合同管理信息系統報錯信息分析研究

李洪志 中海油信息科技有限公司信息技術服務中心

關鍵字：SAP BAPI WBS 貨源清單 信息記錄

常見的報錯信息，除了用戶合同系統端手工選擇和輸入錯誤，最主要的就是在系統集成過程中，中間件和集成的功能實現階段的報錯，也是就數據傳輸和創建單據過程報錯。對合同系統來說，包括一系列的主數據傳輸、合同（長期協議）創建、采購訂單（PO）和銷售訂單的實現，其中又以采購訂單創建報錯信息最為常見。

1 合同系統用戶輸入

1.1 模版選擇：模版選擇錯誤，通常報錯信息顯示‘未知賬戶分配未定義在此使用’。這類錯誤主要是沒有分清是物資類還是服務類單據，可通過查看采購申請行項目類別來進行區分，項目類別為‘D’的是服務類，其余的是物資類的。

1.2 采購數量、交貨日期格式、庫存地點、采購組等信息輸入：用戶填寫完整的數據后，

選擇同步，接口通過后臺賬號創建單據。采購數量在物資類訂單中是必輸選項，該字段為空時，通常顯示‘頁面數據有問題’；交貨日期格式是由于存在EXCEL上載數據的情況，單元格因為設置問題，在日期后加上時間，導致在用BAPI創建采購訂單時，交貨時間復制采購訂單（PR）行項目上的交貨時間進行創建，沒有參考單元格中日期的值；庫存地點在SAP中長度為4位，當長度不為4時，會直接返回報錯信息，即使填寫錯誤后，也可在SAP系統撤批后手動修改；采購組與其他字段不通，一旦輸入錯誤，處理起來就復雜得多，原因是采購組與公司、工廠、采購組織等沒有任何的關聯關系，而該字段又涉及權限信息，一旦填錯，尤其是輸入的是用戶沒有該采購組的權限，則只能用大帳號進行撤批，然后進行修改。在信息填寫完整后，可對這幾個字段進行檢查，就能夠保證不出現這方面的報錯。

2 中間件

中間件：這里的中間件是指PI，全稱Process Integration，PI的前身是SAP的中間件產品XI，是SAP NetWeaver中比較核心的產品。在與SAP進行系統集成時，通常采用RFC和PI等方式進行實現。合同系統采用的更多的是PI，主要是采用PI后，更便于對需求進行管理。PI映射在上線配置完成后，在賬號信息沒有變化時，一般是不會報錯的。如果報錯，一般可以通過以下幾個方面進行查看：如果存在需求變更，變更中新增字段的映射在生產系統是否已配置完成；看是否增加了PI服務器，在實際場景中，出現過增加P09 PI服務器，由于時區原因導致的應用服務器故障，接口顯示已經生成訂單并更新到自定義表中，而系統表中查詢不到該單據號。遇到這類錯誤，只能刪除單據，重新起草訂單。

3 SAP系統消息

3.1 權限缺失：合同項目實施范圍包括中國海油各集團公司，各集團下屬單位在上線后

隨著時間的推移會涉及到組織架構的調整，對SAP來說，公司代碼、工廠、采購組織，采購組、銷售組織等都在調整范圍內。在遇到涉及權限報錯時，首先需要查看后臺賬號，將后臺賬號角色中組織級別對應值的范圍與PR上組織信息進行對比，看是否需要增加權限。還有一種方式是登錄監控賬號，手工創建單據，系統報錯會提示缺少相關的權限信息。

3.2 供應商：供應商出現最多的問題主要是供應商狀態。遇到供應商問題，首先在SAP

中查看供應商狀態，凍結就用XK05解凍，供應商沒有為采購組織創建就需要用XK01進行創建；如果合同端查找不到該供應商，就要將供應商從SAP同步到合同系統；所有信息都填寫完成，創建單據時提示‘供應商不是該單位的合格供應商’，就需要供應商管理員從采辦系統同步到SAP。

3.3 BDC錄屏：長協協議分為物資類和服務類，物資類采用標準的BAPI進行創建，服務類框架協議沒有相關的BAPI，只能采用BDC進行錄屏。BDC，全稱是Batch Data Conversion，是SAP系統傳輸數據的主要技術之一，是模擬用戶操作，完成相關的數據錄入。在用ME31K錄制服務類框架協議時，常見錯誤是沒有單據生成，同時又沒提示任何消息，原因是錄制屏幕順序與實際屏幕出現順序不一致，其中最容易發生錯誤的是屏幕‘SAPLMLSK 0200’的出現，該屏幕的出現與抬頭貨幣、服務明細文本、服務明細價格有關。在錄制屏幕時，需要對各種科目類別、各明細行等各種業務場景進行測試，測試及修改的復雜程度較高，需要業務顧問和開發顧問協同完成。

3.4 物料主數據：參考PR創建物資類框架協議和訂單時，使用BAPI進行創建，BAPI

會檢查PR行項目上物料主數據狀態，最常見的報錯信息是‘物料狀態因采購而凍結’。通常我們通過接口日志查找PR，雙擊PR行項目上的物料號，跳轉到事務碼MM03，查看物料基本數據視圖1--跨工廠物料狀態和采購視圖--特定工廠的物料狀態這兩個字段，當這兩個字段的值非空時，就會出現這個錯誤。更常見的是PR行項目較多，這時候一行行查就比較費時間，可以考慮用系統自定義開發的報表ZMM024，通過批量輸入PR行項目上的物料清單，查看物料狀態，然后反查找到物料所在的PR行項目。用戶可以根據反饋的行項目清單，修改物料狀態。

3.5 貨源清單：貨源清單指定了工廠下物料的供貨來源。通過定義有效期、供應商、采

購組織、單位、框架協議和MRP相關參數，來指定一條供貨來源。通常在系統中我們通過ME01來進行創建。當有效期、供應商等任一字段發生變化時，就會報錯‘物料未包含在源清單中’，這時就需要通過ME03添加新條目進行維護，如果不需要指定供貨來源，可進行刪除，也可以通過勾選物料主數據中的采購視圖中源清單選項表示該物料號需要維護貨源清單。

3.6 信息記錄：信息記錄是采購主數據的一部分，用戶進行采購后，會產生一條信息記

錄。信息記錄最少要包括供應商、物料、采購組織、工廠等基本信息，如果采購過程中包括價格信息，則信息記錄中還有會有條件記錄。信息記錄可以由系統自動創建，也可以用ME11手工創建，中國海油通常都是進行自動創建的。在創建訂單的過程中，需要勾選信息記錄為空，這樣就不會參考信息記錄進行創建，也不會把價格信息帶過去。

3.7 采購申請行項目審批：SAP中配置了兩級審批，第一級是業務部門審批，業務部門

審批后，發送到采辦系統，在采辦系統由采辦部門審批后，回傳到SAP系統中，完成第二級審批。這個過程中，第二級審批是通過異步的接口完成的，領導在合同前臺審批后，接口由于延時等各種原因可能導致回傳失敗，SAP中PR二級審批不成功。用戶在合同系統中參考PR創建PO時，就會報錯‘采購申請行項目是未經批準的訂單’，這時需要采辦系統管理員重新觸發PR狀態回傳接口對采購申請第二級進行審批。

3.8 WBS：全稱為工作分解結構（Work Breakdown Structure）。創建WBS是把項目交付成果和項目工作分解成較小的，易于管理的組分或工作包。SAP啟用PS模塊后，在創建訂單過程中，通常用WBS進行成本歸集。這時最經常出現的錯誤是‘WBS超預算’。用事務碼S_ALR_87013557查看預算情況，如果預算不夠，需要財務去調整預算。另外一種情況是預算夠，卻仍然報錯。這個是由于通過接口創建PO時，是通過調用BAPI BAPI_PO_CREATE1來實現的，BAPI在參考PR創建時，會嚴格參考PR行項目上的交貨日期，BAPI中寫入的計劃交貨日期經過測試，是不起作用的，也就是說BAPI字段中的交貨日期仍然是PR上的交貨日期。WBS預算就采用PR行項目交貨日期時間點的預算，這時往往預算是不足的，就會報錯。解決辦法，除了手工創建外，可以考慮修改PR行項目上的交貨日期，或者考慮用BAPI先暫存PO，再進行修改。

3.9 超時處理：在采購訂單創建過程中，經常會出現單據行較多，在SAP中創建時間過

長的問題，而接口采用的是同步的模式，等待時間有限，合同系統由于超時沒有接收到采購訂單編號，用戶再次創建，會返回消息‘單據已創建’。遇到這種情況，只需把SAP中產生的訂單編號寫入合同系統即可。

3.10 其他報錯信息處理：合同系統集成涉及到合同系統、采辦系統和SAP系統，常見

的問題都可以通過代碼分析、前臺手工操作、數據模擬找到報錯原因，但這也不是絕對的，由于缺少SAP生產系統調試權限，有些錯誤仍然不能找到具體原因，這時候只能通過選擇不傳輸SAP，手工進行創建。

4 結束語

使用合同管理信息系統過程中，遇到報錯信息，首先要分析發生問題所涉及的系統，查看各系統日志，通過分析日志數據，模擬業務場景，找出問題并進行修改。及時整理日常發生問題處理文檔，形成Issue Log，定期對用戶進行培訓，減少用戶合同系統輸入錯誤。同時及時了解服務器及其他相關業務系統的調整，制定需求變更計劃，加強業務場景測試，減少異常報錯。通過報錯信息的分析研究，能夠有效保證報錯信息的減少，提高合同業務流程的正常流轉，提高合同部門工作效率。