辦公自動化上計算機信息處理技術的應用

程紅霞 河南省洛陽市公安局老城分局

我國社會發展的進程在不斷加快，這同時也使人們的生產生活節奏變快，尤其是工作節奏。辦公室作為產生和處理信息的重要場所，工作進度更是不能耽誤，這時計算機的信息處理技術就成為了辦公室人員的好幫手，也對辦公室工作的開展有著十分重要的意義，提高了辦公室工作人員的工作效率，優化了工作方式，實現了資源的優化管理，使管理體制得到調整，最終工作質量和效率得到提升。

1 辦公自動化

1.1 辦公自動化系統

辦公自動化指的是辦公信息處理的自動化，這是通過利用高新科技，能夠讓辦公的相關業務由人機系統來共同完成，是一種現代化的辦公方式，高新科技的應用使辦公人員對于信息的利用管理更為科學更為合理，進而達到提高辦公效率的效果。大多數企業中的辦公自動化系統的辦公業務包括本企業日常的文字信息的處理工作、對于相關事件的申請和批復、檔案信息的存檔與管理、信息的發布等多項辦公業務。

1.2 辦公自動化系統的優勢

第一，辦公自動化系統基本可以滿足各種類型的辦公業務的需求，在企業公司辦公室的工作人員能夠在按照計劃進行工作的開展的同時，還能夠對于工作中所存在的問題進行在線交流，相比較傳統的辦公當時來說更加具有靈活性。

第二，可以使辦公業務中所涉及到的信息變得公開化和保密化，同時也能讓公共信息具有強大的擴展性。通過網絡的應用可以使數百名公司員工對于會議信息和其他公開性信息共享，增強了信息的公開性。同時利用設置密碼的方式對于重要信息加密，可以防止非法用戶查看會議內容和重要信息，而且這些數據也會在電腦設備中得以永久保存，方便工作人員查閱和整理，在一定程度上也增加了信息的可靠性。

第三，還可以通過召開在線會議的方式來進行對于緊急信息進行及時的處理，增強了信息處理的及時性，具有即時通信的靈活性。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用優點

經濟全球化的不斷深入，擴大了企業用戶的范圍，企業的客戶不僅僅局限于附近區域，而且還可以遍布整個國家甚至是全球，這就使得企業的運作方式變得可移動化和分散化。計算機處理信息在于辦公室自動化上的應用是一種可以很好地適應當今經濟形態的新型辦公形式。大數據時代的背景下辦公室人員的信息處理工作量也在不斷增加，使處理辦公業務文件的難度系數增加，工作負擔也大幅度增加，如果沒有對于計算機處理技術進行應用，人們自身將難以承受工作的難度和巨大的工程量。

2.1 使辦公環境有所擴大

自辦公室工作業務的開展以來，就收到了多種客觀條件的限制，這使得辦公環境有了很大的局限性，僅僅在于特定的時間點和地點，這一點在很大程度上影響著辦公的效率，影響著辦公工作的進度，進一步影響到公司工作的進度。但是隨著辦公技術的不斷革新，計算機信息處理技術的應用使得辦公可以不再受時間地點的影響，是辦公環境得到極大的優化和擴展，可以讓公共人員的機械化工作得以減少，更進一步的促進辦公人員之間相互交流協作。

2.2 使辦公信息的利用化得以提高

辦公自動化的處理的主要內容就是對于信息的處理，通過計算機處理信息技術的應用，可以使當下信息量較大的的情況下，對于較為重要的信息進行及時的辨識和掌握，這一點遂于公司領導層進行決策具有十分重要的參考作用，互聯網下的大數據時代，可以使辦公人員遂于個中國數據進行搜集，而信息處理技術可以提高人們對于數據的利用率，進而使辦公效率得以提高。

2.3 使辦公成本降低

原來的辦公交流工作就是辦公內部人員進行面對面的交流或者是利用紙張來進行交流，如此一來，不但會使非重要參與人員的時間受到影響，還增加了辦公的不必要時間，同時浪費紙張資源，增加了辦公成本。但是采用了先進的計算機處理技后，就減少了不必要的見面時間，節約了辦公時間，同時加以交流軟件的應用（QQ、微信、郵箱、郵箱）可以使交流工作變得更加便利，減少了紙張的應用，使辦公方式更為環保，進而也使公辦的成本得以降低，優化了人力資源的管理，使辦公流程的運行效率提高。

3 辦公自動化上計算機處理信息技術的應用技術

3.1 BS的結構在于計算機信息處理技術的應用

隨著互聯網技術的廣泛應用和普及，傳統的S模式已經不能適用于當下的互聯網的發展，于是就由此擴展出來一種新的BD結構。BS系統所中包括三層結構：第一層是連接在某種瀏覽器上相關軟件上的接口；第二層是就是后臺的Web服務器，服務其得工作就是接受接口層所發出的請求信號，并使用相關的處理程序來對于信息給予處理和回復；第三層是對于數據進行處理的數據服務器，該服務器能夠對于關鍵的信息進行及時的處理、保存和保密，以更好的保證數據的精確性、可靠性、安全性。BS結構在于計算機信息處理技術的應用主要是對于便于辦公工作的流程和數據后期的維護和整理工作，但是這種模式也存在不好的一面，就是用戶要對于網絡環境有極大的要求，要保持網絡通暢。如果網絡環境較差，網絡的中斷會造成數據和整個系統的正常運行。與此同時，利用BS模式僅僅需要操作者安裝一個服務器和相關的數據庫，就可以實現數據信息的處理和轉換，并且此模式并不需要相關工作人員擁有專業性的知識和操作能力，且對于設備的規格要求也不高，擁有較好的界面，這便于辦公人員的操作及后期的維護工作的進行，使辦公工作變得簡單，是工作人員對于辦公工作不再那么抵觸。

3.2 Web 2.0技術在于計算機信息處理技術的應用

隨著互聯網時代的不斷發展和不斷深入，使數據在這個時代得以廣泛傳播，從而形成了大數據時代，隨著信息量的迅猛增長，隨之而來的就是相關信息處理技術的不斷革新，于是Web 2.0新興的辦公技術得以開發出來。該技術主要使應用于現代化的商業模式上，與之前的辦公方式相比較來說，提供了更為豐富多樣的服務內容和形式，在此基礎上還可以實現服務的連續性，結合電子商務的應用，使服務的范圍變得更為廣闊。企業可以利用Web 2.0技術來進一步使服務更加人性化，更能滿足客戶的需求，使用戶與企業之間的的交流更為方便、快捷，也可以使交流與溝通間所產生的業務問題得到緩解和消除，具有之前的方式所沒有的較強的互動性。此外，還提高了辦公的自動化水平，在和大程度上使辦公效率得以提升。

3.3 視頻技術在于計算機信息處理技術上的應用

隨著科學技術的提高和視頻技術的不斷發展以及相關應用的普及和廣泛使用，視頻會議在把辦工活動中起著傳統會議所不具備的多種優勢條件。辦公活動通過視頻會議的形式展開，可以使會議的時間、地點、人員不受限制，可以使領導和員工之間的溝通更為方便，也可以使員工降低與領導面對面談話的壓力，并結合此來進行問題的決策，進而使會議中的溝通變得更有效。當前我國的視頻技術在交通管理方面得到普遍的應用，相關工作人員只要作在監察室內就可以對于各道路的交行駛通情況進行全方位的觀察，以使緊急的交通問題得到及時的解決，同時對于減少交通事故也有很大的作用。近幾年來企業也在應用視頻技術，以減少時間地域的限制問題，節約時間，在新的網絡時代下應用新型的交流方式，更可以提高交流和辦公效率。

3.4 Ajax和RIA技術在于計算機信息處理技術方面的應用

Ajax是采用CSS和XHTML來進行表示，運用DOM模式來進行相關內容的顯示，運用XMLHttpRequest系統來實現異步通信，再結合javascript的技術來實現信息綁定和調用。它具有區分與其他技術明顯的特征：可以實現動態化的加載、可以使來信息的瀏覽變得自動化，較之傳統的網絡應用模式來說，提供了更加自動化的服務。RIA技術就是豐富的因特網應用程序，這一程序可以結合傳統的應用程序來實現靈活性的部署和企業與客戶之間相互交流的便捷性。作為新型的網絡應用程序，RIA具有便捷的開發速度、成本較低的部署、配置良好的個性化、有好的用戶界面和可以及進行多次調用的特點。

其主要可分為五個板塊：登陸與注冊板塊、公文信息處理板塊、公文審批流程板塊、公文信息反饋板塊以及用戶管理權限板塊。

在第一板塊中，用戶需要在使用程序系統之前進行相關信息的注冊，只有在注冊完信息后才可以登陸程序并按照操作步驟來進行操作；第二板塊，是辦公業務問題得以解決的關鍵此板塊就是對于多個文件進行分類、內容的補充和提交工作，在整理和補充工作完成后，添加到相應的審批部門，使其進行下一個板塊的工作；在第三板塊中，審批人員應該在登陸時設置好自己的身份，以便于擁有查閱和審批文件的權限，并對數據中的文件進行批閱，之后再發到客服端，讓客戶對其進行操作；在第四板塊中，不僅需要審批人員，還需要申請人員，以實現相關的交流和對話，實現進一步的溝通和協作。在審批過程中，會設有“反饋欄”，若沒有“反饋欄”的 出現，那么審批人員應該打開追加文件將反饋信息進行填寫和補充，以附文的形式發給申請人；最后一個板塊就是應用于客戶對于自身文件的管理，可包括，文件的創建、文件的修改、打開和追加工作的進行，也可以刪除和重建用戶，具有很大的靈活性。

4 結語

隨著社會的發展，科學技術的不斷提高，人們的辦公質量和水平也應在網絡計算機應用時代給予改革和發展，辦公自動化系統的應用結合計算機信息處理技術的應用，使辦公的條件和環境都有極大的改善，是新世代下辦公人員的辦公方式，我們應該根據時代的發展要求，對于辦公自動化進行更深一步的改良和優化，以有利于辦公業務的進一步發展。