當代企業檔案綜合管理工作思路分析

文/陳瑞

當代企業檔案綜合管理工作思路分析

文/陳瑞

河南能源義煤集團耿村煤礦人力資源科

檔案是企業經營管理過程中重要依據的留存，具有無可估量的歷史價值。而在企業生產經營面臨著越加激烈市場競爭的當下，諸如人力資源管理、投融資、生產、銷售、采購等方面的檔案材料無疑可以為企業進一步結合生產經營狀況做出管理決策提供參考。筆者在大型企業人力資源管理部門就職多年，結合實踐經驗借本文簡短表述關于當代企業檔案綜合管理工作思路的觀點。

當代企業；檔案管理；思路及方法

1 當前企業檔案綜合管理工作中存在的問題

1.1企業檔案管理工作缺乏延續性

近年來，很多企業的檔案管理進行了檔案的達標升級工作。但達標工作更像是作為一項運動在進行，雖然短時間內取得了一定的效果，但達標以后沒有長期性和連續性。再加上部分管理者對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，造成了檔案工作有領導、無計劃現象的存在，致使檔案管理工作缺乏應有的延續性。

1.2檔案管理工作缺乏嚴格規范的管理制度

不難發現，目前很多企業檔案管理工作規范化程度不夠，這主要體現在如下幾個方面：首先，檔案收集不規范；其次，檔案整理不規范；再次，檔案綜合管理力度不夠；最后，檔案利用不規范。這些都是缺乏嚴格規范檔案管理制度的體現，需要在今后不斷改善。

1.3現代化檔案管理方法應用不足

目前，很多企業的檔案管理都是采用一臺計算機一套軟件的管理辦法，檔案管理與利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來了消極后果，落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分管理者缺乏對檔案工作重要性的認識，財力投入少；二是一些企業雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是領導重視不夠，雖然有計算機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

2 當代企業檔案管理工作思路分析

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為企業生產經營過程中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

2.1抓好組織建設，完善管理制度

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。筆者認為，企業可以成立檔案管理領導小組，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。與此同時。要建立健全相關管理制度。在建立健全管理制度的過程中，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。二是要按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，加強對歸檔范圍，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。除此之外，對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道行進。

2.2明確檔案管理工作的計劃和目標

檔案管理工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。鑒于此，筆者認為，企業各級管理者要意識到檔案工作的重要性，把檔案管理工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，并且結合當今數碼技術及網絡發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又合乎實際的工作計劃。

2.3加強檔案基礎管理工作

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。

2.4通過培訓不斷提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，必須要加大檔案業務培訓工作開展的力度。筆者在調查研究和歸納總結后認為，培訓提高檔案管理人員綜合素質可以從以下幾方面做起：一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，并掌握所應用的系統軟件的功能。四是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長。五是加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤。

2.5搞好檔案的信息化建設工作

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢。筆者認為，企業應當大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新。在此過程中，要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；與此同時，要借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。

2.6在企業內部增強全員檔案意識

要提高企業檔案綜合管理工作的水平，必須要在企業內部形成人人關注檔案管理工作的氛圍，在此目標下，科學有效的宣傳教育工作必不可少。與此同時，檔案管理的目的在于服務和利用，因此，要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。

3 結論及建議

綜上所述，檔案資料作為當代企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，企業各級管理者都應當重視這項工作，使檔案工作再上新臺階，才能使檔案管理工作真正達到為企業改革與發展大局服務的戰略目標。