推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化探析

【摘" " 要】本文以機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作為切入點，展開具體分析，并以此為依據(jù)。提出目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的問題、推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施，通過推進檔案改革，實現(xiàn)管理方式的升級優(yōu)化;強化宣傳力度，提升工作人員的檔案管理意識;根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化進行全新整合等幾方面，進一步提升機關(guān)事業(yè)單位管理的工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，進而更好的適應(yīng)時代發(fā)展和社會的要求。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位" 檔案管理" 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G4" " " 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2018.10.182

隨著社會的發(fā)展，我國事業(yè)單位逐漸將加強檔案管理的工作提升日程，但是由于檔案的數(shù)量不斷地增加，管理的時間漫長，進而導(dǎo)致許多視事業(yè)機關(guān)單位在檔案管理工作中，逐漸出現(xiàn)許多問題，并且受到傳統(tǒng)觀念的影響，管理模式單一，沒有科學(xué)的認(rèn)識。因此，在事業(yè)單位在實際開展檔案管理的過程中，就需要進行制定規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的策略方案。本文就目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的問題進行開展，并提出相關(guān)措施，進而更好的提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

一、目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的問題

（一）檔案管理方式過于陳舊

受到傳統(tǒng)觀念的影響，一些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作依然運用單一的管理模式，以紙質(zhì)檔案管理為主，并將其放在指定的工作地點中，一旦會用到這些檔案，就得去指定的地點進行查找，查找時間會是幾個小時或者幾天不等，在傳統(tǒng)的管理中，這樣的方式也會有一定的顯著作用。但是，隨著我國的社會水平不斷的發(fā)展，工作內(nèi)容上要求逐漸進行具體化，這樣也就意味著檔案的數(shù)目不斷增加，這樣以往傳統(tǒng)的管理方式就會更不上進度。一旦傳統(tǒng)工作無法做到效率的提升，就會加重管理部門工作無法更好開展，進而導(dǎo)致工作效率嚴(yán)重降低[1]。

（二）缺乏檔案管理工作的認(rèn)識

許多機關(guān)事業(yè)單位都會認(rèn)為檔案管理是屬于后勤的工作，進而在工作中對檔案管理的問題上缺乏全面的認(rèn)識。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏關(guān)注，認(rèn)為檔案管理工作對公司利益沒有實在的意義，所以不會將一些認(rèn)定此案放在這一工作中，大都是讓年齡段較大或者工作水平一般的員工去管理檔案。這些員工和一線員工在工作水平和效率上都存在一定的差距，工作的態(tài)度也不是很積極，甚至絕大部分的工作人員都將這項工作視為養(yǎng)老和打發(fā)時間的工作，進而導(dǎo)致工作人員無法將全部的心思放在工作上。

二、推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施

（一）推進檔案改革，實現(xiàn)管理方式的升級優(yōu)化

隨著我國社會的不斷發(fā)展，機關(guān)單位的工作壓力逐漸加大，在工作進行管理和檢查中，就會借鑒之前的數(shù)據(jù)，比如某些機關(guān)事業(yè)單位是否對工作進行了整改，是否真正實現(xiàn)了工作生產(chǎn)方式的優(yōu)化等。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，計算機技術(shù)不斷的在檔案管理工作中進行應(yīng)用，信息化檔案管理模式的內(nèi)容也逐漸進行多元化。因此，在實際開展工作中，采用現(xiàn)代先進的管理模式，就可以更加的進行以往數(shù)據(jù)的調(diào)取，進而更好的提升管理工作效率。在應(yīng)用現(xiàn)代先進的管理模式后，檔案資料的種類會更加豐富，并在管理工作的開展過程中，機關(guān)事業(yè)單位的工作人員要不斷完善對檔案資料的維護措施，并加大管理制度，并在維護工作中要定期進行病毒的檢查，遇到問題時及時的進行解決，并借助數(shù)字化進行掃描，將機要文件進行及時的備份，進而防止工作數(shù)據(jù)的丟失。并在實際的檔案管理工作中，要不斷的進行創(chuàng)新，才能更好的讓檔案管理工作進行發(fā)展，進而提升工作效率[2]。

（二）強化宣傳力度，提升工作人員的檔案管理意識

機關(guān)事業(yè)單位的基本組成環(huán)節(jié)就要由檔案管理進行開展的，并且不屬于直接產(chǎn)生利益的工作，但是檔案工作的順利開展，可以更好的為后續(xù)工作，進行奠定良好的基礎(chǔ)，可以更好的幫助其他工作利益進行創(chuàng)造，一旦檔案的效率進行提高，就可以更好的保證工作中對重點工作的系統(tǒng)性排查。另外，機關(guān)事業(yè)單位還可以運用信息化技術(shù)，將以往無法儲存的照片、視頻等數(shù)據(jù)進行保存，這樣的創(chuàng)新管理模式，不但可以為后續(xù)工作起到更加積極的作用，進而更好保證檢查工作的直觀性。因此，機關(guān)事業(yè)單位要在實際工作中，加強檔案管理的宣傳力度，讓員工認(rèn)識到檔案管理的重要性，進而更好的進行開展檔案管理工作。

（三）根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化進行全新整合

機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理中，面對相對厚度重且內(nèi)容比較復(fù)雜的信息資料，就需要及時的進行重新組卷，并將其他有所關(guān)聯(lián)的文件進行組合，在其中如果遇到?jīng)]有頁碼或者是沒有目錄的檔案，就要合理的將其進行重新編碼和目錄制定，這樣才可以更好的保證檔案資源在重新組合之后可以得到更為規(guī)范的管理，并且最大程度的將管理檔案場地進行解放，并通過實現(xiàn)檔案管理資源的優(yōu)化，更好的實現(xiàn)檔案管理效率的提升。檔案還可以通過計算機的檢索，進行實現(xiàn)系統(tǒng)化的劃分，按照檔案的分類進行管理，進一步提升檢索工作效率的提升，進而更好進行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，計算機技術(shù)不斷的在檔案管理工作中進行應(yīng)用，信息化檔案管理模式的內(nèi)容也逐漸進行多元化。并且檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對于機關(guān)事業(yè)單位的工作帶著重要影響。因此，事業(yè)機關(guān)單位必然要將規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作提升日程，并加強企業(yè)員工對檔案管理的認(rèn)識，并了解其重要性，并在檔案管理工作中可以認(rèn)真負(fù)責(zé)，并在檔案管理工作中實現(xiàn)科學(xué)性的要求，并通過檔案管理工作的效率提高，進而使其更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求和時代工作的方向。

參考文獻

[1]王海民.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策[J].輕紡工業(yè)與技術(shù)，2019，48（11）：86-87.

[2]顏銳，楊帆，董鍵.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[3]李翠松.新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：120+142.