淺析文書檔案一體化管理

楊利 陜西漢中陜西航空職業技術學院

現代系統理論的發展揭示了一個普遍規律，任何一個系統都會隨著社會的發展、時間的推移而不斷地變化著、發展著。由文書工作和檔案工作組成的系統，也有其自身的形成、演變和發展過程。縱觀其由不成熟走向成熟的發展過程，可以發現，由初始的統一狀態，經過相互分離狀態，又走向新的統一狀態，這一系統遵循著客觀事物從肯定到否定、又從否定到肯定地曲折發展的規律，呈現出合——分——合這一發展趨勢。

1 文書檔案一體化的涵義

“文書”、公文"是兩個相當古老的詞匯，其含義及用法基本相同。“文件”一詞出現較晚，逐步擴展為包括私人活動中形成的文字材料。隨著社會的發展，“文件”漸漸成為“文書”的屬概念，由于約定成俗的習慣，人們在實際工作中，也慣于將文書、公文統稱為文件。

（1）文件的定義：機關或個人在社會活動中直接形成和使用的各種信息記錄材料。

（2）檔案的定義：機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件，即檔案是人們在活動中形成的保存起來以備查考的文件。

（3）文檔一體化的涵義就是：通過實現文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，同時借助信息化技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理。

2 文檔一體化是文書、檔案工作發展的必然趨勢

從歷史上看，文書、檔案經歷了混沌統一時期、分離時期和一體化形成時期。以事物發展的觀點看，原始文檔一體，是由于社會發展緩慢，社會活動簡單，產生的文檔少而容易保管，但當社會發展速度提高，社會活動開始復雜，文件載體的演變和活字印刷術的發明，促進了文檔數量增多但文件管理理論及其管理技術相對落后時，文檔分流就不可避免了。在辦公自動化和網絡環境下，電子文件和電子檔案大量涌現，新技術的運用要求實現電子文件檔案全過程連續一體化管理，才可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實現。現代信息技術在飛速發展，這為檔案管理的信息化建設供了強大技術和物質基礎，使得文檔一體化成為順應時代潮流的必然趨勢。同時，我國國家教育委員會和國家檔案局聯合印發的《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中，明確指出了檔案工作和檔案學研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢，表明文書工作和檔案工作正逐步走向新的統一時期。

3 實現文檔一體化的現代化條件

現代社會中，信息技術的發展、檔案信息資源共享及檔案管理軟件的開發和利用是文檔一體化實現的三個重要的現代化條件。

3.1 信息技術發展

文檔一體化要真正得以實現，前提就是必需有強大的計算機技術和網絡技術為代表的信息技術。運用信息技術對文書與檔案管理流程進行重組，將文件與檔案管理作為一個整體進行總體設計和通盤考慮，從而能夠提高文件管理質量。隨著近年來計算機技術、軟件技術及網絡技術的飛速發展，系統化、集成化、辦公自動化、智能化發展迅速，文件檔案相關軟件擁有了較大的市場，相關軟件的功能也日趨完善和多樣化，促進了一體化軟件的多元化發展。

3.2 檔案信息資源共享

檔案信息化建設對提高檔案管理的科學水平，實現檔案館網絡化和檔案信息資源科學、合理的配置，增強檔案開發的利用的主動性，實現檔案事業的跨越式發展，具有巨大的推動作用。

要實現檔案一體化管理，必須從文件材料的產生開始，就運用統一的計算機管理系統進行管理，完成現行文件運轉過程和檔案流程，使現行文件的處理與檔案管理緊密結合起來，文書處理人員在將電子文件處理完畢后，只需要發一份給檔案部門，通知檔案部門接收或由檔案部門定期下載錄入檔案數據庫，即完成了檔案的歸檔和交換手續，各部門的機關工作人員也可同時通過網絡實現對這些檔案信息資源的共享。

3.3 檔案管理軟件的開發及利用

文檔一體化管理軟件的開發和利用是文檔一體化的物質基礎。由于社會信息化水平的發展，文檔一體化管理軟件也從模擬手工操作的計算機輔助管理軟件發展為電子文件管理軟件，由于運用了自動化集成技術，系統界面層次結構合理、一目了然，極大地方便了用戶群。因而只有對電子文件實行文檔一體化管理，才能使文件的整個處理過程形成一個無縫管理系統。首先，實踐中文檔一體化管理系統日趨完善；文檔一體化管理軟件是文檔一體化實現的物質保障，文檔一體化管理系統軟件技術不成熟，直接導致文檔一體化流于紙上談兵。目前大多數單位的文檔管理處于從輔助管理向電子文件管理過渡的階段。可見文檔一體化管理系統正在日趨完善。其次，理論上電子文檔管理思想日趨成熟；在電子文檔管理方面，已逐步形成了一些比較成熟的管理理論，這些理論正是在電子時代背景下提出的，它進一步證明了實行文檔一體化管理不僅是可行的而且是必須的。再次，辦公自動化平臺軟件發展迅速。隨著信息系統集成化程度的提高，文檔一體化管理系統勢必嵌入以OA為平臺的辦公自動化系統中，成為0A系統重要的組成部分，這必將促進文檔一體化軟件的規范、整合。

4 實施文書、檔案工作一體化管理的措施

4.1 改革檔案高等教育，培養信息時代的專業人才

隨著信息技術在檔案領域中的應用，檔案已成為一種信息資源，它在社會主義經濟建設和實現現代化中起著其他任何事物都不可替代的作用。因此，社會各界和各級檔案部門對檔案專業人才的需求產生新的變化。在嚴峻的形勢面前，我國傳統的檔案高等教育建設已不能完全適應現代化發展的需要，必須創新檔案教育的體制和機制，使我們培養的人才既能服務于檔案工作的大局，又能適應現代化發展的需要。

4.2 提升文書檔案管理人員的專業素養

文書檔案管理工作是一項技術性、實戰性強的工作，所以需要管理人員具備相應的專業素養。文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，除了自身利用業余時間不斷學習，增加知識儲備量外，還應從思想上樹立牢固的責任意識，使他們發揮出主觀能動性，自覺做好文書檔案工作。

4.3 推行立卷改革，探索文件級管理

隨著檔案工作改革形成的行業標準文件《歸檔文件整理規則》的正式頒布實施，使檔案管理充分利用了文書處理取得的成果，避免了重復勞動，提高了工作效率；同時將文書處理環節生成的大量數據用于檔案整理環節，為檔案整理環節做了數據準備；通過改革取消立卷過程中的人為組合等因素，取消卷皮、卷內文件目錄和案卷目錄，實行文件級的檔案管理，使檔案整理工作明顯得到簡化，有利于檔案的檢索和開發利用，加快文檔一體化在文書檔案管理工作中的實現。

5 結束語

隨著信息化管理水平的不斷發展，文書檔案管理一體化是必然趨勢，工作人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，搞好文書檔案工作的規范銜接和有機統一。在工作的過程中按照一體化思路做好文書檔案收集工作，通過建立有效的管理制度和工作程序，加強文書檔案管理工作，使文書檔案管理工作規范化、標準化、一體化，并不斷提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。