地方國有企業(yè)會計電算化向會計信息化集成應用

徐林偉

引言：在地方國有企業(yè)財務管理領(lǐng)域,由于崗位流動性小、勞動關(guān)系相對長期固定等特性,財務人員接受行業(yè)新生事物的意愿相對崗位流動性較大、勞動關(guān)系較不穩(wěn)定的民營企業(yè)較弱。同時,因為地方國有企業(yè)一段時期以來有較多業(yè)務要依賴當?shù)刭Y源和政府部門,其業(yè)務模式在長期運轉(zhuǎn)的過程中得到了“固化”,許多新興管理方式和經(jīng)營理念并不適用于地方國有企業(yè)。但是,隨著近年來地方國有企業(yè)融資模式發(fā)生深刻變化以及在轉(zhuǎn)型升級的強烈需求下,地方國有企業(yè)會計電算化的應用水平得到了一定程度的提高。隨著各類市場化業(yè)務占比提高,地方國有企業(yè)正朝著多元化經(jīng)營的方向發(fā)展,在“混業(yè)經(jīng)營”的背景下,哪些業(yè)務賺錢,哪些業(yè)務虧錢,哪些業(yè)務更賺錢,哪些業(yè)務還可以降低成本費用？解決這些現(xiàn)實問題,光依靠傳統(tǒng)的會計電算化,輔之以人工統(tǒng)計基礎數(shù)據(jù),計算財務指標,還是有很大難度的。畢竟,當前是“數(shù)字經(jīng)濟”時代,數(shù)據(jù)信息本身很難發(fā)揮應用價值,但是當“大數(shù)據(jù)”與信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了高度集成,其應用價值將會逐漸顯現(xiàn),能在實務中幫助企業(yè)提高會計信息價值,為企業(yè)領(lǐng)導作出決策提供更有價值的參考。本文將對地方國有企業(yè)會計電算化向會計信息化集成應用的情況進行介紹,同時針對應用過程中出現(xiàn)的一些問題提出解決思路和對策,僅供大家參考。

一、地方國有企業(yè)會計電算化應用情況

從2000年算起,計算機在地方國有企業(yè)管理領(lǐng)域應用的時間還不足20年,但是計算機的更新?lián)Q代頻率相當高,許多新產(chǎn)品、新軟件也層出不窮。當初,會計電算化走進大學實踐課堂,還是一件很新奇的事情,真正走進廣大企業(yè)的時間也不足20年。地方國有企業(yè)在會計電算化應用領(lǐng)域也存在較大差異,特別是處于不同行業(yè)領(lǐng)域、不同發(fā)展階段的企業(yè)對應用會計電算化的需求程度不同。從筆者在實務中廣泛接觸的地方國有企業(yè)來看,會計電算化的推廣應用經(jīng)歷了一個較長的過程,這其中既有主觀原因,也有客觀原因。從主觀上講,地方國有企業(yè)對會計電算化的重視程度不夠高,業(yè)務和成績的排序總是位列財務之前,財務崗位更多的是一種綜合性內(nèi)勤崗位,加上財務人員的流動性很小,難免缺乏職業(yè)危機感,取而代之的是職業(yè)倦怠感,許多新生事物在推廣過程中常常會“碰壁”。從客觀上講,地方國有企業(yè)“類機關(guān)化”運作、用人機制偏離市場化,體制不通、機制不暢,一度影響了會計電算化的應用推廣。但是,時代的潮流不因個人意志而改變,這是亙古不變的道理,在會計電算化領(lǐng)域同樣適用。隨著地方國有企業(yè)業(yè)務量的增加,功能定位發(fā)生變化,會計電算化也逐步得到了推廣應用,而財務軟件在實際推廣應用中也五花八門,金算盤、金鑰匙、管家婆、小蜜蜂、任我行、金蝶、用友等不同品牌的財務軟件一度“風起云涌”。總結(jié)下來,地方國有企業(yè)會計電算化在時間進程上推廣的相對較慢,但是對會計電算化的應由需求得到了顯著提高。

二、地方國有企業(yè)會計信息化應用背景

隨著地方國有企業(yè)啟動新一輪改革行動,企業(yè)之間的兼并重組現(xiàn)象較以往年度更為頻繁,集團化整合成為了一大趨勢。隨著集團公司的組建,原來滿足單體核算需求的會計電算化已很難適應轉(zhuǎn)型升級后的經(jīng)營管理需要。傳統(tǒng)的會計電算化因軟件定位于基礎會計核算、財務報表生成等初級層面,很容易形成“信息孤島”現(xiàn)象,信息利用率不高。加之,地方國有企業(yè)市場化程序的逐步提高,在“一主多業(yè),多元化經(jīng)營”的背景下,企業(yè)對信息報送質(zhì)量的要求越來越高,財務數(shù)據(jù)不應再停留在會計分錄、會計報表,不再是簡單的表間勾稽關(guān)系與數(shù)據(jù)平衡關(guān)系。企業(yè)管理層對財務數(shù)據(jù)發(fā)揮管理功能、輔助經(jīng)營決策的期望值在逐步提高,他們希望借助管理會計,讓財務指標發(fā)揮警示、導向、考核作用。從國資監(jiān)管機構(gòu)的層面上來講,其對所監(jiān)管企業(yè)的年度經(jīng)營業(yè)績考核、任期經(jīng)營業(yè)績考核、全面預算管理、工資總額預算管理都需要借助企業(yè)會計信息化,提高監(jiān)管效能。比如說,按照傳統(tǒng)的會計電算化模式,許多會計信息需要通過逐筆統(tǒng)計核驗、逐層匯總抵消等流程,才能得出需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)信息。但是,如果實現(xiàn)會計信息化,許多實務中需要提取的會計信息通過計算機軟件編程預設,可以在很短的時間內(nèi)得出結(jié)果,甚至只要幾秒鐘就能解決。會計信息化,同時也是“信息經(jīng)濟”背景下,存在強烈的數(shù)據(jù)共享要求,政府部門、國資監(jiān)管部門、行業(yè)主管部門、企業(yè)決策層等都需要在處理大量數(shù)據(jù)與信息的背景下,通過數(shù)據(jù)共享,實時開展工作,以提高工作效率,解放生產(chǎn)力,將更多的關(guān)注企業(yè)本身的發(fā)展。

三、會計電算化如何向會計信息化集成應用

實務中,會計電算化如果要向會計信息化集成應用,有很多種模式,下面就地方國有企業(yè)在實際操作過程中主要實行的幾種模式進行介紹,同時就如何實現(xiàn)集成應用進行重點闡述。

(一)原財務軟件更新升級模式

即在原財務軟件的基礎上,對財務軟件進行更新升級,原財務數(shù)據(jù)依然按照原會計科目體系進行保留。這種模式簡便易行,但前提條件是原財務軟件一般是同一品牌、同一系列的軟件,否則在更新?lián)Q代的過程中會遇到許多困難。

(二)新財務軟件替換原財務軟件模式

即用新款財務軟件直接替換原財務軟件,原財務軟件中的賬套數(shù)據(jù)依然保留。當財務軟件品牌相同時,原財務軟件的所有基礎數(shù)據(jù)應當都能得到平移;當財務軟件的品牌不相同時,一般可以通過結(jié)轉(zhuǎn)期初數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)平移。

(三)完全采用新財務軟件模式

即新的財務軟件視同初始使用,對原財務軟件中的數(shù)據(jù)進行審計,以原財務軟件經(jīng)審計的期末數(shù)據(jù)為新財務軟件的期初數(shù)據(jù)。在具體實施過程中,也有將會計科目體系進行重新設計、對期初數(shù)據(jù)重新進行分類的情況,具體實施還需結(jié)合企業(yè)的事情情況,以促進此項工作順利實施。

(四)會計信息化集成應用

當前,地方國有企業(yè)的信息化系統(tǒng)有很多,導致同一數(shù)據(jù)多口徑統(tǒng)計上報的情況也很多,如何將眾多的信息化系統(tǒng)進行集成,實現(xiàn)同一數(shù)據(jù)“最多填報一次”,不同軟件系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實施共享,進而實現(xiàn)數(shù)據(jù)分享是重點關(guān)注的問題。以金華經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)(國家級經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū))為例,該區(qū)在全市較早啟用辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA辦公系統(tǒng)),同時提出了“智慧開發(fā)區(qū)”建設的目標任務,通過對“大數(shù)據(jù)”進行集合,深挖數(shù)據(jù)的潛在價值,為開發(fā)區(qū)頂層設計提供數(shù)據(jù)支撐。同時,該區(qū)財政部門的固定資產(chǎn)投資項目“全生命周期”管理軟件、國資監(jiān)管部門的出資人信息化監(jiān)管平臺軟件與區(qū)屬國有企業(yè)統(tǒng)一使用的財務軟件存在許多共同交集之處,兩套軟件通過與區(qū)屬國有企業(yè)財務軟件的對接,可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享,即提高了數(shù)據(jù)的利用率,也減輕了以往多口徑上報數(shù)據(jù)的工作量。因此,會計電算化向會計信息化集成應用,除了市場中以財務軟件為基礎開發(fā)的多功能管理系統(tǒng)外,還可以通過財務軟件與外部第三方軟件的對接,實現(xiàn)會計信息化。

四、會計信息化集成應用中遇到的主要問題

(一)會計電算化軟件版本老舊

在會計信息化集成應用中經(jīng)常會因為會計電算化軟件版本老舊而難以實施。比如單機版的會計電算化軟件以及版本比較老舊、多年未得到更新的會計電算化軟件在實施信息化集成過程中,會經(jīng)常性出現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法順利平移至信息化系統(tǒng)的情況。具體表現(xiàn)在信息化系統(tǒng)取數(shù)軟件無法抓取會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù),原會計電算化應用系統(tǒng)版本中的數(shù)據(jù)在平移后與原會計科目體系不一致,兩套版本的模塊無法有效填充數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)模板不同導致的表間勾稽關(guān)系紊亂等。

(二)會計電算化軟件系統(tǒng)不兼容

原會計電算化軟件系統(tǒng)與新的信息化系統(tǒng)不兼容,導致計算機編程公式不一致,報表體系無法有效生成符合勾稽關(guān)系的數(shù)據(jù)。由于會計電算化的品牌眾多、版本格式差異較大以及軟件內(nèi)設程序有許多不同等原因,也會導致會計電算化軟件系統(tǒng)與會計信息化軟件系統(tǒng)的不兼容。會計電算化軟件系統(tǒng)如升級為會計信息化系統(tǒng)還將依賴原軟件版本的可靠性、穩(wěn)定性與數(shù)據(jù)的可嫁接性。會計電算化軟件系統(tǒng)如通過與第三方專業(yè)信息化系統(tǒng)鏈接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時平移,也可能會因為系統(tǒng)的兼容性影響數(shù)據(jù)的可靠性。

(三)財務人員不易改變使用習慣

在實務中,會計電算化系統(tǒng)不論是用同一品牌、同一版本的會計信息化系統(tǒng)直接升級改造,還是用不同品牌、不同版本的會計信息化系統(tǒng)間接平移數(shù)據(jù),都或多或少要改變財務人員的日常使用習慣,這在一定程度上會影響軟件系統(tǒng)的推廣使用。另外,地方國有企業(yè)的財務人員由于歸口報送的數(shù)據(jù)非常多,很容易在軟件切換使用期間影響到財務人員的正常工作,加上長期使用同一款會計電算化軟件,短期內(nèi)的替代升級難以改變他們的日常使用習慣。

(四)會計信息化資源不對稱

會計信息化系統(tǒng)中涵蓋的信息資源要遠遠大于原會計電算化系統(tǒng),原會計電算化系統(tǒng)的軟件功能、數(shù)據(jù)兼容性、內(nèi)存容量與會計信息化系統(tǒng)存在較為明顯的差異,兩個系統(tǒng)之間的信息資源難以實現(xiàn)對稱。比如,當會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遷移至會計信息化系統(tǒng)后,會計信息化系統(tǒng)在許多應用模塊會出現(xiàn)數(shù)據(jù)空白,而這些空白的數(shù)據(jù)又需要通過對原財務數(shù)據(jù)按照設計的公式進行系列運算后得出,原會計電算化系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)必須確保正確,編程語言須符合預設條件。

(五)會計信息化系統(tǒng)應用效果不理想

從會計電算化到會計信息化集成,本身對會計信息質(zhì)量和利用效果的預期就得到了提高,但是由于會計信息化系統(tǒng)的使用效果在很大程度上要依賴于會計電算化系統(tǒng)中基礎性財務數(shù)據(jù)的真實性與可靠性,以及會計信息化系統(tǒng)所展示的頁面模塊、財務指標、功能圖譜與實際管理需求不相適應,其應用效果也會不理想。由于應用效果不理想,也會影響到會計信息化系統(tǒng)的推廣應用,在實務中還需要尋找許多切實可行的辦法加以解決。

五、相關(guān)對策與建議

(一)根據(jù)不同版本的會計電算化軟件選擇實施方案

地方國有企業(yè)在具體實施會計信息化之前,應當根據(jù)當前正在使用的會計電算化系統(tǒng)安排合理的實施方案。比如,針對軟件版本比較舊的會計電算化系統(tǒng),可以在對原系統(tǒng)內(nèi)財務數(shù)據(jù)進行全面核驗的基礎上采用手工導入期初數(shù)據(jù)的辦法,在具體導入的過程中還可以根據(jù)預設的新會計科目體系進行分析填列,以確保會計信息化系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)期初數(shù)的真實性和有效性。

(二)優(yōu)化、提升會計信息化系統(tǒng)的兼容性

由于會計信息化系統(tǒng)應用時間不是特別長,但是系統(tǒng)的兼容性還有很大的提升空間,軟件供應商的技術(shù)也是日新月異,軟件使用單位可以與軟件研發(fā)單位、軟件供應商溝通解決具體實施過程中遇到的問題。待會計信息化系統(tǒng)的兼容性得到進一步優(yōu)化、提升后,會計電算化的集成應用將更具便利性與可操作性。

(三)改變服務理念，加強信息化系統(tǒng)業(yè)務培訓

軟件實施單位需要在實務中改變服務理念,已客戶需求為導向,在軟件研發(fā)的過程中就要盡可能地考慮對用戶使用情況的影響程度。同時,軟件實施單位在具體實施之前以及在具體實施的過程中還需要結(jié)合實際情況,加強會計信息化客戶單位的業(yè)務培訓,以簡便、易行的辦法讓客戶單位在較短的時間內(nèi)接受新系統(tǒng)。

(四)會計信息化資源互聯(lián)互通

由于使用傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng),很容易在企業(yè)經(jīng)營管理的過程中造成“信息孤島”效應。而實施會計信息化后,傳統(tǒng)的僅供財務部門會計核算、報表生成之用的電算化系統(tǒng)將能實現(xiàn)信息資源互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)實施共享,多款外部軟件的高度集成,也可以應用會計信息化系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)。會計信息在企業(yè)運營的過程中日益得到重視,而信息資源的互聯(lián)互通有助于打破“信息孤島”。

(五)提高會計信息化系統(tǒng)應用效果

為進一步提高會計信息化系統(tǒng)應用效果,可以從以下幾個方面入手:一是確保會計信息化系統(tǒng)基礎財務數(shù)據(jù)的真實性和可靠性,從而確保在此基礎上應用的財務分析指標、信息化集成數(shù)據(jù)的有效性。二是合理設置適應地方國有企業(yè)實際管理需求的財務指標體系。三是財務管理部門要與業(yè)務部門多方聯(lián)動,多聽取生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的一些情況反映,適當優(yōu)化信息化系統(tǒng)。

六、前景展望

隨著地方國有企業(yè)改革的不斷深化,企業(yè)在接受市場化經(jīng)濟浪潮的洗禮中會不斷更新經(jīng)營管理理念,對會計電算化向會計信息化集成應用的重視程序也會得到不斷地提高。當前,各地在深挖數(shù)據(jù)潛在價值的過程中,已然發(fā)現(xiàn)信息集成應用可以帶來諸多協(xié)同效應,在降低經(jīng)營管理成本,減少冗長、復雜的程序后,還有助于幫助企業(yè)決策層分析企業(yè)當前開展的各類業(yè)務實際取得的效果,以及通過指標分析與提示,還有助于尋找與同行業(yè)競爭者之間存在的差異。從會計電算化向會計信息化集成應用還有著諸多需要深挖的價值,隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,會計信息化將有望成為一大趨勢。