網絡數據時代檔案管理創新分析

文/歐陽風華

近些年，隨著計算機技術、網絡技術以及云技術的快速發展，網絡數據時代正式到來。而在此大環境下，檔案管理工作面臨新問題，運用新技術、新觀念，實現創新發展，跟隨時代潮流步伐，正是本文探討的主要問題

隨著國家經濟社會的發展和信息技術、互聯網與大數據的快速發展，檔案管理工作也逐漸由傳統的手工管理模式走向信息化管理的模式，如何創新網絡數據時代檔案管理工作是擺在檔案工作者面前一個亟需解決的問題。

一、傳統模式所面臨的問題

1.紙質檔案留存保管困難

很多企業目前還是以紙質檔案為主要管理對象的管理模式，尤其在設計單位，每天都有大量的圖紙檔案進行存檔。而這些紙質檔案，隨著時間的推移，加之管理不當等原因，很多已經嚴重破損，留存困難。

2.檔案管理人員觀念陳舊，停滯不前

很多單位的檔案管理人員思維還停留在過去的傳統管理思維上，認為只要“不出頭，不犯錯”就行。檔案管理工作最重要的創新還是思想觀念的創新。如今已是信息化時代，如果固守殘舊思想，檔案管理工作的意義將無法得以體現。因此，檔案管理工作創新需要單位所有人員的共同參與，需要人、財、物的大力支持，缺一不可。

3.檔案管理工作缺乏符合時代的、系統的操作要求

檔案管理工作是一個分工較為細致的工作，不僅需要我們的從業人員具備較強的業務能力，而且需要有把握規律，與時俱進的創新意識。但在現實中卻有很多檔案管理人員認為它只是一項普通的保管工作，只要保證工作的嚴密性、安全性，保證其不丟失就可以，對于各項工作流程，沒有具體嚴格且系統的要求，更沒有完備的現代設備支撐檔案管理工作。在管理工作的具體實施中，也大多默守陳規，不愿接觸并學習新的管理技術與方法，大多采用單一且被動的管理服務模式，在此情況下，工作效率難以提高。

二、網絡數據時代檔案管理如何去做

針對傳統模式面臨的諸多問題與弊端，檔案管理創新機制刻不容緩。主要可以分為以下步驟：

1.提高檔案信息化程度

包括并不僅限于Word、Excel、PPT等工具對文字、數字、圖片、語音等信息進行處理，統一格式建檔并保存，形成一定數量的信息化檔案。在進行電子信息檔案儲存的同時，部分有條件的單位可以對過去形成的重要紙質文檔、照片進行掃描歸檔，在一定程度上保證檔案的延續性和完整性。

2.提高檔案隊伍整體素質及創新意識

首先，網絡數據時代檔案人員要在原有管理經驗的基礎上，不斷提高自身的創新意識，轉變傳統工作理念，用網絡信息時代的創新思維來思考檔案工作中的各種問題，這也是當前檔案人員做好檔案工作應該具備的基本素質和要求；其次，在檔案隊伍的建設中，應該更多地引進高素質人才，多招募一些對檔案工作有飽滿熱情，熟悉網絡時代信息技術的優秀人才來充實檔案干部隊伍，為創新檔案信息化管理奠定人才基礎；第三，要抓好對檔案人員的培訓教育，定期對檔案人員進行新理念、新知識、新技能的培訓，不斷提高檔案隊伍整體素質和業務能力。

3.建立完善檔案管理創新機制

檔案管理創新機制的建立，并不能在一朝一夕完成，其本身就是一個沉淀、積累、改進、完善的過程。首先，學習借鑒先進經驗和技術。可學習借鑒國內外比較成熟的數字化檔案管理經驗和解決方案，并結合本地的實際情況，做出相對應的改進，對于其之前遭遇的問題進行合理規避，并逐漸建立符合自身特點的數字化檔案管理機制；其次，管理責任到人，對單位投入使用中的設備設施規范管理，軟件、硬件的更新、報廢有相應的制度規范，確保工作人員能夠熟練操作相應設備，做到“會使用、會維護、會備份”，在設備出現問題時能第一時間保存備份檔案，確保檔案信息完整；第三，嚴格規范檔案收集、整理、歸檔、保管、查詢使用等各個環節的流程要求，讓檔案管理工作各個環節有章可循，實現全程監控。

面對網絡數據時代的到來，要想使檔案工作得到創新發展，除了要配備好檔案信息化建設所需的設施設備，更要在提高檔案人員知識能力和創新意識上下功夫，只有建立和完善檔案工作創新機制，不斷激勵和培養出更多的高端優秀人才，才能更好地使檔案工作與網絡數據時代相融合，才能推動檔案管理工作創新發展。