辦公室行政能力的改革與優化研究

韋婷|文

我國有色金屬企業正處于蓬勃發展階段，為了使企業的未來可以穩定持續的發展，可以對企業的行政管理進行改革與優化。從行政管理的角度出發，建立可行性方案，提出基于行政管理能力改革與優化的設計思路，加強有色金屬企業辦公室行政管理人員的服務能力，讓行政工作人員成為領導與基層員工之間的連接紐帶，帶動企業更快發展。

研究現狀

企業辦公室管理在企業的發展中發揮著不可取代的重要作用。然而，我國有色金屬企業近年來的數據統計報告顯示，70%的企業行政管理沒能積極主動地對企業的發展起到有效的幫助作用。企業辦公室行政管理工作包括要根據國家方針政策調整，擬定企業的發展規劃及經營方向；要負責撰寫企業辦公室行政工作的各種文件；同時，要做好檔案管理，召開各種企業管理會議，與其他企業進行對接調整，整理出日常細碎雜亂的企業工作等。為了使有色金屬企業能夠內攬企業商議，外接協調互動，同時，不斷吸收外來資源，并運用到本企業當中，使企業的經濟得以高效發展，本文嘗試對企業辦公室行政能力進行改革優化，構建出切實可行的行政改革方案，提高有色金屬企業辦公室行政工作效率，加強有色金屬企業的辦公服務能力，以增強企業發展能力，為企業帶來更多的經濟效益。

有色企業辦公室行政服務問題分析

1.上呈下達問題

起到上呈下達的作用是辦公室行政需要負責的任務之一，它是指完成領導的意向傳達，并組織一般企業員工的工作狀態匯報工作。只有把上級的意愿準確傳達給普通基層單位，讓企業的員工落實領導交辦的工作，按要求完成，企業才能更好更快地發展。然而，現今辦公室行政管理人員往往忽略細節的傳達，對工作沒有采取強硬的、細微的、一成不變的態度，這將對工作的完成產生負面影響。此外,一些企業的辦公室工作人員由于身居高位，有時看問題只站在領導的角度，延誤企業的全面發展。想要提高企業的活力,不僅要提高企業辦公室管理人員的對接能力,也要提高企業基層員工自愿報告、總結活動的能力,企業辦公室管理人員要同時具備指導和咨詢作用,以促進企業各層次間的溝通和交流,加強企業的整體凝聚力。

2.辦公室制度問題

行政管理系統是確保辦公室管理人員提高工作效率的基礎，同時也是提高企業辦公室行政工作服務規范與水平的重要支撐。但是，對于我國現行的企業行政管理制度，有色金屬企業沒有根據企業的實際情況進行具體制定，企業辦公行政工作獎懲制度與企業辦公服務的標準也沒有進行完善，而企業制度的缺失，將給辦公室行政工作帶來一定的困擾。例如，權限責任的劃分、事故責任分攤、工作人員效率的衡量與審核、辦公室行政服務意識的量化標準等等。因此，需要在對我國有色金屬企業進行深入研究后，系統地解決企業辦公室行政工作存在的問題，量化以及人性化，并對企業辦公室行政工作能力進行加固，保證行政工作的質量。

3.辦公室行政人員服務能力水平問題

辦公室行政管理人員的能力直接影響有色金屬企業的整體工作與服務質量。現如今,某些企業的辦公室行政管理人員的工作水平與能力規范，還未納入企業內部培訓行列，沒有達到企業辦公室行政人員工作水平，整體工作服務能力較低,擾亂了企業行政工作計劃的原始圖像。

有色金屬企業辦公室行政能力改革優化路徑

1.凝聚企業人心

“人們的心靈具有凝聚力”，要求有色金屬企業辦公室行政管理人員在企業內部充分發揮作用，凝聚企業力量，提高企業內部管理人員工作水平，在企業組織活動內部與外部充分調動員工積極性,聽取員工的想法，增強企業內部與外部的交流。

當今社會的企業文化與性質復雜多樣，引導企業內部員工在不同的企業價值觀中，樹立正確的價值觀念，使自身的價值得以實現，已成為我國有色金屬企業發展的核心。有色金屬企業的辦公室管理人員要善于運用思想凝聚人心，為企業的發展營造努力學習的氛圍。面對多種文化充斥的當今社會，要奠定行政服務意識，構建有色金屬企業獨有的辦公室行政管理工作創新理念。

2.調節企業內外部矛盾

企業辦公室行政服務工作與其他服務不同，其更加貼近企業員工與領導的實際日常生活，達到滿足企業員工的工作與日常需求的目的。因此，促進企業員工之間內部和外部的良好溝通，就成為企業辦公室行政人員的一項重要工作任務，如下圖所示：

加強企業內外部管理

有色金屬企業辦公室行政管理人員需要強化自我意識，做企業的建設與規劃者，在企業內部組織中，明確員工的工作責任分工,并制定獎懲規定，使企業的整體目標得以實現。同時，在企業的日常工作中，要協調企業利益和個人利益的關系，解決企業的當下矛盾,促使我國有色金屬企業的穩定與和諧發展。

3.促進企業內部民主自由

柯勒律治的“民主是一種健康的血液，在靜脈和動脈之間循環，身體的正常功能依賴于它的平衡”，用來比喻企業組織與民主之間的密切聯系。我國有色金屬企業為了促進民主的發展，就必須要推行企業民主選舉、民主投票以及民主抉擇，促進企業與基層員工的融合。企業要從細節上考慮基層員工的權益，把員工的利益放在第一位，加強實施企業民主管理制度,確保企業與員工的共同成長，才能使企業得到穩定有序的發展。

4.帶動領導走進員工生活

“走基層，解決問題，做實事，造福人民”，是辦公室行政工作的主要需求，也是企業管理人員的核心觀念以及自我要求。企業辦公室行政扮演著協調人員的角色，主要處理多種企業內部人員的協調工作，引導企業管理者與員工之間的有效溝通。因此,必須努力推動管理者與基層員工的溝通,使管理者親身體驗基層員工的日常生活,這樣可以加強員工的工作熱情,使員工與企業和諧發展。

領導和高層決策者是否進行了廣泛的市場調研是企業做好整體規劃的關鍵。企業的有效發展離不開企業管理人員與基層員工的真誠對話，只有傾聽基層員工的聲音，充分了解企業的內部規劃情況與基層員工的整體水平，才能使企業在當今市場得以穩定發展，才能發揮出有色金屬企業在社會和國家建設中的重要作用。

結束語

我國有色金屬企業的發展，離不開辦公室行政管理工作，行政工作可以調節企業內部存在的許多問題，對企業的發展具有不可替代的作用。現如今，在我國一些有色金屬企業中，辦公室行政工作人員的服務能力與水平低下，缺乏溝通能力，在工作中問題頻現，例如，服務質量差、服務精神落后等，對企業的整體發展產生了不良影響。有色金屬企業為我國工業發展作出了巨大貢獻，有色金屬企業辦公室管理人員也應該積極探討改進方案，開展人員培訓工作,提高實時評估的業務水平,加強員工與企業領導的交流,促進企業的良性與穩定發展。