基于“互聯網+”的科研事業單位經費預算全過程管控創新研究與應用

喻紅玲 湯華嫻 蔡采伶 郭曉丹 王德瓊

關鍵詞：“互聯網+” ?科研事業單位 ?經費預算 ?管控 ?應用

2014年3月，《關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發﹝2014﹞11號）提出“要加快建立適應科技創新規律、統籌協調、職責清晰、科學規范、公開透明、監管有力的科研項目和資金管理機制”。2016年7月，中央辦〔2016〕50號對中央財政科研項目資金管理進一步提出了“放管服”的結合，指出“進一步簡政放權、放管結合、優化服務，擴大高校、科研院所在科研項目資金、差旅會議、基本建設、科研儀器設備采購等方面的管理權限，為科研人員潛心研究營造良好環境。同時，加強事中事后監管，嚴肅查處違法違紀問題”。從中央到地方，政策的落地該如何接，廣東省作為科研經費投入的重點對象之一，近年來也出臺的相應的政策，如2017年3月2日，中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳印發了《關于進一步完善省級財政科研項目資金管理等政策的實施意見（試行）》（粵委辦 ﹝2017﹞13號），是實施創新驅動發展戰略、建設科技強省的重要舉措。在新形勢下，面對經費的細化要求，僅靠人工管控甚為不足，如何有效地對科學事業單位經費的全過程管控是我們的目標。

一、省級科研院所科研經費使用與管理現狀

通過向廣東省科學院所屬6個研究所的管理層、項目負責人及科研財務助理等發放并收回有效《經費預算全過程管控調查問卷》共81份。經整理分析，發現科研事業單位主要責任人、科研人員及財務人員對不同類別項目的經費預算的管控存在不足，迫切需要使用電子系統進行一體化、智能化管理。

目前，參與調查的省級科研院所經費管理狀況主要表現在以下三大方面：

（1）科研人員同時擁有多個在研項目，項目種類及經費來源渠道多元化，對項目經費管理的壓力很大。調查發現個人持有在研項目達到20個以上研究所有2家，20個以內的有3家，僅有1家在5個以內;科研項目種類有國家項目、省級財政資金項目、市科技項目、橫向項目等等，且縱向項目執行年限為3年的居多。

（2）雖然科研課題主持人也是經費的負責人，但缺乏財務方面的知識，對財務支出明細和項目經費支出明細不能匹配對應，更不能精確管理。根據本課題調查統計分析，科技人員在分析項目各明細預算執行情況時，79%人員需要花費1小時以上，46%人員需要花費2小時以上，這大大浪費科技人員的寶貴時間。另外，對使用科研項目預算管理系統進行經費智能管理的提議，表示“支持”及“非常支持”的人占95%。

（3）落后的管理模式無法事前監控。科研事業單位還存在著大量的手工作業，傳統的報賬模式，處理流程長導致無法及時對經費使用進行事前控制及分析，事后監控不僅增加了財務管理工作的難度，同時也增加了項目按預算計劃執行的難度;僅靠人工事前控制，雖然起到一定的作用，但低效率的管理模式不能持久。

二、科研經費使用與管理需突破的難題

現行財務軟件項目核算的模式已經不能滿足新形勢下科研經費管理的要求，需要通過“互聯網+”和大數據方式的智慧化管理，實現科研經費預算全過程的管控創新功能，譬如操作簡單化、報銷智能化、審批流程可視化、預算管控輕松化、預算執行圖表分析有效化等，解決科研經費使用管控不到位的問題。具體如下：

（1）規范工作流程，簡化報銷、審批程序，減少項目管理工作中的隨意性，提高經費使用效率，加強科研經費管理。

（2）提高管理模式，擺脫財務人員繁重的手工重復性的勞動，進一步加強財務管理的能力。

（3）實現科研經費預算控制，完成項目預算執行信息的實時更新、任務進度預警和預算執行預警、預算執行檢查、分析統計等功能。

（4）信息資源共享，建立覆蓋事業單位的信息互聯互通應用系統，為管理部門、科研人員以及上級主管理部門提供有效、快捷的信息獲取渠道。

三、科研經費實現智能化管理的步驟

（一）第一階段——需求調研

通過到科研單位進行項目經費管理情況調研，對科研項目負責人及財務人員進行訪談，了解經費預算控制的現狀、項目的管理需求、經費管理關注的重點及解決相關問題的意見或建議等，整理并匯總調查的資料。

（二）第二階段——選擇平臺

了解市場各種平臺的成熟度及應用情況，例如致遠辦公軟件、I8小時等，結合單位的特色，篩選較為滿意的幾家軟件的性能及價格方面的綜合比較，最后選擇符合要求的平臺。

（三）第三階段——功能設計

科研經費預算管理系統是基于課題全成本核算模式，所建立的課題預算錄入、支出控制及執行查詢的管理信息系統，輔助單位加強科研經費精細化管理和預算執行過程管理。主要功能設計如下：

1、項目分類

由于資金來源不同，費用分類可分兩大類：第一類是財政性資金預算，由于不同來源性質的預算科目有所區別，因此需再細分;第二類是非財政性資金預算。

2、各類支出表單的設計及流程控制

根據資金來源渠道的劃分設計各種報銷單，如借款單、費用報銷單、差旅費報銷單、固定資產報銷單等，并通過管理審批流程進行業務的控制。

3、項目財務決算報表查詢

在相應權限內，用戶可以在OA系統中快速查詢相關項目的執行情況，并且可以導出各種報表，例如資金到賬時間和次數、報賬總金額、各明細支出以及支出進度等相關信息。

（四）第四階段——系統開發、測試、培訓

（五）第五階段——上線應用、總結并推廣

四、成果運用實踐與分析

廣東省生態環境技術研究所是廣東省科學院下屬單位，該所運用現代信息技術手段，優化流程，選取適合單位自身的致遠協同OA平臺，平臺的運行在科研單位經費預算管控上有了便捷的管理，推動了科研事業健康持續發展。相比傳統的管理模式，“互聯網+”的結合做到科研經費預算費用的事前控制，事中簡化審批流程，事后提供決算（策）依據，為科研人員排憂解難。同時提升了財務人員的工作效率，使財務人員從核算會計向管理會計邁進一大步。

經費預算管控取得的成果主要表現在以下幾個方面：

（一）科研經費信息化管理

依據各種預算表與會計科目對接，結合財務制度的審批流程、跨部門協作業務流程等，報賬人員在系統上填制報銷單據，審核人員在系統上審核報銷單據，實現科研經費從預算-申請-審批-報賬-建檔全部信息化管理（詳見圖1）。

（二）財務人員依據報銷單據生成憑證進行入賬

系統進一步與財務核算系統銜接，可以直接生成會計憑證，或者依據會計制度調整科目后生成憑證。

（三）科研經費預算全過程控制

系統對項目經費預算進行全過程控制，能全面、及時、準確地反映科研經費的執行情況，使經費支出合規、合法，有效地貫穿于日常預算控制中，以便更好符合各種審計工作的要求，避免支出的不合規而造成的審計調整。

報銷人進行網上報銷時，選擇相應的資金來源，對應課題（項目），錄入相關內容和數據，系統自動對照該項目的預算數進行比對，如果報銷金額超出預算，系統會自動提示“超過可用余額”，從而不允許通過。

（四）輕松實現數據的分類、統計、分析，實現輕松管理

由于已經按照各種不同資金來源設計項目預算控制表，所以可以在OA平臺上很快速直接查詢各種項目的執行情況表并導出成Excel表格（見圖2），生成即時的經過預算控制的項目決算報表，如圖中可以看到：項目預算總額290萬元，分兩期到賬，第一期160萬元，第二期（第二年）130萬元，報銷金額182.26萬元，剩余107.74萬元，執行率62.85%。各項明細支出也可以清楚的反映，還能看出各明細支出的具體情況。

根據經費收支實時信息，相關人員可以隨時知悉經費使用及結余的情況，從而有助于項目負責人有針對性地使用經費。財務人員則可以根據部門預算查詢結果，對于執行進度過慢的預算明細項可提醒相關部門（人員）執行。

以上工作除可在電腦上操作外，手機APP上也可以查看各類統計圖表，為管理人員和課題負責人提供實時預算支出與預算執行查詢綜合信息服務。

五、結束語

在信息化新時代下，事業單位的管理現代化關鍵在于管理手段的現代化，科技的進步，必然會引領時代的潮流，經費預算全過程智能化管控是未來會計發展的趨勢，就像高層建筑設有樓梯和電梯，如何能快速到達樓頂需要運用一定的媒介一樣。“互聯網+”的應用結合，不僅提高了科研人員申報課題的積極性，同時也提高了單位的服務能力和管理水平;釋放財務人員及科研人員的壓力，讓財務人員向財務管理發展，讓科研人員專注研究項目，各展其長，達到雙贏。由于智能化管理系統有其本身的屬性，文中研究應用的范圍僅限于科學事業單位，未涉及中央級科研事業單位及其他行業，應用有局限性。另外，選用致遠協同OA經費預算控制方案，存在手機端兼容性等問題，有待進一步研究改進。

參考文獻

[1]國務院.國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見[Z]. 2014-3-12.

[2]中共中央辦公廳.關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見[Z]. 2016-7-20.