論企業檔案的知識管理

張蓉

【摘 要】當今社會的發展如同高速公路一樣，迅猛飛速，原因就在于大多數的人們不用再擔心物質的生活，生活溫飽已經基本解決，那么人們就開始了進行精神文化的追求，人們精神文化在不斷的充足，不斷的吸收，人們獲取信息的來源與途徑多種多樣，共享的信息全面而豐富，使人們不僅開闊了眼界，也開闊了思想，成就了個人的發展，也同樣成就了企業的發展，所以現在的知識體系統已經不僅僅是一個人的或一個企業的，現在已經成為了全社會的甚至全球的。那么在這樣知識高速發展且共享已經全球化的時代，對我們檔案事業也造成了很大的沖擊，那檔案事業產生了變革性的發展。

【關鍵詞】企業檔案；知識經濟；知識管理

領傳統檔案工作走向電子化、信息化，促進數字檔案館的形成來代替傳統檔案館，對檔案工作如何進行信息處理及管理，對檔案工作如何進行信息開發以帶來更大收益等。我們可以通過以下幾點分析一下：

一、現在的經濟是市場經濟也是知識經濟

我們需要有豐富的專業知識及普及知識，才可以通過現代化的手段，現代化的方法去評詁和分析市場，了解市場的需求，市場的偏向，現在市場的特點等，我們要把知識運用在生產、經營、分配、決策等企業發展的各個環節中，當前，決定企業的命脈除了經營資金重要，還有就是知識在企業經營中的運用，知識已經成為了企業最重要的決定性的戰略性的潛在資源，而匯集這些知識，總結這些知識，就是我們檔案工作的重要性所在，企業的檔案管理是反映企業的組織形式，企業的制度及機構形成及目前狀態，是企業管理狀態及歷史狀態的反映，檔案的知識管理隨著社會的進步，社會的發展，不斷的優化和進化，將企業在經營管理過程中所凝結的知識，先進的管理思想，經驗，高效的工作方法，實踐過程以及經過實踐的結論中有保存價值的資料全部記錄和保存下來，我們可以通過檔案中所包含的數據和知識，來做為日后分析和判斷的依據，用來給企業發展指明方向，同時也會改善企業的知識環境，當然提高檔案的服務效率和深度也是一個十分迫切的要求，要眼上時代的發展，就必須要提高檔案的工作效率，擴大檔案工作的服務范圍，加深檔案工作的服務深度。

二、企業的知識管理特點

企業的知識管理是反映在檔案管理的工作之中的，那需要企業的檔案管理需要有一些突破性發展，具有一些新的特點：首先，知識管理要求對檔案管理職能拓寬，由于企業的快速發展，企業的不斷變革，就造成了企業必須不斷的適應市場的要求，不斷的優化，在優化的過程中企業無論是在管理方法、企業專業管理、企業知識管理、企業對于信息化的技術的使用、企業對于大數據的分析、企業經營者經營理念的更新與變化，都需要不斷的變化，這樣也就造成了檔案工作知識理念隨之發生變化，這些變化主要表現在以下幾個方面：第一個方面，知識管理的變化引發了企業檔案管理職能的變化，從過去只有檔案實體的管理到現在轉型成為目前檔案管理已經實現數字化、電子化，數字檔案館已經趨向于成熟，所以利用電子檔案實現知識的開發并利用，通過并行分析相關檔案數據，實現大數據的匯集及分析，來預見和分析出未來的市場發展及走向，可以方便企業提前做好準備投入到市場大戰中，為企業帶來了潛在的經濟效益。第二方面，企業檔案管理的智能化服務，這項工作的實現，首先是要先實現檔案的電子化管理，實現數字檔案館，只有將實物檔案電子化，將電子檔案集中在一個相當于數據庫的電子庫中才可以實現智能化的管理及服務，包括生成電子檔號，電子裝盒，電子庫架，電子上架等，都可以通過數字檔案館來實現智能化操作及管理，當然查詢也可以通過智能系統來實現智能化的管理與調用。最后，我們要加大館藏，檔案館藏的優化與完善是檔案工作的核心和重點，那么增加館藏最重要的手段不是增加實物檔案，而且加大力度去建設數字檔案館，也是深化知識管理的重要環節，我們可以通過收集積累，或通過與其它相關單位的檔案館進行信息化對接，這樣可以實現電子檔案的共享，不需要投入任何的成本，就可以擴大了館藏，我們再查詢時更擴大了查詢的內容及范圍，為企業的生產發展更提供了充足的資料及分析的依據。

三、企業檔案館的知識管理

企業檔案的管理需要更加專業、細化，需要通過現代化的管理，使檔案利于查詢和調用。傳統時期的企業檔案，完全是實物性質，無法整理還是后期的裝盒，以及移至庫房進行上架，完全都是靠人力完成，不僅浪費人力、物力、財務，更加浪費時間，檔案工作的主要精力大部分都錯放在了檔案的收集與整理上，只有一少部分放在了歸納與查詢上，但是根本沒有放在檔案中信息與知識的再進一步的開發或收集整理。當前時代，檔案工作的目的，不是只為了收集，而是通過收集的檔案為企業的生產經營提供服務，所以我們必須想辦法將人力、物力、時間，從煩重的體力工作中解放出來，將更多精力投入到檔案的分析、總結中，更深一層的挖掘出檔案中的有用的信息及相關知識，用于企業的生產經營之中，給企業帶來潛在的經營效益。所以數字檔案館的應用便是現在最要優先完成的工作，將電子的資料數據通過有關系統對接接入數字檔案館中，通過電子系統將相關資料進行核對，保證無整無誤，且從前人號編寫檔號需要消耗掉到一到二個月的時間，而現在通過數字檔案館只需要大約半個小時左右就可以完成，傳統時期最費體力的裝盒、搬移、上架、手工打印盒內目錄及備考表的工作，以及將這些表格裝入相應的檔案盒中的工作，這些一般需要消耗掉幾個月的時間，使用數字檔案館以后只需要幾天的時間就可以完成以上的工作，盒內目錄及備考表，都是系統自動生成，只需要幾分鐘的時間就可以完成，最后的上架工作，也是通過建立電子庫房的電子庫架，然后將電子盒直接點擊到相關架位上就完成了上架的全部工作。從前幾個月才可以完成的工作，最多幾周就可以完成，不僅提高了工作效率，也空出了更多的時間，用于檔案的分析利用，以及通過檔案分析出檔案中所包含的相關知識及可借鑒的經驗，通過先進的設備及現代化的管理分析手段，結合多媒體及辦公設備，可以獲取到大量的相關數據，這些大數據可以更好的服務于企業，為企業的經營發展提供源數據動力。

四、結束語

總之，社會的發展促進了檔案事業的發展，知識的廣泛傳播及深入分析及使用，使社會發展的更加快速，社會的全速發展也需要更多的知識再填充，否則快速的發展會讓社會無力可撐，而獲得知識的渠道之一就是通過檔案，通過檔案的分析得用得到其中的歷史數據與信息，理清相關檔案的聯系，了解相關數據的關聯性，才可以得到我們想要的結果，所以只有檔案工作發展的更強大，才可以給社會提供更多的知識和產生這些知識的依據，才能更有助于社會及企業的進步，推動社會及企業的生產力的發展。