機關單位檔案管理中存在的問題及對策

文/王景杰

本文指出了機關單位檔案管理工作的重要作用，分析了機關單位檔案管理中存在的問題，并重點提出了機關單位檔案管理工作的發(fā)展對策，以期能夠為做好今后的工作提供借鑒和參考

隨著社會的不斷進步，機關事業(yè)單位也從引導型過渡到服務型。為了提高服務質(zhì)量和拓展服務范圍，機關事業(yè)單位向內(nèi)發(fā)力，以求獲得較高的管理水平，從而更好地服務社會。檔案管理作為日常管理的主要內(nèi)容之一，檔案管理標準化和科學化是機關單位管理水平提升的有效方法。它既可以保證檔案信息的可靠性和真實性，也能使檔案資源利用效益達到最大化，對提高機關單位的行政和服務能力也有一定的促進作用。

一、機關單位檔案管理工作的重要作用

檔案管理作為機關單位管理不可缺少的重要內(nèi)容，直接影響著機關管理的水平和層次，是機關單位日常管理工作的基礎和保障。一旦缺失檔案管理，機關管理就少了翅膀，少了根基，很難高效地為社會提供服務和發(fā)揮行政職能。特別是信息化發(fā)展中，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)單一管理轉變?yōu)楣芾砼c開發(fā)利用并重的層面，機關單位檔案管理缺乏生機，就很難談及檔案大價值的挖掘與利用，很難在信息化平臺上實現(xiàn)服務水平的提升和行政管理的深入。因此，檔案管理的規(guī)范化、科學化和高效化是機關管理的重要內(nèi)容。

二、機關單位檔案管理中存在的問題

1.檔案分散性管理現(xiàn)象普遍

機關單位部門多，涉及的服務事項和行政事項也多，導致檔案類型多，數(shù)量大，呈現(xiàn)分散管理特征，僅有少部分機關單位能夠認識到集中管理的高效性和低成本性。分散性的檔案管理容易造成檔案信息不全，重復建檔，人員責任不清等較多問題。

2.機關單位檔案管理人員問題

首先，工作態(tài)度缺乏主動性。對于檔案信息的更新處于被動狀態(tài)，用時臨時更新，導致信息遺漏時有發(fā)生；其次，工作意識缺乏創(chuàng)新性。受傳統(tǒng)管理方法的束縛，信息化管理理念仍未形成，工作方法陳舊，工作量大，造成身心疲憊的現(xiàn)狀；最后，自身能力不足。由于機關單位處于服務轉型期，檔案管理人員的崗位不固定，人員流動性大，專業(yè)培訓又跟不上時代要求，導致專業(yè)素質(zhì)和管理技能匱乏。

3.缺乏信息溝通和檔案共享機制

受傳統(tǒng)機關單位工作模式影響，檔案管理部門常獨立于其他部門，缺乏信息溝通和信息共享，檔案信息的潛在價值也難以挖掘出來，使得機關單位的社會服務功能難以拓展和提高。

三、機關單位檔案管理工作的發(fā)展對策

1.革新檔案管理理念

首先，樹立服務公眾的檔案管理理念。檔案信息管理的作用是為后續(xù)的調(diào)用、查閱、挖掘、開發(fā)提供支撐。這就要求管理人員有服務公眾的意識，在提高管理效率的前提下，將檔案信息管理得井井有條；其次，樹立為領導決策服務的理念。單位領導進行發(fā)展規(guī)劃時，需要有一定的檔案數(shù)據(jù)作為參考。因此要求管理人員要時刻具有服務意識，為領導做好事前鋪墊，保證檔案信息的完整、真實；最后，樹立為社會服務的理念。機關單位從引導型逐漸向服務型過渡，過渡期和過渡后的發(fā)展都離不開檔案信息推動社會發(fā)展的服務功能。

2.建立健全機關單位檔案管理機制

檔案管理工作是機關單位管理工作中的重要內(nèi)容，特別是機關單位面向社會提供行政引導和社會服務職能，更要從法制的角度做好一切管理工作和服務工作。因此，檔案管理要依法健全管理制度，提高思想認識，落實信息化管理方法，提高管理人員的法制觀念和做好檔案管理工作的自覺性，實現(xiàn)檔案管理在法制前提下做到降低能耗，創(chuàng)新方法，信息完整，真實可靠。推進檔案信息統(tǒng)一管理體系建設，規(guī)范檔案管理標準，實現(xiàn)有人管、有人落實、有制度保障、有責任驅使，形成良好的管理和監(jiān)督環(huán)境，為檔案管理和開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

3.深化對檔案信息的管理力度

機關單位提升檔案管理水平的方法主要有三種，一是實施標準化和規(guī)范化管理，即檔案管理要先進行科學測評，然后根據(jù)需要進行分類保存和分類處理，為后續(xù)的挖掘利用和開發(fā)做好鋪墊；二是引入信息化管理模式。構建成熟穩(wěn)定的信息化平臺和管理軟件，對檔案進行信息化管理，提高管理效率，降低管理成本；三是深挖檔案信息的潛在價值，使檔案信息得到充分利用，使各部門人員都認識到檔案信息的重要性，推動全員參與檔案管理模式的形成。

4.加大檔案管理隊伍建設力度

首先，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。主要途徑是培訓、自主學習和同行間的經(jīng)驗交流，不斷提升理論、技能和專業(yè)經(jīng)驗；其次，在思想上夯實主動積極管理的工作態(tài)度。認識到檔案管理的重要性，提高思想政治修養(yǎng)，夯實工作責任心，樹立服務意識，規(guī)范檔案管理行為；最后，注重信息化應用管理能力的提升，加強信息化技術的熟練應用，實現(xiàn)檔案信息化管理。

5.加強信息化溝通和檔案共享機制建設

隨著我國信息化應用范圍的逐漸增大，機關單位的網(wǎng)絡已經(jīng)十分成熟。在這樣的條件下，檔案管理的信息化路徑建設也勢在必行。信息化管理檔案既可以提高管理效率，又可以提高機關單位的社會服務質(zhì)量。因此，在網(wǎng)絡平臺的支撐下，機關單位要積極建設信息化管理檔案的制度和模式，構建信息化及時溝通機制，實現(xiàn)資源共享與資源互惠，為檔案信息的價值挖掘和服務范圍的拓展提供助力。

總之，檔案管理是機關單位日常管理工作的基礎和保障，單位領導和相關工作人員都應當引起重視，對日常工作中出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)并及時改進，以保障單位各項工作的正常運行。