淺析普通高中教學檔案管理

摘要：普通高中教學檔案全面反映了教師業務、學生管理及教務管理等教學工作的基本情況，反映學校辦學定位、工作方針及教學管理全過程，是參與各項教學質量評估的原始資料。本文在分析普通高中教學檔案管理存在的問題的基礎上，提出了相應的對策建議：加強檔案管理宣傳，提高教工檔案管理意識和積極性；做好引導、規范和監督工作；做好教學檔案的收集、整理和移交；加強業務培訓，提高檔案管理人員專業技術水平。

關鍵詞：普通高中 教學檔案 檔案管理

普通高中教學檔案是學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，是綜合、全面地反映學校教學管理工作及教學成果的具有保存價值的文字、圖像、音像、錄像等本源性信息。教學檔案是見證學校發展歷程，反映學校辦學定位、工作方針及教學管理過程，參與各項教學質量評估的重要史料和參考依據。教學檔案主要有三類，一是教師業務類檔案，包括教師業務檔案、教學計劃、教學大綱、優秀教案、教學經驗總結、試卷質量分析、教師公開課及觀摩教學等教學活動記錄等；二是學生管理類檔案，包括學生學籍登記表、學籍異動、學生名冊、畢業生登記表、入團入黨志愿書、獎勵、處分材料等；三是教務管理類檔案，包括教學規章制度、工作計劃，教學會議或座談會等會議記錄、教材征訂、考試安排等。隨著普通高中教育的改革和發展，教學管理日趨規范和完善，教學文件、教學材料等檔案日益增多，傳統的紙質檔案為主的管理模式，面臨著巨大的挑戰。新的時代背景下如何對教學檔案進行高效管理，是普通高中檔案管理的重中之重。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各地區各部門結合實際認真貫徹執行，指出一些地區和部門不夠重視檔案工作，檔案事業發展的保障條件需要進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，檔案干部隊伍素質需要進一步提高。筆者根據《檔案法》的要求，針對當前普通高中教學檔案管理工作中普遍存在的問題，結合自身的工作和學習體會，探討做好教學檔案管理工作的可行對策。

一、普通高中教學檔案管理存在的問題

近年來，普通高中檔案管理意識普遍有了提高，教學檔案管理工作出現了良好局面，但不可否認，當前教學檔案工作仍存在亟需解決的問題。

（1）相關責任人及教工檔案意識薄弱。許多普通高中檔案管理責任人及教工不了解教學檔案在未來的教學質量的提高、教學成果的認定、教學評估的順利進行等工作中的重要作用，認為教學部門的主要工作是教學，教學檔案的收集、管理等工作，應有檔案部門完成，尤其在當前教學任務繁重的情況下，大部分教工將檔案材料的整理和提交當作應付式任務，甚至有部分教師對教學檔案的歸檔有抵觸情緒，認為教學資料及教學成果應由自己保管，便于日后需要材料時方便獲取。因此在日常的教學工作中，教工忽視了對教學檔案有意識的、規范的歸集、整理、移交，或者由于對教學檔案工作認識不足而抵觸歸檔，檔案資料往往存在填寫錯漏、資料不齊全、不連續、檔案丟失等問題，教學檔案不完整、不系統、不一致，大大降低了檔案利用價值。普通高校教工是教學檔案的填寫者及原始資料提供者，其檔案意識決定了檔案的質量及管理績效。，當前大部分普通高中檔案管理工作責任人將教學檔案管理工作邊緣化，未能將教學檔案管理工作日常化，缺乏配套的規章制度及對檔案管理人員的考核制度，甚至沒有專門的主管領導和專職人員，將檔案管理單一地理解為接收和保管。

（2）檔案管理人員素質有待提高。檔案管理人員素質的高低直接影響了檔案管理工作的質量和效率。從當前普通高中檔案管理人員現狀看，大部分檔案管理人員理人員不專業，不專職，不固定。許多通高中檔案管理人員并非畢業于檔案管理相關專業，也未經過專業的培訓和考核，缺乏檔案管理技能，專業素養普遍較低。在現有管理人員中，專職的檔案管理人員很少，往往由其他管理人員兼任，檔案管理人員不專業、不專職，導致教學檔案管理工作質量和效率低下。此外，檔案管理人員流動或崗位調動頻繁，導致檔案管理工作銜接也存在問題。檔案管理人員綜合素質不高，檔案管理意識薄弱，人員隊伍老化，知識結構單一等問題，使得教學檔案管理工作簡化為被動接收、分類、保管等職能。

（3）教學檔案管理系統發展滯后。當前大部分普通高中教學檔案以紙質文件、基礎電子文件為主，而以光盤、錄音、錄像和照片等為載體的教學檔案資料較少。隨著教學資料文件數量的增加和教學檔案載體的多樣化，傳統的手工檔案管理模式已成為制約檔案有效管理的瓶頸，檔案信息化管理成為亟需解決的問題。當前許多高中學校檔案管理經費投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統，也僅限于教師姓名、檔案號、歸檔日期等基本信息的錄入與檢索，無法實現檔案信息的對接。共享、傳遞、再加工、保密等功能，因此難以保證教學檔案的管理效率和信息安全。

二、普通高中教學檔案管理對策

（1）加強檔案管理宣傳，提高教工檔案管理意識和積極性。普通高中檔案管理部門要加強檔案管理工作的宣傳，強調檔案管理的目標和意義，將檔案管理宣傳工作日常化，切實落實到教學檔案管理工作中去，提高教工的教學檔案管理意識，糾正部分教師抵觸檔案歸集等認識偏差，提高做好教學檔案工作的積極性和主動性。教工要嚴格按時間進度完成資料的提交及數據錄入工作，確保填寫的內容及提交的原始佐證資料真實、完整，并知悉未來檔案的移交流程和去向。

（2）普通高校檔案管理責任人要做好引導、規范和監督工作。學校是教學檔案管理工作的責任主體與運行組織。首先，教學檔案應有分管責任人組織實行集中統一管理，及時解決檔案工作中存在的實際問題并接受各級教育行政部門和有關業務主管部門的指導和監督。其次是要引導教工需要嚴格遵守《檔案法》，有法必依，執法必嚴，違法必究，制定符合學校自身發展狀況的檔案管理規章制度，加快教學檔案管理工作的標準化和規范化，明確各個檔案管理人員的崗位職責，明晰教學檔案管理的業務流程，做好各部門的教學檔案收集、整體、歸檔工作，定期移交檔案室，提高教學檔案管理工作效率。再次，檔案管理責任人應組織相關人員對教學檔案管理工作進行定期與不定期檢查，全面檢查和抽查相結合，保證檔案的完整、準確和安全。最后，檔案管理責任人要制定相應的考核制度和獎懲制度，對檔案管理人員進行監督，規范相關人員的行為，并提高管理人員的積極性。

（3）教工要積極做好教學檔案的收集、整理和移交。教工是教學檔案原始資料的提供者，其提交的資料直接決定了教學檔案的質量，因此教工要在平時的教學活動中注重文件資料、多媒體資料等原始資料的積累，嚴格遵守教學檔案各項規則制度，確保教學檔案的完整性、真實性和安全性，及時對教學檔案進行歸集、整理和移交，提高教學檔案管理效率。

（4）加強業務培訓，提高檔案管理人員專業技術水平。一是教學檔案管理人員應嚴格按照《檔案法》及各項規章制度的要求，積極做好檔案工作的宣傳，對教工進行教學檔案管理工作的相關培訓、咨詢，深入教工群體，收集教工的意見和建議，做好檔案的處理、維護與反饋工作，積極組織和參與業務培訓、業務研討會、同行交流等專業學術活動，鼓勵檔案管理人員參與學歷教育及進修，不斷提高自身的業務技能，二是為了適應信息化發展，檔案管理人員要不斷學習網絡技術、多媒體技術及計算機技能，熟悉檔案管理信息系統，實現教學檔案的有效利用和共享，提高檔案管理工作的質量和效率。三是加大檔案管理相關專業復合型人才的引進，構建一支知識結構合理，綜合素質較高的檔案管理團隊，開拓創新，實現檔案利用的科學價值和文化價值。

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