國際學(xué)生檔案信息化管理模式探究

文/文小瓊 蘆彥波 張新宏

本文從國際學(xué)生檔案管理內(nèi)涵出發(fā)，結(jié)合高校國際學(xué)生檔案管理的實際情況，按照國際學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，建立國際學(xué)生檔案管理辦法，用軟件工程理論與方法構(gòu)建國際學(xué)生檔案信息化管理新模式，使國際學(xué)生檔案管理工作邁上新臺階，為國際學(xué)生提供共通共享的服務(wù)

據(jù)教育部統(tǒng)計，2018年共有來自196個國家和地區(qū)的492185名各類來華留學(xué)生，其中“一帶一路”沿線64國來華留學(xué)生人數(shù)共計26.06萬人，占總?cè)藬?shù)的52.95%。隨著全國高校國際學(xué)生規(guī)模持續(xù)增長，怎樣把國際學(xué)生檔案管好用好是學(xué)生檔案管理面臨的新問題；而國際學(xué)生檔案信息管理平臺在高校還很少獨立開發(fā)和應(yīng)用。因此，我們以此為依據(jù)構(gòu)成國際學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)項目立項。項目組從高校國際學(xué)生檔案管理的實際情況出發(fā)，以陜西省高校為“一帶一路”國家培養(yǎng)復(fù)合型人才上萬余名的國際學(xué)生為例，尤其以我校國際教育學(xué)院國際學(xué)生為母體探索其規(guī)律，以推動國際學(xué)生檔案管理工作水平的提升，快捷地為國際學(xué)生及國際學(xué)生的國家機(jī)構(gòu)服務(wù)。

一、國際學(xué)生檔案內(nèi)涵

國際學(xué)生檔案是指凡是記述和反映國際學(xué)生來華學(xué)習(xí)活動，具有保存價值的并按照一定規(guī)律，集中保管起來的文件材料。國際學(xué)生檔案不同于國內(nèi)學(xué)生檔案，它是經(jīng)來華國家，中國外事部門，教育機(jī)構(gòu)，學(xué)校國際學(xué)生教育管理等部門整理形成的國際學(xué)生生活、學(xué)習(xí)材料。國際學(xué)生檔案管理是學(xué)校檔案工作的新型組成部分，在管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密方面的法律法規(guī)，嚴(yán)密保管，確保國際學(xué)生檔案的齊全、完整與安全。

二、構(gòu)建國際學(xué)生檔案信息管理的緣起

(一)隨著中國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、國際地位的提高，來華留學(xué)生規(guī)模持續(xù)增長。僅陜西省內(nèi)高校每年都有數(shù)量不等的國際學(xué)生來校學(xué)習(xí)、進(jìn)修，特別是“一帶一路”國家的學(xué)生來陜學(xué)習(xí)激增。在這種情況下，高校的國際學(xué)生檔案管理就成為有別于國內(nèi)學(xué)生檔案管理的一項工作，擺在了學(xué)校管理者和檔案管理人員的面前。

(二)國際學(xué)生檔案沒有具體的管理制度，行業(yè)規(guī)范不統(tǒng)一，缺少明確的歸檔范圍和依據(jù)，管理中不易操作。目前大多數(shù)高校對國際學(xué)生檔案管理沿用的還是傳統(tǒng)管理模式，國際學(xué)生檔案沒有實行信息化，有些高校國際學(xué)生檔案還在國際交流中心、研究生院、教務(wù)處或所在院(系)分散保管，沒有歸到檔案館集中統(tǒng)一保管，給國際學(xué)生檔案利用造成繁瑣和不便。

(三)國際學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)在全國高校還很少開發(fā)和應(yīng)用。目前普通高等學(xué)校國際學(xué)生檔案管理工作還在探索階段，國際學(xué)生檔案信息采集沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息收集不完整，造成國際學(xué)生檔案管理不成系統(tǒng)和規(guī)范，因此，我們構(gòu)建國際學(xué)生檔案管理信息化模塊，探索其規(guī)律，目的是提高學(xué)校對國際學(xué)生檔案管理工作水平，更好地服務(wù)外來留學(xué)生和社會組織。

三、國際學(xué)生檔案信息管理的構(gòu)建模式

根據(jù)國際學(xué)生檔案形成規(guī)律，制定《國際學(xué)生檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，定制國際學(xué)生專用檔案袋，按學(xué)年收集、整理、歸檔。以管理內(nèi)容、系統(tǒng)設(shè)計、管理平臺實現(xiàn)國際學(xué)生檔案信息管理。

(一)國際學(xué)生檔案信息管理主要內(nèi)容

(1)入學(xué)材料：中方要求的有關(guān)來華學(xué)習(xí)申請材料，簽證和護(hù)照信息，《外國人體格檢查記錄》。

(2)學(xué)籍材料：教學(xué)計劃，培養(yǎng)計劃，學(xué)習(xí)成績表，授予學(xué)士學(xué)位證明，在校期間發(fā)表的論文及著作，畢業(yè)證發(fā)證名冊，語言進(jìn)修證明書名冊，普通進(jìn)修生進(jìn)修證明書名冊，碩士研究生畢業(yè)證發(fā)證名冊，授予碩士學(xué)位材料，博士研究生畢業(yè)發(fā)證名冊，授予博士學(xué)位材料。

(3)獎懲材料：在校期間獲得各級表彰獎勵、各類獎學(xué)金登記表及其他獲獎評審證明材料；在校期間違反校規(guī)校紀(jì)，學(xué)籍開除、觸犯國家法律等形成的各類處分材料。

(4)參加校園各類活動及比賽，留學(xué)生教師、班主任、管理人員的評價，學(xué)生的宗教信仰、政治信仰、性格特征等其他具有保存價值、應(yīng)予歸檔的國際學(xué)生個人材料。

(5)國際學(xué)生畢業(yè)合影等聲像材料。

(二)國際學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計

國際學(xué)生檔案信息化管理需求分析是國際學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵，研究設(shè)計思路嚴(yán)格按照軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)流程并參照全國普通高校學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對系統(tǒng)做前期的需求分析，該系統(tǒng)主要包括：①國際學(xué)生檔案管理需求狀況。②國際學(xué)生檔案管理需求開發(fā)。③國際學(xué)生檔案管理問題獲取。④國際學(xué)生檔案管理問題分析。⑤國際學(xué)生檔案分類。⑥國際學(xué)生檔案程序運行并驗證。⑦國際學(xué)生檔案數(shù)據(jù)備份等內(nèi)容。

(三)國際學(xué)生檔案信息管理的實現(xiàn)

（1）我們以數(shù)字化校園為依托，以檔案管理系統(tǒng)為平臺，在學(xué)生檔案管理庫建立國際學(xué)生檔案管理模塊。而模塊數(shù)據(jù)的實現(xiàn)主要是國際學(xué)生入校建檔管理；學(xué)生來校注冊時，國際學(xué)院組織學(xué)生在管理系統(tǒng)上錄入個人信息和電子照片，學(xué)院要進(jìn)行嚴(yán)格審核并確認(rèn)，然后通過學(xué)院管理員上傳到學(xué)生檔案管理平臺；學(xué)生檔案室按照專業(yè)和班級進(jìn)行數(shù)據(jù)甄別與處理，形成系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)，完成國際學(xué)生電子檔案建檔；按照國家、學(xué)校、檔案館等相關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章制度為國際學(xué)生及社會機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，形成的紙質(zhì)檔案移交檔案館保存。

（2）國際學(xué)生檔案信息化管理在我校檔案信息化建設(shè)的整體構(gòu)建中。在“統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，資源共享，確保安全”原則指導(dǎo)下對國際學(xué)生檔案收集、整理、保管和利用等業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行管理。其目的是要構(gòu)建國際學(xué)生檔案“數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)服務(wù)以及安全防護(hù)”為核心的國際學(xué)生檔案信息管理新模式。為了使國際學(xué)生檔案管理系統(tǒng)獲得更好的安全性、擴(kuò)展性和更高的執(zhí)行效能，整個系統(tǒng)采取分布式部署的方案，將承載關(guān)鍵業(yè)務(wù)邏輯的應(yīng)用程序服務(wù)器和承載業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)隔離開來。實現(xiàn)管理與數(shù)據(jù)的分離，便于日常管理和維護(hù)。

四、構(gòu)建國際學(xué)生檔案信息管理的作用

國際學(xué)生檔案信息管理在數(shù)字化校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，發(fā)揮了信息技術(shù)在管理、教學(xué)、科研以及日常生活中的作用；而國際學(xué)生檔案的建立為學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、科學(xué)管理、文化建設(shè)提供了較好的服務(wù)功能。

(一)憑證作用。憑證功能是國際學(xué)生檔案最重要的功能。國際學(xué)生國籍、年齡、性別等身份認(rèn)證、宗教信仰、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、成績查詢、學(xué)籍信息都可以在檔案中體現(xiàn)。教學(xué)和國際學(xué)生管理人員通過查詢國際學(xué)生檔案，可以有針對性地開展國際學(xué)生的教育管理工作。

(二)教學(xué)管理作用。首先體現(xiàn)在國際學(xué)生的生源質(zhì)量上。通過對入學(xué)測試和入學(xué)后一定時間學(xué)習(xí)成績的測定和統(tǒng)計，可以對招收國際學(xué)生工作提供參考數(shù)據(jù)。通過對國際學(xué)生的國籍、年齡、學(xué)習(xí)習(xí)慣等因素的考察，對國際學(xué)生班級劃分和教材選定給出意見。其次是教師的授課方式，通過對國際學(xué)生的個性特點和母語類型等因素的了解，開展因材施教的課堂教育。

(三)科研參考作用。通過對國際學(xué)生漢語學(xué)習(xí)，文化學(xué)習(xí)情況的統(tǒng)計分析，可作為對學(xué)校教育、教學(xué)、科研實踐工作的輔助參考；通過對國際學(xué)生國籍、專業(yè)、在校表現(xiàn)、離校去向等全方位的統(tǒng)計分析，探索國際學(xué)生專業(yè)設(shè)置、課程開設(shè)、實踐能力的研究。

(四)文化建設(shè)作用。檔案的文化建設(shè)功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，以檔案信息服務(wù)的方式，參與經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)活動，從而推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。增強(qiáng)檔案文化的國際交流功能，通過對國際學(xué)生檔案管理平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，為國際學(xué)生提供一個先進(jìn)的信息資源共享平臺，設(shè)立國際學(xué)生校友卡，促進(jìn)國際學(xué)生相互交流及校友會工作，更好地為其母語國提供人才資源信息。

(五)生活管理作用。國際學(xué)生生活管理方面，特別是住宿方面，要利用檔案信息記錄的飲食習(xí)慣、生活習(xí)慣和民族宗教等信息，對國際學(xué)生班級劃分、宿舍安排、組織活動等方面進(jìn)行對等管理。授課教師對國際學(xué)生宗教信仰信息的掌握，有助于教師提前分析國際學(xué)生的宗教行為，使其授課時不超出我國對來華人員的相關(guān)規(guī)定及尊重。

總之，國際學(xué)生檔案是高校檔案館藏的新型組成部分，加強(qiáng)高校國際學(xué)生檔案信息化管理，使國際學(xué)生檔案歸檔單位與檔案館形成一個有機(jī)整體，將國際學(xué)生電子檔案與校園網(wǎng)相連接，實現(xiàn)實時歸檔，提高國際學(xué)生檔案歸檔率。通過校園網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程傳遞、異地處理，使國際學(xué)生檔案查詢不再局限于檔案館室，突出以人為本的創(chuàng)新服務(wù)理念，使國際學(xué)生檔案最大程度地發(fā)揮應(yīng)有的價值和作用，為國際學(xué)生及社會機(jī)構(gòu)提供共享、快捷的服務(wù)。