信息安全背景下人力資源檔案的數(shù)字化管理

薛亞楠

中圖分類號：F241 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-368-01

摘要 從第三次工業(yè)革命開始以來，我國的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展和提高，數(shù)字化的計算機(jī)管理系統(tǒng)早已進(jìn)入各行各業(yè)，飛速發(fā)展的信息化時代有利也有弊，網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的同時信息安全性卻受到了威脅，因此，相關(guān)管理人員必須采用嚴(yán)格有效的處理措施來保護(hù)對企業(yè)十分重要的人力資源檔案。本文就網(wǎng)絡(luò)信息安全展開討論，并對人力資源檔案數(shù)字化管理提出有效措施。

關(guān)鍵詞 信息安全 人力資源檔案 數(shù)字化管理

隨著信息化的發(fā)展，方便、快捷的人力資源檔案的數(shù)字化管理讓企業(yè)相關(guān)管理人員大大地提高了工作效率，對公司職員的個人信息能夠做出充分了解并且合理地安排人力資源，但是在工作便利有效的同時，也帶來了不少的安全隱患，所以在信息化普及的同時，需要加強(qiáng)安全防御系統(tǒng)，保護(hù)企業(yè)內(nèi)部檔案信息，提高工作效率，以此促進(jìn)我國人力資源管理工作的快速發(fā)展。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

人力資源檔案指的是各企業(yè)內(nèi)部全體職員的相關(guān)個人信息，包括員工學(xué)歷、職位、薪資、工作經(jīng)歷、家庭背景等等，而數(shù)字化管理是將這些資料的紙質(zhì)檔轉(zhuǎn)化為計算機(jī)信息和數(shù)據(jù)，然后進(jìn)入相關(guān)程序進(jìn)行保存和查閱。傳統(tǒng)的人事紙質(zhì)檔紙張繁多，信息量大，不易儲存，受損幾率大，并且查找信息的步驟比較復(fù)雜，而數(shù)字化管理讓這些信息清晰明了地顯示出來，便于工作人員的查找，并且數(shù)據(jù)不易丟失，節(jié)約儲存空間。人力資源檔案的數(shù)字化管理順應(yīng)了當(dāng)代信息發(fā)展的趨勢，讓信息管理變得更加高效穩(wěn)定，便于管理者更好地管理企業(yè)。

二、人力資源檔案數(shù)字化管理存在的問題分析

（一）原先的紙質(zhì)檔案過多

在進(jìn)行數(shù)字化管理之前，需要將原先的紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)查看，并且將信息進(jìn)行整合，然后再依次輸入企業(yè)的資料庫中。但是由于原先的紙質(zhì)檔案過多，資料堆積時間長并且信息量龐大，無法實現(xiàn)快速地數(shù)字化工作，大大影響了整個信息數(shù)字化整合的速度。

（二）人力資源檔案資料的安全性問題

將資料檔案進(jìn)行數(shù)字化管理之后，查找工作都是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，雖然方便快捷，但復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也大大增加了商業(yè)間諜盜取信息的概率，這就需要企業(yè)將人力資源檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化管理的時候，提高警惕性，設(shè)定企業(yè)內(nèi)部特殊的密碼，降低黑客惡意破解的幾率，保護(hù)企業(yè)賬戶內(nèi)容的安全。

三、信息安全背景下人力資源檔案數(shù)字化管理的有效方式

（一）信息安全

信息安全是將人力資源檔案數(shù)字化管理的一個重要前提，所以在進(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化工作時，要保證網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)立賬戶時可同時設(shè)置管理權(quán)限，可以參考企業(yè)在財務(wù)信息管理方面的數(shù)字化管理方式，同樣以信息安全為前提，保證信息自身防御系統(tǒng)強(qiáng)，可以自行抵御外部任何有威脅性的可疑客戶端。

（二）人才信息數(shù)據(jù)庫

企業(yè)建立信息數(shù)據(jù)庫的重要原因是為了能夠充分了解職員的個人工作情況，能夠更好地培養(yǎng)出對企業(yè)有幫助的人才，相關(guān)管理人員可以通過信息數(shù)據(jù)庫，對職員個人進(jìn)行能力分析、崗位分配、薪資裁斷等等，做到不浪費人才、使其各司其職的效果，為企業(yè)各部門職員更好地規(guī)劃適合自己的職場發(fā)展道路，共同推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）建立考核信息管理模塊

通過詳細(xì)的數(shù)據(jù)來展示職員的個人業(yè)績，也可以看出職員的個人工作態(tài)度以及工作效率。建立嚴(yán)格的考核信息管理模塊，可以讓企業(yè)充分了解職員日常工作情況以及企業(yè)運營狀況，也可以看出職員是否能夠?qū)ζ髽I(yè)做出貢獻(xiàn)，是否能夠?qū)⑵髽I(yè)運營的執(zhí)行力和個人合作能力很好地融合在一起。

（四）建立薪資管理模塊

為了調(diào)配職員的工作積極性，建立薪資管理模塊是必要的。數(shù)字化的薪資管理，能夠讓企業(yè)更好地了解職員個人對企業(yè)的貢獻(xiàn)，做出最得人心的薪資發(fā)放，不僅能夠提高職員的積極性和工作效率，端正職員的工作態(tài)度，也能更加直觀地看出企業(yè)未來的發(fā)展前景，便于高層次領(lǐng)導(dǎo)更好地管理企業(yè)。

四、人力資源檔案數(shù)字化管理需注意的問題

（一）保存人力資源檔案原件

雖然數(shù)字化的人力資源檔案有利條件很多，但是也要保存好人力資源檔案的原件。人力資源檔案原件依然是職員重要的個人信息，不能因為數(shù)字化的普及而忽視原件的重要性，要將龐大的檔案原件進(jìn)行詳細(xì)整合并妥善保管，避免資料外泄。

（二）人力資源檔案數(shù)字化管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

人力資源檔案的數(shù)字化管理是工作方式和工作效率的改變，因此實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，可以規(guī)范企業(yè)的管理工作，及時改進(jìn)人力資源檔案數(shù)字化管理的不足之處，促進(jìn)企業(yè)能夠快速發(fā)展，擁有一個更好的發(fā)展前景。

五、結(jié)語

為順應(yīng)時代發(fā)展，企業(yè)進(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化管理是一個必然的趨勢，但是在管理的同時，要不斷與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)新的數(shù)字化管理技術(shù)，實現(xiàn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，必須保證信息安全，建立好的安全防御系統(tǒng)，提高警惕性，讓信息能夠便捷快速查找的同時，也要在安全管理范圍內(nèi)，更好地推動企業(yè)更好發(fā)展。