事業單位檔案管理現狀分析及建議分析

李莉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-242-01

摘要 檔案管理部門的積極配合是促進事業單位長效穩定發展的重要力量，事業單位發展過程當中，檔案管理工作的作用是非常顯著的，可是，因檔案管理工作無法為事業單位直接創造收益，從而導致很大一部分事業單位對于檔案管理工作根本不重視，進而導致檔案管理部門的地位顯著下滑，檔案管理工作問題比比皆是，給事業單位各項工作的開展造成了巨大的隱患。接下來，本文圍繞事業單位檔案管理現狀進行系統性分析，提出相應的改善建義，望能夠對大家有一定的可參考價值。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 現狀 建議

一、事業單位人事檔案管理現狀

（一）基礎設施薄弱

從當下事業單位檔案管理情況來看，通常可將其劃分為兩種：其一，傳統的紙質信息檔案管理；其二，引入先進的現代化信息技術形成的電子檔案。據調查可以得知，有—些事業單位受到辦公領域的約束通常會把人事檔案與閱覽室等混合在一起，沒有任何鐵窗、鐵門等安全防護設備，并未進行檔案閱讀區域的合理性設置等等，此外，防盜、防火、防潮等功能停滯不前。

（二）管理標準不夠規范

有的事業單位受到檔案部門人員調整、調動等因素的影響，出現檔案管理專員的不斷流失，一部分檔案管理^員身兼數職、臨時派任，根本未經過專業的技能培訓，在檔案管理方面專業知識欠缺，對相關檔案管理規定全然不知，在相關專業知識方面嚴重匱乏。

（三）管理方式落后

在人類社會不斷進步的今天，人事檔案管理信息化發展是必然趨勢。一些單位在檔案信息化建設方面處于嚴重匱乏的局面，為此，唯有將檔案目錄、人員信息等基礎信息通過人為的方式錄入到計算機當中，可是，在接下來的閱檔、檢索資料等方面依然通過手工方式來完成的，無紙質化閱檔并未真正地實現，在這一基本現狀下檔案管理工作效率是無法得到真正意義上提升的。

二、事業單位人事檔案管理改進建議

（一）完善基礎設施

要想做好一件事，準備工作是非常重要的。為此，檔案管理工作的開展需要設置專門的檔案閱檔區域、檔案專業工作人員力公區域、檔案庫房區域，并且要確保鐵門、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調、滅火器、除濕機等設備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”。同時，配備完善的掃描儀、專用計算機、專用網絡、打印機等電子設備。只有在完善的基礎設施基礎上，才能夠促使當前的檔案管理工作效率得到顯著地提升，確保工作質量，使得當前的檔案管理水準不斷提高，促使檔案管理工作在高效的前提下安全運行。

（二）制定統一、規范的管理標準

任何事情的開展都有其需要遵循的規范，每一項工作都要有統一的規定標準，事業單位檔案管理工作亦是如此。這就需要從檔案管理工作人員著手，各單位主管部門、上級檔案管理單位要定期開展檔案管理人員的專業技能培訓，不斷強化檔案管理工作人員的專業知識儲備及綜合素養的培訓，不斷提高專業技能及當前檔案管理工作水平。除此之外，上級檔案管理單位要根據實際工作情況制定完善化的檔案管理制度，下達每一級別的檔案管理標準，對檔案管理人員的日常工作行為進行明確的規范化，從而實現事業單位檔案的統一化管理，在確保本單位檔案管理工作高效運行的前提下促使單位資源得到便捷地信息共享。

（三）人事檔案管理信息化

事業單位檔案管理工作要最大限度上借助先進的網絡資源優勢，做到檔案管理的科學化、信息化及共享化的有效融合，促使當下的檔案管理工作效率、工作質量得到不斷地提高，實時準確的傳輸人才資源信息，確保檔案管理工作的真實性與時效性，這對于檔案管理科學化、規范化的進一步實現具有非常重要的意義，可使得檔案管理工作效率得到根本性的提升，從而為人力資源的合理性優化給予強大的支持。

（四）提高檔案利用水平

不斷提高事業單位檔案的有效利用率，促使檔案成為單位與職工提供高質量服務的重要工具。單位管理者可恰當的放寬檔案中那些不重要的信息，這樣才能夠為檔案有需求的人提供便捷的信息查閱。檔案管理人員要從根本上轉變傳統的思想認識，改變單一的服務模式，不斷開發更多新的檔案服務方式，將檔案管理工作變成主動的服務，這樣才能夠促使檔案的可利用水平得到顯著地提升。

三、結語

對于事業單位而言，檔案管理工作可以說是至關重要的，其關系著整個單位的未來可持續發展。從當前各事業單位的實際情況來看，有一部分事業單位在檔案管理方面存在很大的問題，對此，事業單位要不斷地提高對檔案管理工作的重視程度，投入必需的資金，不斷地引入先進的檔案管理設備，培養具有高綜合素質的檔案管理專業人才，提升檔案管理工作人員的職業素養，盡可能地建立完善的檔案管理制度，不斷進行檔案管理方式的創新，多鼓勵廣大管理人員給出自己優秀的意見和建議，這樣才能夠推動事業單位檔案管理工作在安全的前提下穩定開展，為事業單位的未來發展保駕護航。