對疾病預防控制機構存貨管理的思考

余秀春

摘 要 疾病預防控制機構（簡稱“疾控機構”）是政府開辦的實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位。通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康的環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康。因日常工作中涉及大量的檢測，疾控機構每年采購存貨價值占單位當年支出比例較高。存貨雖然是疾控機構支出的一個重要組成部分，但在管理時往往容易忽視對其的管理，使得問題長期存在。本文通過分析疾控機構在存貨管理中存在的問題，提出改善管理的一點建議。

關鍵詞 疾病預防控制機構 存貨管理 建議

疾控機構作為公益事業單位，履行編辦批準的“三定”方案中規定的職責所需經費由財政負擔。用對、用好財政資金，履行好本職工作是預算單位的職責，管好、用好單位的存貨，減少浪費，對用好財政資金具有重要的作用。

一、存貨的定義

存貨是指政府會計主體在開展業務活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產，如材料、產品、包裝物和低值易耗品等，以及未達到固定資產標準的用具、裝具、動植物等。疾控機構的存貨主要為辦公用品、計劃免疫用疫苗、消毒殺蟲用的消殺藥品、實驗試劑以及達不到固定資產標準的工具器皿等低值易耗品等。

二、存貨管理存在的問題

（一）存貨信息不統一

無規矩不成方圓，統一、規范的存貨編碼是進行存貨分析、管理的基礎。疾控機構對存貨信息沒有統一的規范，在實際操作中編碼隨意，不能體現存貨類別，同一種存貨存在多個編碼，名稱、數量單位不統一，無法進行后續分析。

（二）未建立供應商制度

疾控機構每年需要購買大量的試劑耗材，部分供應商交易金額大，但是未與供應商簽訂合同，在科室提出采購需求時，采購員向供應商詢價后填寫價格，效率低，采購耗時長，無法發揮規模效應、節約采購資金。出現質量問題或質量不達標時，因未對相關條款有約定，最多只能退貨，無法追究相關責任。

（三）存貨監管執行不到位，賬實不符

存貨管理制度一般規定存貨由單位資產管理部門專人管理、專庫保存，購、管、用分開，但實際執行中，由于存貨種類繁多，各種檢測試劑占比較大，管理要求不一，受人手、場地、保存條件的限制，無法做到統一管理。存貨到貨，由資產管理部門入庫后直接出庫到申請科室保管和使用，財務部門根據出庫和入庫數據進行賬務處理，各使用科室不用對存貨進行盤點及上報，物資管理部門也未進行盤點，使得對存貨的實際管理脫離于存貨管理部門及財務監督之外，造成賬實不符。

（四）試劑耗材的使用與工作量脫鉤，采購審批流于形式

疾控機構存貨中試劑耗材量大、價值高，由科室根據需要提出采購需求，資產管理部門審核同意后采購員進行詢價，領導審批同意后采購員進行采購。試劑耗材在使用時由使用人按需獲取，不用登記使用用途及數量，管理部門無法掌握其實際消耗情況，再加上試劑耗材種類多、專業性強，管理部門及領導均無法對采購的必要性進行判斷，使得采購審批流于形式，不能起到監督審核的作用，無法避免為追求預算執行進度過度采購的現象，造成資源浪費。

（五）內外部監督未根據實際進行調整

單位紀檢、審計部門是對內部控制進行監督檢查的部門，應定期進行檢查，發現問題時責令改正。其人員一般由各科室人員兼任，本身工作多，且相關制度缺乏硬性規定，導致內部監督部門未履行職責，形同虛設。外部審計一般以財務收支為主，審核采購流程合規性，對存貨出入庫資料的完整性等形式性資料進行審核，并未對業務事項進行審計。從2016年實施全面內部控制評價開始，各單位制度形式基本完善，若仍按照原審計方向進行形式、邏輯審計，將無法通過外部審計真正提高單位的存貨管理水平。

三、對存貨管理的建議

（一）完善存貨管理制度，規范操作

制度是對實際工作的指導，規范的制度對于執行可以起到事半功倍的效用，制度建立是基礎。在制度完善方面，建議從以下方面著手：

1.規范、統一存貨信息。統一規范存貨的編碼、名稱、數量單位等信息。對存貨根據單位存貨情況按六級分類規則進行設定，按單位、存貨大類、品種大類、大類、小類、品名規格的順序進行編碼，品名規格信息應與實物保持一致。在入庫時，應按照該類別存貨出庫時的最小單位作為入庫數量單位進行入庫，保證同類物品信息具有可比性。

2.建立采購供應商制度。根據歷年存貨采購情況，對價值高、消耗量大、單一供應商、采購頻繁的存貨進行招標，簽訂合同，約定采購價格確定方式、質量要求、送貨時間、結算方式、責任追究、考核方式等，提高采購效率，維護單位的合法權益。為避免單一供應商可能存在的缺貨、影響使用的情況，可以對同一存貨尋找多家供應商，擇優采購。

3.完善存貨使用登記、定期盤點制度。目前對購買存貨的必要性及合理性無法進行審核，主要是信息缺失，無法進行分析。單位應完善存貨購買申請、審批、采購、付款、入庫、調撥、領用等制度，完善申請審批流程。規范科室存貨的采購、使用，科室存貨由專人、專庫保管，領用時需對領用物品、數量、規格及用途等進行登記，并簽字確認。科室應定期對存貨進行盤點，并將盤點情況上報。單位存貨管理部門、財務部門應定期對存貨進行復盤，及時發現問題。存貨采購申請應建立在庫存、日消耗量及采購周期的基礎上，避免盲目、過度采購，合理分配資源，減少浪費，將有限的資源用在“刀刃”上。

（二）加強物資監管，全面反映存貨信息

單位應提高重視度，嚴格落實制度要求。2019年執行的新政府會計制度，能有效解決原制度中存貨付款時間與領用時間不一致的問題。財務部門應有專人負責存貨核算管理，每月根據科室領用單進行財務會計處理，每月核對存貨明細賬與總賬、財務賬與實物賬，確保賬賬、賬實相符。

（三）加強信息化系統建設，完善存貨管理

人工容易出現錯誤，要管好存貨，需要信息化系統的支撐。首先根據存貨編碼規則對物資實現自動編碼，避免人為編碼的隨意性影響后期的分析統計。

其次，將各種來源物資的整個生命周期嵌入信息化系統，對采購、捐贈、調撥物資的申請、審批、流轉、使用、盤點等進行線上操作記錄，每一項物資的來龍去脈都有據可查、清楚明了。采購申請中自動帶出存貨庫存、日消耗情況，根據設定的采購周期，對異常物資采購發出預警，由申請人員核實說明，方便審批人員快速有效審批，真正履行審批職能。

再次，打造自動推送憑證功能，每月末系統根據經審核確認的單位入庫數量和科室領用消耗數量自動生成財務會計憑證，進行賬務處理。

最后，建立BI（Business Intelligence，商業智能）報表，根據領導、科室、資產管理部門、財務部門、上級部門等的不同需求，形成不同的報表及展示方式，通過手機、平板電腦等客戶端可實時了解庫存、日消耗、可使用時間等信息，實現信息共享，提高信息獲取效率。

（四）調整監督和考核機制

單位應規定紀檢、審計等部門的職責范圍、要求及頻次，并將履職情況納入考核。對檢查中發現的問題，應及時上報并公開，以引起相關人員的重視，利用群眾監督，促進整改落實。所有的采購及資金的使用都是由具體業務觸發的，先有業務后有存貨需求，因此內外部審計、檢查應轉變思路，以業務審計為主、財務審計為輔，從源頭提高采購的合理性和必要性，提高單位資源使用效率和管理水平。

四、結語

規范單位存貨管理，制度是基礎，只有有法可依、有章可循，才能規范操作。加快推進成本核算制度和績效評價制度落實，有對比分析才能發現問題，有評價考核才能促進改善。好的制度的執行離不開人，要提高重視度，增加制度的約束力，克服惰性，增強責任心，獎懲分明，調動積極性。要加強信息化建設，系統能做到的事就用系統做，減少人為因素影響，提高準確性，同時要整合資源，共享信息，提高內部控制水平。

（作者單位為深圳市疾病預防控制中心）

參考文獻

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