基于云計(jì)算背景下高校電子檔案集中管理模式探究

韓 曼

（河南工業(yè)貿(mào)易職業(yè)學(xué)院，河南鄭州 450000）

1 云計(jì)算技術(shù)在高校電子檔案集中管理中的作用

1.1 云計(jì)算能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的海量存儲(chǔ)

隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，各類檔案信息越來(lái)越多，依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法再滿足實(shí)際工作的需要。而基于云計(jì)算背景下的高校電子檔案集中管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，讓檔案數(shù)據(jù)逐步朝著文字、圖像、音頻、視頻等多媒體方向發(fā)展。運(yùn)用云存儲(chǔ)此平臺(tái)，高校的教育工作者和學(xué)生，能夠更為高效地存儲(chǔ)信息，并且可以隨時(shí)隨地地查詢信息，獲取各類教學(xué)資源。另外，云計(jì)算技術(shù)能夠通過(guò)智能化的方式，按照不同的類型、不同的檔案性質(zhì)來(lái)分配檔案信息，對(duì)所有檔案信息進(jìn)行整合和處理，避免過(guò)多重復(fù)多余的信息占用存儲(chǔ)空間，讓檔案使用者在查詢時(shí)更為方便。

1.2 云計(jì)算能夠?qū)崿F(xiàn)高校電子檔案信息資源共享

借助統(tǒng)一的云計(jì)算平臺(tái)，能夠?qū)⒏咝２煌^(qū)、不同部門(mén)所擁有的分散式的教學(xué)檔案資料整合起來(lái)，讓各個(gè)部門(mén)所產(chǎn)生的教學(xué)資源信息傳輸?shù)椒?wù)器，改變以往檔案信息傳遞效率低下的情況。同時(shí)，利用云虛擬化技術(shù)，還能夠讓不同的數(shù)據(jù)之間彼此進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而讓不同部門(mén)之間的檔案信息能夠共建共享。借助云計(jì)算平臺(tái)，以不同的主題為中心，將相關(guān)檔案整理成文檔、圖片、視頻等不同的電子檔案的形式。同時(shí)，為檔案使用者提供相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，讓教師能夠通過(guò)訪問(wèn)檔案信息開(kāi)展教學(xué)工作，教學(xué)管理者能夠利用檔案信息進(jìn)行教學(xué)管理工作，從整體上提高高校的教育教學(xué)質(zhì)量。

1.3 云計(jì)算的應(yīng)用有助于降低檔案管理成本

云計(jì)算虛擬化技術(shù)能夠?qū)⒏咝ｋ娮訖n案通過(guò)軟硬件設(shè)備、虛擬服務(wù)器以及閑置電腦等一些基礎(chǔ)的設(shè)施，通過(guò)整合，合并為一個(gè)統(tǒng)一的虛擬資源池，并且對(duì)其進(jìn)行更為高效的管理與調(diào)度，從而幫助高校電子檔案集中管理人員，實(shí)現(xiàn)資源的靈活配置，讓檔案的使用更為高效，為高校教育工作提供更加便利的信息服務(wù)。而云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，是將所有的數(shù)據(jù)信息、計(jì)算工作以及各類軟件應(yīng)用存儲(chǔ)在云端，利用云計(jì)算來(lái)完成數(shù)據(jù)的處理，因而能夠降低對(duì)于客戶端的配置要求。普通的計(jì)算機(jī)只要連接云端，就能夠滿足用戶對(duì)于信息獲取的需求，而不需要頻繁地更新設(shè)備，從而大幅度地降低了各類軟硬件更新?lián)Q代而產(chǎn)生的成本。

1.4 云計(jì)算能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)提供便利的信息服務(wù)

首先，云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用于高校電子檔案集中管理，體現(xiàn)出了以人為本的管理理念，能夠更好地滿足高校對(duì)于教學(xué)檔案資源的使用需求。而云計(jì)算強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能和數(shù)據(jù)處理能力，也為高校電子檔案集中管理提供了一個(gè)良好的環(huán)境，幫助檔案管理人員通過(guò)對(duì)各類用戶的信息需求，分析他們的檔案查詢與使用習(xí)慣，從而對(duì)不同的用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。另外，云計(jì)算服務(wù)云端，能夠?qū)⒏咝５乃薪逃虒W(xué)資源，都以電子檔案的形式存儲(chǔ)在云端，對(duì)于使用者在查詢與使用檔案時(shí)的時(shí)間與空間等環(huán)境條件的要求降低了許多，能夠?yàn)橛脩籼峁└鼮楸憷碾娮訖n案信息服務(wù)。

1.5 云計(jì)算有助于提高檔案集中管理的效率

基于云計(jì)算背景下的高校電子檔案集中管理模式，依靠云計(jì)算技術(shù)強(qiáng)大的信息處理能力，使得電子檔案信息管理難度降低了很多。云平臺(tái)由專門(mén)的技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)維護(hù)相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)，而另一端，電子檔案集中管理人員則不需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去進(jìn)行軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)，也不需要擔(dān)心信息存儲(chǔ)的安全性，因而降低了檔案管理人員的工作難度，對(duì)于提升高校電子檔案集中管理效率，有著重要的作用。

2 基于云計(jì)算背景下高校電子檔案集中管理模式探究

2.1 云計(jì)算背景下高校電子檔案集中管理模式的建立

首先，確定高校電子檔案集中管理模式的標(biāo)準(zhǔn)。由于高校電子檔案集中管理工作本身具有較高的復(fù)雜性，云計(jì)算技術(shù)能夠解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等相關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題，但如何運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理效率，必須要在投入使用前，就做好充分的準(zhǔn)備。因此，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前電子檔案集中管理模式完善的實(shí)際需求，制定一套科學(xué)、完整的管理標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)相應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并且要將云計(jì)算技術(shù)融入到檔案管理工作中，讓云計(jì)算技術(shù)更好地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案的收集、處理、存儲(chǔ)方式等具體的管理細(xì)節(jié)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格符合國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定，從而在合法合規(guī)的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理與使用。

其次，建設(shè)高校電子檔案集中管理系統(tǒng)。一套能夠統(tǒng)籌全局、系統(tǒng)規(guī)劃的完整管理系統(tǒng)，是保證云計(jì)算技術(shù)能夠更好地在高校電子檔案集中管理模式中發(fā)揮作用的重要前提。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，充分考慮高校電子檔案的特殊性，合理地利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，在保證高校教育教學(xué)工作正常開(kāi)展的前提下，逐步地建設(shè)高校電子檔案集中管理系統(tǒng)，并且將各類檔案數(shù)據(jù)信息錄入進(jìn)去，進(jìn)行保存與處理，讓高校教育工作者及全體師生，能夠根據(jù)自己的需要，進(jìn)入管理系統(tǒng)查詢和訪問(wèn)相應(yīng)的信息。

最后，不斷優(yōu)化高校電子檔案集中管理模式。高校教育工作在不斷的進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案集中管理模式也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行優(yōu)化與完善。高校應(yīng)當(dāng)從國(guó)內(nèi)外最新發(fā)展動(dòng)態(tài)的角度出發(fā)，結(jié)合高校教育與畢業(yè)生就業(yè)以及社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展情況，及時(shí)地更新電子檔案的內(nèi)容，規(guī)范檔案的存儲(chǔ)形式，并且借鑒其他高校先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)行業(yè)企業(yè)的合作，與政府保持友好合作交流，從而豐富高校電子檔案的內(nèi)容，使檔案管理更為符合人們對(duì)于檔案信息的實(shí)際需求，保證高校電子檔案集中管理工作，能夠更好地發(fā)揮其信息價(jià)值。

2.2 注意高校電子檔案集中管理過(guò)程中的隱私與保密

在高校電子檔案中，包含著很多隱私信息，比如教師的個(gè)人信息、工作評(píng)價(jià)、學(xué)生的學(xué)籍檔案等等，這些信息不便向公眾開(kāi)放。因此高校電子檔案集中管理人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行嚴(yán)格的挑選與甄別，確認(rèn)哪些檔案信息能夠上傳到云端，供全校教育工作者和師生查詢使用，哪些數(shù)據(jù)必須以更為安全的方式進(jìn)行本地保存。同時(shí)，要對(duì)不同保密等級(jí)的檔案，設(shè)置對(duì)應(yīng)的權(quán)限，只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員，才能夠?qū)@類檔案進(jìn)行訪問(wèn)，避免一些需要保密的信息被公開(kāi)，從而在為高校教育工作提供更為便利的檔案信息服務(wù)的同時(shí)，保護(hù)電子檔案信息的保密性與隱私性。

2.3 排除云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中可能存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

在應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行高校電子檔案集中管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)角度，來(lái)避免技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的負(fù)面影響。首先，要防止因?yàn)樽匀粸?zāi)害、病毒攻擊以及管理人員誤操作、設(shè)備故障等因素導(dǎo)致的云服務(wù)中斷，并且要通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)手段，保證在信息恢復(fù)期間，數(shù)據(jù)的安全性和完整性，避免數(shù)據(jù)信息丟失。其次，由于高校電子檔案集中管理模式在依賴于云計(jì)算技術(shù)的前提下，是將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云服務(wù)器中的，而存儲(chǔ)區(qū)并不是固定的，有可能會(huì)受到黑客攻擊或者其他因素而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或被篡改，必須要以相應(yīng)的技術(shù)手段，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。最后，對(duì)于一些隱私性和保密性較高的電子檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的加密，并且采取可靠的安全措施，防止信息泄露，從而保證電子檔案的安全性。

2.4 解決高校電子檔案集中管理中的安全問(wèn)題

在云計(jì)算背景之下，高校電子檔案集中管理面臨著更為嚴(yán)峻的信息安全問(wèn)題，一旦出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，造成的損失以及后續(xù)負(fù)面效應(yīng)將不可估量。為此，必須要采取更為有效的安全措施，來(lái)保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。首先，要完善有關(guān)法律法規(guī)，并且嚴(yán)格選擇提供云服務(wù)的運(yùn)營(yíng)商。其次，要不斷更新云計(jì)算技術(shù)，通過(guò)技術(shù)性加密，加強(qiáng)權(quán)限管理，杜絕檔案信息泄露。再次，要根據(jù)高校電子檔案集中管理需要，制定科學(xué)合理的數(shù)據(jù)備份方案，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失或被篡改的情況，要及時(shí)進(jìn)行處理并且恢復(fù)數(shù)據(jù)。最后，要密切關(guān)注云計(jì)算技術(shù)相關(guān)的最新研究成果，及時(shí)對(duì)云存儲(chǔ)服務(wù)器以及相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，從而保證高校電子檔案集中管理的安全性，以更為高效的電子檔案集中管理工作，為高校教育教學(xué)提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，云計(jì)算技術(shù)的性能也會(huì)不斷地提升，基于云計(jì)算背景之下的高校電子檔案集中管理模式，也在融合的技術(shù)發(fā)展與信息需求的前提下，更加地規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，為高校提供的電子檔案信息服務(wù)，也更加的人性化。從當(dāng)前的高校電子檔案集中管理模式中，能夠看得出，云計(jì)算發(fā)揮著巨大的作用，并且在未來(lái)，也會(huì)進(jìn)一步地完善，讓高校電子檔案集中管理能夠以更高質(zhì)量的服務(wù)，推動(dòng)高校教育事業(yè)的發(fā)展。因此，在未來(lái)的工作中，無(wú)論是作為高校管理者還是檔案工作人員而言，都必須以時(shí)代發(fā)展為導(dǎo)向，加強(qiáng)對(duì)云計(jì)算技術(shù)的研究力度，不斷挖掘其潛在優(yōu)勢(shì)和作用，將其更好的融入到高校電子檔案管理過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)其信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)作用的發(fā)揮來(lái)將我國(guó)高校檔案管理推向現(xiàn)代化創(chuàng)新發(fā)展之路。