利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

劉靜*

（魚臺縣婦幼保健計劃生育服務中心，山東濟寧，272300）

引言

大數據指的是我們可以在更大規模的數據上做到更多的小規模數據上完成的事情。伴隨著大數據的時代到來，信息技術方面都有了突飛猛進的發展趨勢，對經濟社會等各個領域帶來深刻的影響，對于檔案管理上來說也發生了重大的改變，對于檔案管理工作的要求也愈發嚴格。面對如今大數據的背景下，檔案管理工作要面對全新的管理制度，借助大數據來展開檔案管理工作，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以提高檔案的管理服務水平。下面將主要分析如何利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力。

1 堅持大數據的思想，實施檔案管理工作

檔案管理工作需要大數據的真正落實，其最根本是在思想上更新對檔案管理的認識和領悟。檔案管理數字化的建設，取決于管理員的工作的思想。因此尤其是正處于新時期的管理員，必須在基于其工作崗位切實的需要和用戶的管理需要上，強化其對檔案管理工作思想上的認知，無時無刻警醒本身堅持大數據思想，并踴躍投入到建設現代化檔案管理當中。現代社會，數據作為開展各項工作的重要資料，為什么要求管理員更新工作思想？因為要想保證一個項目在安全、穩定的情況下能夠成功實施，必須要具有完整的數據庫。而且完整的管理制度不僅可以促進創新，而且能夠保證在進行檔案管理數字化的建設中，朝著正確的發展方向穩步向前。通過完善的管理體制的引導，可以產生各項創新的管理方式，從而使檔案管理能夠持續進展。在這個過程中，檔案管理的數字化，并不是簡單的就檔案管理進行信息化，這次革新的關鍵是將檔案中含有的數據信息進行管理的信息化。運用網絡平臺創建現代化的檔案數據信息查詢與管理系統，用戶可以及時對需要的檔案信息進行檢索，能夠使用戶在現代化檢索平臺獲得良好的體驗。

2 確立“網絡為體，創新為用”的檔案管理模式

以開放的心態接受大數據，摒棄“數據小農”意識，利用大數據時代下的機會，突破傳統的網絡意義模式。例如數字檔案咨詢業務將成為常態，信息咨詢在檔案管理中將成為一個重要的核心業務。網絡上將進行大量的信息咨詢，數字檔案咨詢也將引領新的檔案信息咨詢服務。為此，我們需要更進一步地重視信息的交互與咨詢能力地提高，轉變過去被動回應需求的模式，向主動發現需求、提供服務發展，充分利用自己的專業特長和優勢，主動解決用戶的問題。

3 完善檔案管理系統，增長數字資源管理周期

具有健全的管理機制是所有系統的建立與實施的基礎，從而保證安全的實施情況以及高效的實施效率。可是當今的信息管理，更關注貫徹落實共享理念。因此，相關機構在平臺進行檔案管理的創新時，必須依據現實情況增強各種檔案信息之間的聯系與交流。根據不同的起源、不同的典型以及不同管理的本意的信息進行實質性理解，并在這些信息中尋找一定的關聯性，健全信息交互體系。從而，保證檔案管理工作更加系統，檔案管理信息更加綜合，為后續實施相關項目工作提供更加有用的數據信息幫助。另外，在檔案管理中存在的不同的業務，也有著較大的差異性。作為管理人員，應明確分辨存在于不同業務之間的差異，從而依據現實需求實施合理流程的檔案管理。由此，當前檔案管理要想獲得信息化的發展，最重要的是根據檔案信息管理、儲存、交互、共享的原則，完善管理系統。

4 提升檔案管理人員的管理水平，創建智慧檔案館的云平臺

檔案管理的工作不僅僅只包含對檔案進行羅列，對檔案管理人員的管理素養還有一定的要求，需要他們不斷豐富自己的管理技術，提升自己的檔案管理水平，除此之外還要創建智慧檔案館的云平臺。通常來說智慧檔案館的云平臺要遵循分層原則，這里主要分為四個階層，第一層是檔案館云平臺中的基層，主要發揮的是數據信息傳遞與儲存功能，對檔案資料的整理以及傳送網絡等資料。第二層是也就是平臺層，主要負責的是設備的功能調節以及信息的監控工作。第三層則是應用層，主要是以用戶為服務主體，幫助用戶去搜索相關的檔案信息。第四層才是終端用戶層也是最頂層，其主要根據用戶的是實際需求來做相對應的定義，并為之做出靈活的調整與修改，頂層也是整個智慧檔案館云平臺中最為重要的一個階層，只有保證此層的工作做到位，才能實現智慧檔案館云平臺的高效、便捷的目的。通過以上四層階層，才能完全搭建成系統性的智慧檔案館云平臺。

5 確保檔案信息雙向數字化建設檔案管理

將檔案管理實行創新式管理實際上是將具體的數據信息管理加以改革創新，可以將檔案信息錄入到電腦里，然后再借助先進的數據分析來將檔案信息轉化為二進制，從而來實現信息雙向數字化建設檔案管理。再者，還可以利用信息雙向數字化建設檔案管理中的職能的檔案信息跟蹤系統來對檔案進行數據化的管理，這也是更方便于用戶去搜索想要的檔案信息。如果能夠將檔案信息用數字的形式顯示出來，就可以更好的建立一個綜合性較強的檔案管理體系。而所謂的雙向管理也是為了滿足用戶查詢檔案信息，這樣的綜合性管理體系既符合如今的服務標準，還能滿足當今社會人們對檢索檔案信息的需求。

6 提供個性化與智能化的檔案信息服務

傳統檔案管理模式下，檔案機構管理的是數據，不具備生產數據產品的能力，因此提供的服務是有限的，并且是單一化的服務，如數據檢索和數據打印等。而基于大數據的服務，那個更加準確地了解用戶的需求并根據用戶的需求制定個體化的數據產品。檔案機構需要把握社會熱點，關注不同人群的關注點，借助信息化技術手段，提供針對性的推送服務。另一方面，在大數據管理框架下，用戶不只是數據的使用者，同時也成為檔案管理的參與者，用戶在對檔案使用時也是對檔案資源的再整合。用戶每次檢索數據均被數據庫記錄，然后通過智能化分析手段，對用戶的需求做出分析，在類似需求的用戶檢索式便可向其推送其他用戶檢索結果，從而提高檔案服務的準確性和服務效率。

7 結束語

總的來說，我國的檔案管理系統使用大數據技術的時間還不久，甚至算是起始階段，因此在其使用的過程中仍舊存有一些問題。但隨著如今信息化技術的不斷發展，將大數據應用到檔案管理系統中是必然的趨勢，這也是滿足人們在各個方面的需求的必經之路。對于如何利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力，本文所提及到的幾點有：堅持大數據的思想，實施檔案管理工作，完善檔案管理系統，增長數字資源管理周期，提升檔案管理人員的管理水平，創建智慧檔案館的云平臺，確保檔案信息雙向數字化建設檔案管理等。

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