信息化環境下高校內部控制的優化研究

摘 要：近年來，伴隨互聯網技術與計算機技術的飛速發展，我國高校財務工作形式發生了較大改變，傳統內控理念已無法適應時代發展要求。本文首先介紹了高校內部控制信息化的定義，然后圍繞信息化環境對內控帶來的影響展開分析，最后結合此項工作中存在的主要問題提出優化對策，旨在推動我國教育領域健康發展。

關鍵詞：信息化環境；高校；內部控制

引言

如今，我國各大高校無論是在辦學規模上還是數量上都在持續增加，應時而生的辦學風險也日漸突出，加強內控工作已變成高等教育領域中的重點研究課題。同時，伴隨現代信息技術的飛速發展，其在高校內控體系中的利用率越來越高，不但能提高工作效率和質量，而且還能減少不必要的損失，是一項重要舉措。

一、高校內部控制信息化的概念

信息技術，具體是指應用現代通信和計算機等手段，對相關信息進行收集、處理、儲存和配置的有關技術。而信息系統則是由運作規則和信息技術設施聯合構成的結構整體，為相關人員做決策時供應所需信息。其依靠下列幾大特征為內控搭建出了技術平臺：

第一，此系統計算速度較快，能在極短時間內完成各種運算，確保內控時效性。

第二，運算精度高，能根據設置的精度完成所有運算，保證信息的準確性。

第三，具有良好的記憶力，能儲存大量信息與程序，保障內控的連續性。

第四，利用互聯網傳輸，能完成遠程信息的即時傳達，有助于管理人員和決策人員快速搜集海量數據。

對于管理信息系統而言，其最顯著的特征就是能利用互聯網與計算機把業務活動中出現的大量信息搜集與儲存起來，根據系統內設置的條件，篩選與整合信息，并將其提供給管理和業務部門，從而真正實現資源共享。高校內控信息化，實際就是運用現代信息技術來輔助學校開展科研、管理以及教學等核心經濟業務，不斷提高自身綜合實力。

二、信息化環境對我國高校內部控制帶來的影響

目前，伴隨互聯網技術與計算機技術的不斷發展，涌現出大量高科技手段，被廣泛運用在高校管理的各個環節中。多媒體網絡的盛行，為教師和學生建設了科研、教學以及綜合信息服務的專門平臺，同時也為財務工作提供了諸多便利。只依靠一個智能手機，就能辦理好學生的咨詢、選課以及繳費等各種業務；通過一臺計算機，便能幫助會計從業人員完成電子支付核算、會計信息整理等工作。新環境下不但對財務管理提出了較高要求，同時為內部控制帶來了全新的發展契機。

（一）對內部牽制提出了較高要求

未形成信息化環境前，高校財務管理應用的是人工記賬、算賬的會計核算形式。伴隨財務信息化的全面推進，此種方式出現了較大改變。若財務信息系統未有效管理應用人員的權限，將不能保證職務分離，更無法實現一個部門或者一名人員便能完成全部業務活動。內部控制牽制的削弱，勢必會誘發徇私舞弊問題。在此狀況下，必須要優化內部控制，以此提高物資的利用率和安全性，確保反饋經濟活動的精準性與穩定性。

（二）帶來全新挑戰和壓力

伴隨互聯網技術的飛速發展和其在財務工作中的有效運用，財務軟件的重要性愈來愈突出，其不但能處理異地項目，還能辦理網上報稅、采購、營銷、催賬、付款等互聯網業務。和其息息相關的內控一定要跟隨功能的豐富性應時而生，由此出現了大量新問題。

（三）信息系統存在漏洞增加財務控制風險

信息化環境雖然為高校財務工作帶來了諸多便利，但也伴隨著一些人工操作失誤、系統故障、不良人員攻擊等風險，導致財務信息系統失靈、癱瘓，甚至停止運作。另外，鑒于計算機犯罪非常隱秘，無法及時發現漏洞，嚴重威脅財務信息安全。

三、高校內部控制中存在的主要問題和原因

（一）內容體系不健全致使內控制度缺少可行性與完整性

各大高校實施的內部控制制度，通常是從報表審計與會計核算角度出發，根據我國下發的相關法律規程編制的。內部控制的問題通常體現在以下幾方面：一是內容方面，內控覆蓋的范圍不夠廣闊，存在較多限制因素，缺少健全性，進而難以實現整體控制目標。二是設計方面，大部分學校的內控制度側重點不夠突出，組織的經營活動在流程上缺少完善的內控制度，易于出現徇私舞弊現象。三是操作方面，未細化內控制度內容，也沒有制定統一標準，缺少可操作性。

（二）關注度較低致使內控工作落實不到位

現實中，只重視制作過程，忽略執行過程的現象比比皆是。主要體現在以下幾方面：執行人員不具備勝任此項工作的能力與素養；制度的落實效率較低；內部控制只做表面功夫等。而引發這些問題的主要原因，在于有關部門與人員未意識到內部控制的必要性，因此無法將具體工作落實到位。

（三）風險認識不足導致內控缺少風險預警及管理機制

有些學校風險認識較差，致使其缺少高效的風險預警與管理機制，這是長時間行政化監管對其帶來的巨大影響。現階段高校財務風險多產生于基建與教學設備采購等多個方面。如基建項目風險預防與控制的效果較差；融資活動不合標準，設備采購封面不在乎投入成本的多少，無法準確的確定采購成本，從而引發各種各樣的財務風險。

（四）復合型人才的稀缺讓內控無法發揮有效性

新形勢下，財務內控工作對人才提出了較高要求，其不但要擁有精湛的業務技能，而且還要擁有豐富的計算機知識，能熟練操作互聯網應用技術，即復合型人才。現階段，能滿足此要求的復合型人才只占少數。人才的缺失直接影響著會計信息化建設的深入發展，致使內部控制的作用和優勢無法充分發揮。

（五）針對性評價與監督機制的缺失致使內控效率降低

財務審計和稽核雖然是各大高校內部監督的主要途徑，但其卻沒有被相關人員予以高度關注。有的高校設置了稽查崗位，卻沒有制定與落實稽查制度，無法展現出其會計控制制度的作用，從而降低會計信息的有效性。還有一些高校到現在都沒有設立單獨的稽查崗位。

內控評價機制決定著內部控制能否落實到位。一直以來，學校內控都缺少合理的、完善的評價標準，對學校管理水平和制度建設造成較大影響。

四、信息化環境下高校內部控制優化對策

（一）完善內部環境

如今，我國大部分高校的組織結構都是決策從上到下的結構，缺少合理的權限約束機制。為避免個人權限過大的情況出現，結合SWOT剖析中的定位戰略考慮，可從以下幾方面著手：

第一，在學校管理層里設置內控監管委員會、風險監管委員會，把其界定成一種專門的監管機構。其中前者主要負責院長工作，及時為其提供內部控制管理報告與決策。而且此機構中要安排一些了解行政業務和院校學術的員工。后者則重點負責學校中所有內控管理制度的起草、確立、變更與廢除工作，并提出合理化建議，落實到內控管理的平常工作，監督和引導其他部門與院系內控工作的執行狀況。

第二，由于高校信息中心存在綜合型人才稀缺、工作人員數量有限等問題，結合WO戰略，可選用項目外包手段，交給專業水平較高的項目企業負責系統研發、信息搜集等工作，由信息中心負責隨時監控信息系統實際運作情況，做到第一時間發現問題并處理問題，提高系統安全性與可靠性。另外，相關業務人員要主動加入到內部控制系統搭建過程中。諳熟學校教學科研、行政事務的教職工擅長用前瞻性目光審視信息系統應用的效果，為未來內部控制全面落實奠定良好基礎。

第三，監督層面上，高校要在內控體系中建設信息反饋板塊，用其來填補組織結構中權利監督的不足。同時利用內部控制中的應用系統與信息反饋體系來收集信息，根據形成的評價報告來逐漸改善內控制度中的弊端，進而讓高校組織的內控活動有序進行，最終取得理想效果。

（二）設計內控系統架構

各大高校可結合自身實際情況和根本需求，在充分考慮信息化建設的已有條件基礎上，設計出科學合理的內控系統架構。下面將以135框架為例：

具體是指1個信息門戶，3個平臺，5個業務信息系統。其中前者是用網絡為校內網使用者建設1個進入內控系統的門戶，不僅用其下載與傳輸信息，還能以口令的方式登錄頁面，完成業務操作。要想有效解決權利監督失衡問題，可運用現代信息技術讓廣大監督人員實時獲取有關信息。信息門戶功能主要體現在以下幾方面：一是設置待處理事項的提示功能；二是能通過關鍵詞、欄目搜索高校下發的通告、最新資訊等方面內容；三是搭建和內部控制監管平臺、應用系統的訪問接口。需要注意的是，首個和最后一個功能只對校園網使用者開放。

對于3個平臺而言，只要是被列進內控評價范疇中的部門都適用，還有一些平臺，如數據共享、內控監管與基礎平臺等。其中數據共享平臺具有監管公共數據信息的功能，用來搜集學校內控需要的財務、協議、項目、資本等有關數據，結合SO定位戰略，把規范的業務程序、權限數額以及規程制度等置于此平臺內，每項業務都在這一平臺上完成規則收集、數據分類儲存和共享。監督權利的使用，能推動從業人員按照正確流程操作，確保內控工作全方位落實，進而提升內控工作質量。內控監管平臺的功能則主要表現在生成風險預警、整合內部控制信息、反映內部控制評價等方面上，是一種為實現內控管理目標建設的集中化監管系統。

最后的5大業務信息系統，具體是指依靠現代信息技術，基于3個平臺之上研發的核心業務信息系統，不同業務系統訪問端口由信息門戶界面與互聯網組成。通過這種方式，系統內部能夠形成有效的交互，確保各個部門信息互通有無，在很大程度上提高了工作有效性。

（三）創建完善的風險預警與管理機制

近年來，伴隨我國教育事業的飛速發展，高校資金的獲取渠道逐漸增多。貸款的出現改變了過去只依賴學費征收與國家財政撥款的狀況。相應的貸款風險變成諸多學校的重點風險，必須要積極建設出完善的財務風險預警機制，合理控制貸款數量和規模。針對高校來講，要想充分發揮風險管理控制的作用，必須要加強風險投資、鑒別、評估、報告、預警等手段的應用，相關領導人員也要增強風險認識，處理好出現的所有風險點，從而確保各項工作有序進行。

另外，還要不斷提高會計從業人員的綜合素養，迅速適應信息化環境。內控制度雖包括了高校工作中的方方面面，卻并非是萬能的，人在此過程中發揮著主體作用。執行者的綜合素養直接影響著內部控制的效果，而且會計知識更新速度較快，高校要持續開展培訓和再教育工作。身為一名合格的會計工作者，必須要積極學習信息系統的安全知識，逐漸增強安全認識，提高業務水平。而且要定期更改所用的口令，確保信息安全。如今，高校管理工作中應用的高科技設施數量與日劇增。其通常擁有大量可移動資產，比如教學用具和樂器等等，此種資產的防盜問題日漸突出，若能為其安裝射頻識別卡，資產的情況與所在位置均能現實在監控器中，從而確保其安全。還可在高一些危險設施上布置傳感器網絡，利用物聯網實時監控設施有關參數，保證應用設施的安全情況都呈現在信息系統中，為保障校園安全創造有利條件，減少外部環境對校內安全的影響，為高校管理工作的順利開展奠定堅實的基礎，從而為師生生活和學習創造美好的環境。

（四）領導帶頭，提升對內控制度的關注度

信息化環境下，高校要根據我國有關部門下發的內控規范，在充分考慮本身狀況的基礎上，制定出符合本校特征與發展規律的內部控制制度，把責任落實到具體人頭上，確保舉辦的經濟活動能順利開展，不斷提高其合理性和科學性，達成內控終極目標。在建立制度的過程中，必須要重視此制度貫徹落實中的成本投入和回報效益能否和高校實際狀況相符，有針對性的確定不同環節的內控制度。

實行內控的決策主體是學校的領導人員，把領導干部的任用、罷免，獎罰制度和學校的經濟責任制緊密聯系在一起，提高領導的風險意識，對學校三重一大的事項實行集體聯簽制，將財務風險降低到可控風險之內，這樣才能保證財務風險被有效控制。財務主管人員要定期到各個部門展開調查工作，實時掌握其內部控制因素的轉變情況，清楚不同環節中存在的風險走勢。在相關會議中測評這些風險，經過全面探討研究出規避風險的合理方案，建立規范化的部門內控流程。

與此同時，其還要拓寬溝通途徑，實時結合反饋信息，協調控制內控與程序。當然，內控工作還需得到基層職工的支持，身為主要執行人員，其在領導的引導下，必須要意識到內部控制所面臨的新局勢。只有在此基礎上，才能深刻理解決策人員制定的規則與方案，順利實現管理目標。

豐富的校園文化，能吸引大量先進人才入駐，從而提高學校綜合實力。為了規避教師團隊出現的學術不端的情況，校方必須要把以往的學術研究轉變成較高的學術價值，全面提高質量，同時實施學術質量測評管理制度。要定期開展師風師德培訓工作，確保教師不被名利所誘惑，全身心投入到學術研究中，端正治學態度，把學風變成考核教師的主要內容。還要在課程系統中增加學術道德素養的培養，讓其存在于學校教學管理中的各個環節之中，提高內部控制的可測性，形成一種長期的管理機制。

（五）創建滿足信息化環境需求的內控評價指標系統

各大高校在確定評價指標時，不但要綜合內控目標考慮，還要考慮本身的實際發展情況，這樣才能建設出合理、完善的財務內控評價系統。在此過程中，必須要遵循以下準則：

首先，目標導向。要在全面了解內控目標的基礎上，對其展開細分處理，為分解后的小目標制定出和其相匹配的評價指標。

其次，合理客觀。要以有關理論為核心，體現出學校財務內控特點，用客觀反映現實，避免主觀斷想。

最后，具有可行性。制定的目標容易實現，有利于評價內部控制結果。

此外，還要加強人力資源管理工作。其不但能有效調動員工主觀能動性，而且還能降低內部控制管理成本投入。鑒于此，學校必須要及時轉變理念，建設以人為本重要思想，認識到人力資源的必要性，制定并實施完善的內控管理對策。可在校內實行聘任管理制度，堅持按需設崗，面向社會各界廣招人才，擇優錄取，建設可上可下、可出可進的用人機制。伴隨法規建設的層層落實與依法治校觀念的不斷推進，對會計從業人員的職業素養提出了較高要求，其必須要積極學習先進的財務知識，掌握豐富的業務技巧，以此順應技術與業務帶來的兩大挑戰。

五、結論

綜上所述，我國已正式進入信息化時代，高校財務工作面臨前所未有的挑戰和契機，相關人員必須要積極使用現代信息技術，確保財務管理工作落實到位。全面剖析內部控制中存在的各種問題，研究出行之有效的解決對策。具體可從完善內部環境、設計內控系統架構、制定完善的風險預警與管理機制、創建滿足信息化環境需求的內控評價指標系統等方面入手，推動高校實現可持續發展。

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作者簡介：

陳珺，上海外國語大學。