HD公司內部控制問題及對中小企業的啟示

王 盛 王雅逸

一、HD公司簡介及其業務現狀

（一）HD公司基本情況

HD科技股份有限公司(以下簡稱“HD公司”),是由HD集團公司發起設立的一家中等規模的股份有限公司。2001年2月28日,HD公司取得N市工商行政管理局頒發的企業法人營業執照。

（二）HD公司業務流程基本情況

HD公司為了提高效率,規定由財務部李某負責保管公司的支票以及支票的印章,同時還要求其兼職負責出差人員的差旅費核銷工作。HD公司的操作流程中規定,出納人員應憑借出差人員制作的出差費用開支登記表,記錄未使用的金額,以及對有關的報銷憑證進行審核,然后制作核銷表,最后拿著核銷表到銀行核銷,并將未曾使用的金額存至銀行賬戶。

HD公司規定倉庫管理員張某負責對計劃購買的且已經列入存貨清單的A材料填寫請購單,會計部門對沒有列入存貨清單的項目(筆記本電腦)填寫請購單。采購部門在收到倉庫及會計部門的請購單后,由該部門劉某尋找供應商,進行詢價并確定最終供應商,再由采購部門職員賈某負責編制預先連續編號的A材料及電腦訂購單。訂購單一式四聯,經被授權的采購人員肖某簽字后,由賈某分別送交給供應商、負責驗收的部門、提交請購單的部門和負責采購業務結算的應付憑單部門。驗收部門林某負責清點原材料的數量,然后將原材料交由倉庫人員張某存入A庫房,并編制預先連續編號的驗收單交倉庫人員簽字確認。驗收單一式三聯,將其中兩聯分送交應付憑單部門和倉庫,并將其中一聯留存驗收部門以備日后檢查核對。應付憑單部門核對三單,即賣方發票、驗收單和訂購單,并編制預先連續編號的付款憑單。在付款憑單經許某批準后,應付憑單部門將付款憑單連同賣方發票及時送交會計部門,并將未付款憑單副聯保存在未付款憑單檔案中。會計部門收到附有供應商發票的付款憑單后即應及時編制有關的記賬憑證,并據此登記原材料和應付賬款賬簿。

HD公司規定銷售業務員在接受客戶訂購單之后,將訂購單送交賒銷部門,賒銷部門將訂購單與該客戶已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較,決定是否接受某客戶的訂購單。賒銷業務批準是由信用管理部門根據企業制度的賒銷政策在每個客戶已授權的信用額度內進行,超過信用額度的賒銷,報送給更高一級管理人員審批。倉庫負責人員在收到經過批準的銷售單后備貨,由發運部門的職員在裝運前,對所裝運的貨物進行檢查,確保所裝運的貨物沒有損壞。發運部門發出貨物后,將發運單返還給倉庫部門,并將其中一聯送交財務部門開具發票,財務部門根據審核無誤的發運單,開具銷售發票。期末,由負責應收賬款的人員匯總每個客戶的信息,向客戶寄送對賬單,以核對賬目。在收到客戶的回函后,如發現存在核對不符的事項,由負責主營業務收入的人員進行及時核對,并編制對賬情況匯總表提交管理層審閱。

HD公司規定A車間接到生產通知單后直接到倉庫領取其所需要的原材料,并進行生產和記錄。A車間生產完畢后,由質量檢測人員獨立檢測產品質量,并簽發半成品驗收單。倉庫管理員檢查半成品驗收單,并清點半成品數量。填寫一式四聯的半成品入庫單,一聯交給倉庫收料,一聯倉庫留存,一聯車間記錄,一聯送交財務部門作為記賬憑證。B車間到倉庫領用半成品,進行生產。生產結束后,將產成品送入倉庫。倉庫管理員填寫產成品驗收單,并清點產成品數量,填寫一式四聯的產成品入庫單,一聯倉庫收貨,一聯倉庫留存,一聯生產部門核對,一聯遞交財務部門作為入賬憑證。

二、中小企業內部控制普遍存在的問題

近年來,隨著經濟體制改革的深入和信息化水平的不斷提高,企業內部控制在企業管理中的地位越來越重要。國家也陸續出臺《企業內部控制基本規范》及其配套指引等相關法規,要求所有企業建立、健全內部控制制度。根據相關規定發現的HD公司在內部控制上存在的以下問題,其實在大部分中小企業中也普遍存在。

（一）中小企業對內部控制不重視

HD公司等中小企業的管理者對內部控制不夠重視,導致企業無章可循或有章不循,使得內部控制失去了應有的剛性和嚴肅性。從實際情況看,許多企業將內部控制的范圍狹隘地框定在會計控制、管理控制和內部審計中,對于控制環境、風險評估和信息與溝通如何實施甚少考慮,甚至有管理層至今仍然把內部控制局限于內部會計控制上,或者認為這僅與財會部門有關而與其他部門無關。

（二）中小企業內部控制設計有缺陷

HD公司等中小企業由于考慮控制成本而弱化或逾越內部控制,比如讓出納從銀行領取銀行對賬單或兼職編制銀行存款余額調節表。缺乏體系化的較為完善的內部控制制度制約領導行為,導致“一言堂”或領導凌駕制度的現象。內部控制設計缺乏整體性,沒有掌控全局,只為一部分人設計,只有一部分人執行。

（三）中小企業風險控制體系不完善

HD公司等中小企業內部控制主要為事后補救、缺乏前瞻性,不能積極預防風險。一些企業缺乏完整的內部風險控制體系,不僅進行多元化投資、多方面經營、盲目擴張,而且不考慮客觀條件以及風險,甚至有部分企業未經論證盲目地超速發展造成資金鏈斷裂。另一些中小企業法律意識淡薄,在重大決策、工商談判、對外出具法律文書等活動中缺乏嚴格的法律論證和工作程序,導致企業面臨違法危險。

三、對我國中小企業內部控制問題的啟示

（一）提高中小企業對內部控制的重視程度

中小企業應當實行企業負責人責任制,即企業負責人必須具有戰略眼光、重視內部控制,主動帶頭執行內部控制制度,積極宣傳內部控制。企業只有站在戰略的高度重視內部控制,才能躍上一個新的臺階。企業要像宣傳新會計準則那樣,廣泛宣傳和推介內部控制,使企業管理層和廣大員工充分認識到內部控制是滲透在企業經營活動的各個環節的控制過程和活動,是一項系統化的工程。企業只有提高管理層和員工對內部控制的認識和理解,并讓其充分重視,才能形成一個長效的內控機制及優質的內控氛圍。

（二）中小企業應當優化內部控制設計

中小企業應當在事前預設規章防止違規,如讓采購、銷售、勞動工資等貨幣資金收支業務處理與記賬相互獨立；收入單據的開具與審核相互獨立；支出和報銷單據的編制、審批、審核相互獨立：收付款結算辦理與審核相互獨立；支票的簽發與出納相互獨立；記賬憑證的編制與審核相互獨立；出納與會計相互獨立,現金、銀行存款日記賬的登記與總賬相互獨立；由出納員以外人員編制銀行存款調節表和對現金進行稽核；不由一人保管全部印章。中小企業應當建立良好的控制環境使得員工積極主動地參與到公司的管理上來,提供信息交流平臺。

（三）中小企業應當健全風險控制體系

中小企業應當及時且不斷對風險控制制度進行修改,保證制度走在錯誤前。企業在擴張和投資前,應當謹慎分析可能發生的風險的領域,定性、定量地分析方案的可行性,做好預防措施,制定緊急應對方案。中小企業應當對員工進行培訓,普及必要的法律知識,重點關注法律顧問在重大事件中的意見以防止違法現象出現。同時,中小企業要牢固樹立風險意識,不斷健全風險控制體系,持續提升管理水平,爭取將企業做大做強。