EXCEL數(shù)據(jù)表格在部門管理中的綜合應(yīng)用

梁宏音 深圳信息職業(yè)技術(shù)學院交通與環(huán)境學院

Excel在辦公當中應(yīng)用比較廣泛，其有著比較多的應(yīng)用功能，能滿足實際辦公的需要。數(shù)據(jù)表格在部門管理當中加以應(yīng)用，就能提高部門管理的水平和效率，這就要求運用Excel數(shù)據(jù)表格的時候，能注重和部門管理的內(nèi)容緊密結(jié)合，保障Excel的科學應(yīng)用，發(fā)揮其自身的作用。

1 Excel數(shù)據(jù)表格的功能及特征闡述

1.1 Excel數(shù)據(jù)表格的功能體現(xiàn)

Excel數(shù)據(jù)表格在實際的應(yīng)用過程中，有著比較多樣的功能，結(jié)合部門管理的內(nèi)容就可對Excel數(shù)據(jù)表格科學的應(yīng)用。其中的工作區(qū)保存功能比較常用，實際的部門管理當中，會有多個Excel工作簿進行匯總的情況，而在這一工作表沒有完成的時候，需要整理其他工作，保存工作區(qū)的功能就比較重要，可在文本框中寫上比較方便記住的名字選擇保存路徑，這樣在下次使用的時候就能直接打開[1]。再者，Excel數(shù)據(jù)表格的功能中，數(shù)據(jù)有效性功能也是比較突出的，數(shù)據(jù)表格的內(nèi)容修改過程中，就要保持輸入規(guī)則的一致性，其中的批注功能以及規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能都是比較關(guān)鍵的操作功能。另外，Excel數(shù)據(jù)表格功能當中的數(shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能和自動篩選功能也是比較常用的，還有就是快捷設(shè)置打印的功能，這些多樣化的功能就能滿足實際部門管理工作的需要。

1.2 Excel數(shù)據(jù)表格的功能特征闡述

Excel數(shù)據(jù)表格的功能特征比較鮮明，主要體現(xiàn)在信息的共享方面，其統(tǒng)計功能就減少了統(tǒng)計信息加工中重復勞動以及失真的可能性，這樣就能節(jié)約時間提高工作的效率，在信息的共享方面能加以突出。Excel數(shù)據(jù)表格功能的綜合性比較突出，進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計以及分析的功能能鮮明的突出，方便信息的綜合運用，這就能將Excel的最大效益得以發(fā)揮[2]。Excel數(shù)據(jù)表格功能的大眾化特征也比較突出，比較方便易學，操作也比較簡單，這樣就大大減少了語言以及應(yīng)用場合等因素的顯著，使得Excel數(shù)據(jù)表格能廣泛應(yīng)用。

2 Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中的應(yīng)用優(yōu)勢及具體應(yīng)用

2.1 Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用優(yōu)勢發(fā)揮

部門管理工作當中，由于涉及到的內(nèi)容比較多，對Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用就顯得比較重要，這是優(yōu)化管理工作提高管理效率的重要工具。Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中之所以得到廣泛的應(yīng)用，正是由于其自身的優(yōu)勢，其豐富的函數(shù)功能為實際的計算投資以及計算折舊等工作提供很大方便。其中所提供的函數(shù)有數(shù)學統(tǒng)計以及查找應(yīng)用的函數(shù)等，這些都是部門管理中比較常用的函數(shù)功能，能滿足實際工作需求。Excel數(shù)據(jù)表格處理功能也比較豐富，這也是其最為突出的特征，制表功能比較簡單靈活，并且有著動態(tài)連接的功能，與之建立的數(shù)據(jù)會自動的刷新，在數(shù)據(jù)表格的處理效率上比較突出。

另外，Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用優(yōu)勢還體現(xiàn)在圖表應(yīng)用上，對于業(yè)務(wù)統(tǒng)計以及分析預測的工作有著良好的輔助作用，能夠準確的為用戶提供有價值的信息。再有就是Excel數(shù)據(jù)表格的分析工具以及決策的應(yīng)用優(yōu)勢比較突出，數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用對財務(wù)工作人員分析財務(wù)管理工作提供了很大方便。再有就是Excel數(shù)據(jù)表格應(yīng)用中宏語言的應(yīng)用比較常見，通過visual basic提供的功能，就能通過自動方式進行執(zhí)行任務(wù)，構(gòu)建完善財務(wù)管理的應(yīng)用程序，這對處理實際的財務(wù)工作任務(wù)就提供了方便。

2.2 Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中的綜合應(yīng)用

Excel數(shù)據(jù)表格在部門當中的應(yīng)用就要結(jié)合其實際的需要，由于數(shù)據(jù)表格的功能比較多，要和部門管理的工作內(nèi)容緊密的結(jié)合起來，這樣才能發(fā)揮Excel數(shù)據(jù)表格的作用。部門管理工作當中，對于文檔的管理是比較常見的，通過Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，能進行文檔的信息共享以及發(fā)布數(shù)據(jù)等[3]。實際的應(yīng)用過程中，將Excel在局域網(wǎng)當中共享數(shù)據(jù)信息，打開共享數(shù)據(jù)所在工作簿，進行選擇工具中共享工作簿，編輯選項卡選擇允許多用戶同時編輯，激活高級選項卡內(nèi)容并單擊高級選項卡，然后設(shè)置具體選項。通過Excel數(shù)據(jù)表格的發(fā)布功能應(yīng)用，就能實現(xiàn)文檔的共享目標。

通過Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，進行部門管理中的績效管理也是比較方便的。部門的管理工作當中，年終總結(jié)以及績效考核也是比較關(guān)鍵的，這樣就能及時的了解部門成員的工作狀況，這對部門成員的獎罰制度落實就提供了方便。Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用中，通過進行制作績效考勤表以及年度考勤表等，如果是涉及到函數(shù)應(yīng)用，其中也有著相應(yīng)的功能，這對實際的需求能得到滿足。

而通過Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，實現(xiàn)薪資管理的目標也比較方便，這也是部門管理工作當中比較重要的內(nèi)容，這是提高部門員工工作積極性的重要項目。在進行薪資管理的過程中，運用Excel數(shù)據(jù)表格，其中就有自帶的函數(shù)公式準確靜思園，對于部門員工個人所得稅計算，就可通過Excel數(shù)據(jù)表格當中的相關(guān)功能運用，公式設(shè)置通過“=MAX（月工資額-工資基數(shù)）*丨5，10，15，20，25，30，35丨%-{0,105,505,1055,2555,5515,11555},0”或者是根據(jù)其他的函數(shù)進行計算，如通過對IF函數(shù)的應(yīng)用，也能進行方便的薪資管理。運用到Excel進行薪資管理的過程中，其中就會有日期函數(shù)問題，涉及到員工的工作時間以及月份等，這就要結(jié)合實際進行選擇相應(yīng)的公式[4]。“= DATEDIF(起 始時間，終止時間 ，“ D”)”，“ = DATEDIF( 起 始時間， 終止時間，“ M”)”，“ =DATEDIF (參加工作時間，TODAY()，“ Y ”)”。這樣就能實現(xiàn)管理目標。

部門管理工作中，對于人事管理工作也能通過Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用進行優(yōu)化。保障部門的良好運行，就要做好人員的管理工作，對人員的考勤管理運用Excel數(shù)據(jù)表格能提高管理的效率。通過Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，進行啟動開始工作，在彈出的菜單當中選擇建立工作簿，然后進行切換新建工作簿的窗格當中，單擊模板電子方案表格的選項，可在其中選擇考勤記錄的模板，然后進行確定[5]。這樣就能方便的找到針對性的考勤工作簿加以應(yīng)用，對文件進行命名后就能直接的使用，在編輯區(qū)左側(cè)名稱框中命名所有部門，然后進行切換確定。通過對Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，就對管理人員在人事管理工作的實施中有序規(guī)范化開展，方便了管理工作開展。

3 結(jié)束語

總而言之，部門的實際管理工作當中，通過Excel數(shù)據(jù)表格的科學應(yīng)用，就能給部門管理工作帶來諸多的方便，促進實際管理效率提高，保障管理質(zhì)量。通過此次對Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理當中的綜合應(yīng)用研究，希望能為實際的管理工作提供相應(yīng)思路。

[1]張文龍.如何利用excel電子表格輔助電子招標工作[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息. 2017(16)

[2]劉繼芳.把Excel引入會計電算化教學中[J]. 山東工業(yè)技術(shù).2014(23)

[3]周航.論Excel表在財務(wù)管理中的應(yīng)用[J]. 商. 2014(19)

[4]李星月.Excel電子表格在財務(wù)管理中的應(yīng)用[J]. 金融經(jīng)濟.2013(14)

[5]劉星.Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用[D].道客巴巴doc88.corn.2016(24)