優化是企業管理的重要方面，是推動現代企業更簡潔、更高效、更高質量運行的重要手段。大型企業的采購招標活動是企業的成本中心，也是企業管理的重點工作。很多企業都設置了較長采購招標流程，采購管理設置的每個流程活動，單獨審核都是必要的，但是每個環節的目的和重要性又各不相同。在實際的執行過程中，經常可以發現采購招標工作中的主要活動和輔助活動的價值及效用與實際投入時間、成本之間沒有很好匹配。對于效用低的環節投入較多的人力與時間，既是企業資源的一種消耗，也增加了企業的運行成本。因此，如何優化企業的采購招標流程，是一個重要的問題。本文應用價值鏈理論對采購流程進行了細分，通過調研和打分的方法，分析采購招標管理流程活動的價值（V）和實際投入時間（T），通過效用分析（V/T），發現采購招標管理過程中效用低的環節，并提出優化措施。

1. 價值鏈理論介紹

1.1 理論的提出

著名的美國哈佛大學商學院管理學教授波特，在1985年提出了價值鏈理論的概念。根據價值鏈理論，企業的業務流程活動，可以看做是由一系列有價值的活動過程組成的，企業的生產、運行正是通過這一系列的活動的增值，最終實現企業的價值和效益。當然，企業的目的是實現效益的最大化，用最小的投入，完成最多的產出，在企業的實際運營過程中，需要對價值鏈活動持續不斷地進行改進。

1.2 價值鏈理論的主要觀點

（1）從流程活動的全周期進行整體分析

依據價值鏈理論，企業的生產和管理活動是從投資立項、研究開發、設計到原材料采購、生產加工、產品銷售、售后服務整個流程的活動價值鏈，價值鏈理論是從整個流程活動上進行優化。

（2） 定量化的分析成本和效用

在企業管理中，對單個的流程活動投入工作量及活動持續時間進行調研和分析，以成本確認作業的效用，找出管理中成本控制不利的方向和因素，并通過流程的優化，提高管理效率。

（3）充分利用信息技術

信息技術的發展應用，是提高企業運行效率的重要活動，從價值鏈的角度看，是提高效率、降低成本的重要活動，充分的接納和大力地推進信息技術的應用，是企業績效改革、流程優化的重要工具和方法。

（4）將企業活動融入市場

企業的所有活動，都應該是面向市場的，以反映和滿足市場需求為導向，內部流程限制面向市場需求的能力，就是需要進行改造的流程。

2. 采購招標管理流程細分

依據價值鏈理論，對本單位采購招標管理流程進行細分，采購招標從開始到結束，一共有11個流程活動：

一是供應商邀標及評審。是招標的第一步工作，確定供應商名單，并邀請供應商參與投標，在供應商確認參與投標后，對不是合格供方的供應商進行供方評審。供方評審需要供應商提供資料，之后在PMIS系統中發起合格供應商評審流程，一般評審流程見圖1。

二是編制采購實施計劃。在確定參加投標的供應商后，編寫采購實施計劃，采購實施計劃的內容含：擬采購的采購包信息、供應商來源、采購方式、評標方法、評標因素、定標原則、發標及評標、定標時間計劃。

三是編制招標文件并發標。本階段含采購管理人員對技術協議的審核及商務招標文件的編制。發標后為廠家備標，按照《招標投標法》第二十四條，備標一般需要20天（從發售標書之日起至開標日最少不低于20天）。2017年12月27日頒布執行的新《招標投標法》在此基礎上增加了“采用電子招標投標在線提交投標文件的最短不得少于十日”。

圖1 供應商評審流程圖

四是技術、商務評標。主要對投標文件的技術、商務情況進行評審，推薦技術、商務排名。

五是價格評審。對各投標單位的報價是否完整、計算是否正確進行核算，在此基礎上，最重要是根據歷史報價信息、現時市場價格信息等，對價格進行縱向和橫向的分析，確定合理報價范圍。

六是定標過程。一般的企業均實行分級定標過程，由不同級別的領導負責不同金額和級別的定標。

七是定標備案。在定標會議結束后，需要對定標結果，在企業PMIS系統中進行備案。

八是合同簽訂。在定標后，采購經理及專業人員組織中標單位，進行技術協議、商務合同的談判，初步簽訂合同。

九是合同評審。合同初步簽訂后，需要經過合同的評審，合同評審需要經過發起人、校核人、項目經理、分公司領導、合同法務部審核，流程審批完成后，合同蓋章。

十是文檔歸檔。招標完成后，一般需要對招標過程的所有文件進行歸檔。一般為便于審計檢查，該部分文件會要求對紙質版文件歸檔。

十一是電子采購平臺流程。筆者所在的單位推行招標電子化，招標流程從開始到收標書、評標及澄清、定標及發出中標通知書，均在系統中進行。電子采購平臺招標的目的是保證招標過程的更加公平、公正、公開。目前為考慮線下文件歸檔的需要，在采購招標管理過程中，線下招標流程與電子采購平臺流程并行。

采購招標流程效用調查與統計表

圖2 采購招標管理流程效用分析

3. 采購招標管理流程效用分析

針對采購招標管理流程活動的價值，本文通過調研高級崗位，打分確定采購招標管理流程的價值（V），并根據實際執行過程中收集的采購管理各環節、流程的實際投入時間（T），進行效用分析（V/T），具體分析情況見下表：

從圖2可以看出，采購招標管理流程中效用最低的三項活動為：電子采購平臺流程、合同評審流程、供方評審流程。

4. 流程優化措施和方案

4.1 供方評審流程

供方評審是保證投標供應商質量的重要環節，通過分析，造成目前效用較低的原因有：流程長、供方庫的管理結構有一定的不合理。

優化措施：一是設置不同等級的供方庫，對于合格供應商庫，實行嚴格的、明確要求的準入制度；對于臨時供方庫，實行簡易登記制度；二是由專業人員進行專業評審，取消過程中的各級行政領導審批。

4.2 合同評審流程工作分析

合同評審流程是確保簽訂合同的質量、防范法律風險的重要環節。造成目前該環節效用低的主要原因是：流程設置存在不合理且行政領導較多。優化措施：一是由企業的合同法務部門，對企業標準合同模板進行審核，并根據最新的法律情況變化，更新并發布合同模板，后續簽訂合同時，合同法務部門參與單個合同的審批;二是取消行政領導參與合同評審；三是采購管理人員負責確保按企業發布的合同模板編寫合同，對于特殊情況，合同簽訂人員評估需要合同法務部門介入的，流程的選擇權利和義務及合同的責任主體下放。

4.3 電子采購平臺流程工作分析

通過電子化的招標，確保招標過程的公平、公正、公開，是未來采購招標管理的大趨勢，完全通過電子采購平臺完成所有招標工作，是建立現代化企業的必然選擇。2017年12月27日發布的第八十六號主席令，對原《招標投標法》第五條進行修改，明確“國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標。數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力”。該法文的修改，標志著從國家層面大力推行電子采購、陽光采購。針對電子采購平臺，優化措施有：一是提高企業管理人員對信息化采購招標流程的重視程度；二是所有的邀標、投標、報價、開標、評標、中標通知均在線上進行，充分、完全的發揮電子采購平臺的作用；三是建立電子化、網絡化的采購招標管理文件歸檔制度，改變線下招標的工作習慣和工作模式。

5. 總結

價值管理是一種系統的管理思想和方法,是系統化的、專業化的研究活動。企業管理中用最合適的時間、流程，完成合理的工作，達到整體流程的最優化，是解決企業管理流程問題最基本的思路。本文應用價值鏈及價值工程的方法，通過效用分析，發現采購招標管理流程中效用較低環節和流程，針對效用低的環節，進行分析并提出優化的建議措施。本文的研究思路和方法對研究同類的企業流程管理優化具有一定的借鑒意義。