芻議事業(yè)單位檔案管理的問題與對策

文/方夢夷

芻議事業(yè)單位檔案管理的問題與對策

文/方夢夷

江蘇省有色金屬華東地質勘查局八O九隊

我們知道，檔案管理的最終目的是為了給社會大眾提供相關的、有利用價值的檔案資料，從實質上說是為社會提供實踐服務。因此，檔案管理活動中所產生的任何一個環(huán)節(jié)，如檔案信息的搜集、整理、保存等，都是在為后續(xù)的利用工作奠定基礎。事業(yè)單位只有將各項相關的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮其應有的功能，才能有序開展工作、提高工作效率。

事業(yè)單位；檔案工作；問題；對策

1 引言

作為地質勘查單位，我們的科技檔案管理工作非常重要。現階段，對于事業(yè)單位內部的檔案管理工作來說，其管理的最終目的是為了給企業(yè)的內部部門或相關的其他盟企、政府機關等機構提供檔案信息的利用，并通過對其檔案資料進行有效的管理，為企業(yè)獲得一定的經濟效益和社會形象，以便更好的促進企業(yè)發(fā)展和進步。當前，我國事業(yè)單位在檔案管理過程中存在著不少的管理問題，這些問題在不同程度上對事業(yè)單位的運作和發(fā)展進行著制約，甚至影響著事業(yè)單位的經濟以及社會服務功能的發(fā)揮。

2 事業(yè)單位檔案管理的問題表現

2.1檔案管理制度不健全

目前，由于事業(yè)單位的檔案管理無法為事業(yè)單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業(yè)單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導致許多的事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者執(zhí)行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發(fā)揮，無法跟上事業(yè)單位前進的腳步。

2.2檔案業(yè)務基礎建設不到位

表現在：①工作制度不夠健全，檔案管理措施不得力，大部分單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；②收集歸檔率不高，部分單位檔案室對歸檔文件材料收集不齊全，諸如黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊由個人保管，不能及時送交檔案室進行歸檔；③檔案整理不規(guī)范、編目不科學，部分單位不能嚴格按照檔案行政管理部分審批的分類方案進行分類，不按要求系統(tǒng)地整理檔案，并建立齊全完整的案卷級和文件級目錄。④保管工作滯后，大部分檔案檔案室保管條件差，也沒有建立全宗卷，有些單位檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；⑤鑒定統(tǒng)計工作不扎實，大部分單位沒有成立鑒定領導小組，對到期檔案的進行鑒定和銷毀。也沒有建立檔案工作基本情況統(tǒng)計臺帳，統(tǒng)計內容不準確、不全面。

2.3檔案開發(fā)利用弱、利用不足

表現在：①檔案編研工作缺乏人才，檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯；②大部分單位不能利用檔案資料舉辦展覽或陳列室，充分體現檔案元素，發(fā)揮檔案宣傳和教育群眾的作用；③查檔服務質量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而沒有對檔案利用效果進行回訪并認真登記，對利用效果進行整理，編寫典型效益事例，失去了檔案在利用過程中產生的社會和經濟價值。

2.4檔案管理缺少高科技的管理模式

許多事業(yè)單位還沒有引進高科設備來規(guī)范管理檔案的意識，計算機技術還無法廣泛應用到檔案管理的過程中。許多事業(yè)單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。

3 事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1轉變領導思想，強化檔案意識

從領導開始，對待檔案管理工作要一視同仁，既然設立了部門或者崗位，就應該發(fā)揮它的作用。領導要認真學習檔案管理的專業(yè)知識，明確檔案工作的重要性，它真實地記錄了工作的內容、方法、途徑和效果，同時也是日后查證、研究和處理問題的原始證據。檔案管理工作雖非一朝一夕的事情，但它與各項管理工作密切相連，不容忽視。鼓勵全體人員都參與到檔案管理工作中來，讓每個人都有檔案管理意識，從而形成良好的檔案管理工作環(huán)境。

3.2增強檔案人員綜合素質，提高檔案管理者素質和檔案的整體質量

知識經濟時代，檔案人員的素質狀況決定了檔案工作水平的高低。構建一支穩(wěn)定的檔案人員隊伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當前事業(yè)單位檔案管理工作的必經之路。由于檔案管理工作的專業(yè)性、實踐性較強，如果缺乏豐富的工作經驗，開展檔案管理工作將存在一些困難，難以滿足檔案收集與管理的需求。因此，既要確保事業(yè)單位檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，還要加強培訓，幫助檔案管理人員優(yōu)化知識結構、增強綜合素質。一方面，完善職業(yè)道德建設，幫助檔案管理人員樹立正確的職業(yè)道德觀念；另一方面，不斷完善專業(yè)水平，掌握現代化信息技術，增強文字駕馭能力、綜合分析能力等，培養(yǎng)更多復合型檔案管理人才，滿足現代化檔案管理工作需求。由于檔案管理的專業(yè)性，各單位對于檔案管理者的整體素質不容忽視。為了對檔案工作負責，盡量選擇對口專業(yè)的專職人員從事這項工作。若是條件不允許，一定要對現有的檔案管理者進行定期、不定期的培訓，使他們向專業(yè)人員靠攏。

3.3合理有效的利用現有的檔案庫

合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

4 結語

作為地質勘查單位，我們的科技檔案管理工作非常重要。科技檔案具有專一性、種類和類型的多樣性、成套性、現實性的特點，因此才體現出這些重要的功能。首先科技檔案具有現實性，在實際應用方面有很大的指導作用，在加上它的專業(yè)性特點，在應用方面比較具有權威性。且科技檔案的形成往往都是圍繞一個獨立的科研項目的進行而形成的一系列相關的科技文件整體，因此具有系統(tǒng)性和整體性。再者科技檔案種類繁多，分門別類對于讀者的查閱，考證都有重要意義。總之，進一步搞好檔案管理工作，將直接影響事業(yè)單位自身的利益與社會效益，更會影響事業(yè)單位的重大決策。

[1]郜尚義.議新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J]，西部資源，2015（4）：165-166.

[2]劉雪梅.基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J]，才智，2015（24）：360.