微信在企業內部溝通中的應用研究

吳紫薇 長春軌道客車股份有限公司信息化部

由于企業內部溝通對企業內部決策起著重要作用，所以，隨著微信的廣泛普及，企業試圖利用微信開辟新的信息傳輸與共享渠道，從而實現企業內部溝通渠道多元化。為此，對微信在企業內部溝通中的應用進行探究十分必要，能夠為企業正確應用微信，發揮微信對企業內部溝通的作用提供指導性意見，以便微信能夠更高質量的為企業內部溝通提供服務。

1 現階段企業內部溝通應用微信凸顯出的問題

一是，軟件設計上存在問題，雖然微信具備多種時下社交軟件不具備的功能，如附近的人等人性化交友功能，但在很多設計方面上仍然存在問題。例如，微信群組的設計上，微信群在添加好友過程上不規范，即使不是群主也擁有添加群成員的權利，而且加入群組過程中，不需要新成員的驗證與通過，也就是說，在群組中，組員可以隨意添加新成員，并且可以隨意退出，在并無完善管理功能的基礎上，無論是添加還是移除都是僅憑個人意愿的行為，并考慮到他人的感受，而且也無法保障群組內的信息安全。另外，微信語音收聽上也存在設計問題，如果語言收聽中途被外界因素打斷，必須重復收聽整段語音，嚴重的浪費了時間。

二是，信息超載問題，爆炸式信息時代，個人每天會接受到大量的信息，遠遠超出手機的承受范圍之內，從而出現信息超載問題，而在企業內部溝通過程中，有些信息與他人無關，但因某人信息超載，也會導致其他人信息超載；一旦發生信息超載，很多事物仍需要管理人員或相關當事人進行處理；另外，當前企業內部團隊成員對微信的使用只停留在其表面功能上，出現信息超載后，在授權限制下，大部分工作就落實給企業主管人員，增加了額外的工作量，同時也導致整個團隊的工作效率下降。

三是，虛假信息以及商業機密泄露問題。企業內部溝通過程中，會產生大量的信息，但信息接收者對信息真偽的辨別能力無法確定，所以，一些信息接收者的信息辨別能力差，就會輕信虛假信息內容，導致企業內部出現經濟損失；而且微信朋友圈功能可以隨意發布信息，這也為虛假信息的傳遞提供了渠道。另外，企業內部溝通中會涉及到商業機密，例如，產品研發工藝、研發成本、投資方向等內容，關系到企業的長足發展以及經濟利益，是企業的核心競爭力，但在微信溝通中，安全保障措施不完善，無法保障信息不出現泄露。尤其是微信作為公共社交平臺，參與的人眾多，參與者的性質不同，如果不做好信息管理，很容易出現商業機密風險。

2 完善微信在企業內部溝通中應用的策略

微信是當前企業內部信息溝通的便捷渠道，節省了資源與時間，可以保障企業上下之間快速傳遞信息，而且即使是數量較大的信息，也能快速傳遞。但是虛假信息、信息超載、商業機密泄露等問題，嚴重的影響了微信在企業內部溝通中作用的發揮。為此，應從以下幾個方面完善微信在企業內部溝通中的應用。

一是，加強信息篩選，避免信息超載問題。企業內部溝通過程中對于信息的處理往往會落實給能力較強的工作人員，但這樣往往會造成信息超載、信息堆積等問題，嚴重的影響了企業的工作效率，而且過多的信息會導致處理者無從下手，出現疏漏。為此，應通過過濾，篩選信息，降低在高峰階段信息傳輸對微信以及信息處理者造成的壓力，而且發布信息過程中，要明確信息的輕重緩急，保障處理有序進行；通過組織之間的協調減少信息的生產，避免在信息交流構成中出現冗余、阻礙等問題，提高溝通成本；另外，信息發布者應精煉語言，使接收者能夠清楚了解其意圖即可，盡量減少語言信息發布形式。

二是，落實信息公開，避免企業內部溝通受虛假信息的影響，企業內部溝通過程中，會有眾多員工的參與，而且內部溝通形式中，不能排除無關人員的加入，所以，參與到微信內部溝通的成員應對信息具有基本的識別能力，能夠控制虛假信息，避免企業內部造成不良影響；并及時查找虛假信息源頭，采取手段遏制信息的傳播。企業工作人員享有企業經營情況的知情權，所以，內部溝通不能完全依靠微信，適當要通過會議等方式告知工作人員企業發發展的實際情況，并了解企業部門成員的想法，及時將不實信息扼殺。同時，應組織全體員工建立意見反饋群，在微信上實時關注企業的發展動態，并及時發現是否在微信平臺上有關于企業的不實信息，并做出快速處理，并降低損失。

三是，發布商業機密要慎行，微信可以快速將企業內部信息傳遞給各個部門，但每個部門的工作人員都是社會中的一員，其與社會其他成員之間有著不同的聯系與關系，從而增加了企業商業機密風險的幾率。所以，企業發布商業機密的行為要謹慎、小心，關于企業核心的機密信息內容可以并選擇其它發布形式，盡量只允許相關參與人知曉，從而盡可能降低風險被泄露的幾率。

四是，優化微信軟件設計，微信作為一個新興軟件，其開發與升級也在不斷進行，所以，逐漸會為用戶提供更完善的服務。但微信應清楚的認識到使用領域擴展過程中其凸顯出的問題，并加以改善，從而能夠充分發揮微信在企業發展、商業發展上的作用。在企業內部溝通過程中，管理層人員會將員工拉入到微信群中，即使不需要員工的同意也會被拉進群組中，而且群主可以隨意移除群內成員，這樣的設計缺乏人性化，隨意的移除與拉近并未考慮到員工的感受；而員工可以隨意退出，也并未考慮到管理人員的感受，所以，建議微信完善此項設計，增加進群驗證環節以及移除驗證環節，經過本人同意再進行添加、移除或退出操作。而且，為了適應商業發展的需要，可以在微信中設計包工文件等模塊，使企業內部溝通過程中，能夠利用相關功能記錄溝通要點，避免工作人員在工作上出現遺漏。

3 結束語

綜上所述，雖然微信的出現為企業內部溝通提供了便利與條件，即使在空間與時間條件的限制下，也可通過微信進行可視化的溝通。但仍然不能忽視微信在企業內部溝通中存在的問題，應完善微信的應用，提升微信的安全性能以及各項功能水平，為企業的商務發展提供更為人性化的服務，從而增強微信的商業性功能，降低企業的溝通成本。