淺析工程檔案管理問題及措施

文/顧文婷

工程檔案是對工程建設整個過程的真實記錄。本文從建筑工程檔案現存的問題及對應的措施進行探討，提出了做好項目檔案工作的措施，希望能夠對工程建筑檔案人員有一定的啟示，從而更好地完成工程檔案管理工作

工程項目檔案是在工程建筑過程中形成的，是工程建設整個過程的真實記錄。反映了工程建設過程中各個環節的真實情況，檔案形成的數量多周期長，做好工程檔案管理工作對工程建筑的質量和后續的使用維護至關重要。

一、工程項目檔案管理的重要意義

工程項目一般由施工前、施工中、竣工驗收三大部分組成。每個部分工程形成的文件、圖紙、數據都是珍貴的檔案資料，不僅是工程建筑過程中的施工依據，更是工程建成后使用、維護的重要參考資料。因此，這些原始圖紙數據必須準確、完整。它們既是工程項目實施過程的真實記錄，更是建設、設計、施工單位總結經驗教訓的第一手資料。工程項目檔案是工程建筑的軟實力，對于設計單位提升設計水平、建設單位提高工程質量非常重要。

二、工程項目檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識單薄。

無論是建設單位還是施工單位，都缺乏做好工程項目檔案的意識，許多單位在工程項目施工中，只重質量和成本，忽略了檔案管理的重要性，認為檔案管理僅僅是記錄功能，未能發掘其深層的重要性，對檔案管理只是形式化管理，沒有組建相應的專業人員進行管理，重要資料隨意性強，有的資料因未直接體現在工程進度、成本、質量這些重點關注點，常造成資料缺失甚至丟失。

2.檔案管理方式落后。

我國整體地域差異比較大，不同地區對于工程項目檔案管理、利用、整理重視的程度不盡相同。工程項目管理建筑工期長、涉及學科廣、合作單位多，因此，許多單位在工程項目檔案的收集、管理、利用上出現層級斷層，銜接不緊密的現象，造成了不必要的檔案資料數據流失和保管脫節。特別是在檔案管理方式上，有的沿用傳統方式，有的采用信息化管理，就是同樣采用信息化管理的單位，因為使用的軟件不同，相互的數據對接和交換不相容，也影響了工程項目檔案信息的及時共享。

3.檔案管理保管利用效率低。

工程檔案有其特殊性，檔案是在工程建設過程中進行，工程項目建成之后，因為工程項目建設周期長，加之基層工作人員流動性大的影響，很多工程項目形成的檔案數據、圖片、圖表等資料難以得到及時的歸檔保存，既給管理、借閱造成了不便，也極容易造成丟失，直接導致工程項目檔案的利用效率低下，無法為后續工作的開展提供指導和借鑒。

三、工程項目檔案管理的改進措施

（一）強化工程項目檔案的統一管理

工程項目檔案數據量大且種類繁多，有些工程項目更是跨區域進行合作，因此，實施工程項目檔案的統一管理非常重要。

①做好事前管理。在工程項目開始前，應對施工涉及的不同部門、單位進行落實對接，確認各個部門、單位在工程項目檔案數據收集中所承擔的相應責任，保證檔案資料能夠及時、準確、按質按量地完成收集，確保檔案數據資料收集不缺失、不遺失。

②做好事中統一。因為工程項目建設牽涉部門多，檔案管理部門一定要加強統一管理和協調工作，既要定期召開會議，了解項目進展情況，對工程項目檔案進行專項檢查，及時發現問題，解決問題，又要制定統一規范的數據表格，以便后期數據的統一錄入，只有這樣才能保證工程項目建設單位和施工單位做到檔案資料的及時歸檔。

（二）加強檔案業務知識的培訓

工程項目檔案管理是一項復雜的工作，除了教育檔案人員在思想上引起高度重視以外，還應該采用不同形式，定期或不定期地對檔案管理人員進行檔案業務知識和技能的培訓，提升他們做好工程項目檔案管理的能力和水平。只有他們了解和掌握了工程項目檔案管理的相關標準和要求，才能勝任工作，才能做好收集、整理、保管、利用的相關工作，才能通過他們彰顯出檔案工作的重要性。

（三）開展工程項目檔案信息化建設

現在已經進入信息經濟時代，信息化和網絡數據在各行各業都得到了普遍應用，在工程項目檔案管理上，實施信息化管理勢在必行，電子檔案有著綠色環保方便便捷的優勢，利用計算機技術和檔案管理軟件系統可以讓檔案管理更加輕松便捷。開展檔案信息化建設可以從兩方面入手：一方面是將紙質檔案數字化。將前期大量的紙質檔案進行數字化轉換，這樣就會方便以后的查閱利用；另一方面要采用OA辦公系統，自動生成電子文檔，直接歸檔保存，方便以后的利用。值得注意的是，要對電子文件進行前端控制和全程把控，防止出現隨意修改數據信息，保證數據的完整性、穩定性。同時還要進行檔案數據的異質異地備份，確保一旦發生意外檔案數據照樣能夠恢復。

（四）建立檔案利用示范機制

1.提高檔案使用效率。建立切實可行的利用機制，實現項目檔案各層級、各單位之間的數據互通，使得數據共享傳輸能夠有檔可查，查無遺漏。項目后期維護、擴建等項目能夠從檔案中獲取相應的數據和資料。

2.建立示范機制。每一個項目都凝結了無數人的心血，做好項目建設檔案的示范，能夠給后人提供參考依據，也能為新的工程項目開工做好檔案工作提供良好的工作示范。

總之，工程項目檔案管理貫穿整個工程，并對后期的使用維護有著重要意義，因此，檔案管理人員在工作中務必要充分認識檔案工作的重要性，要在實踐中不斷提升自我能力和水平，努力為做好工程項目檔案管理工作貢獻自己的力量。