我國城市圖書館年報制度建設現(xiàn)狀分析與策略研究*

何盼盼 陳 雅 ( 南京大學信息管理學院 江蘇 南京 210023 )

1 研究背景

在黨的十八屆三中全會上習近平主席明確指出：“國家治理體系和治理能力是一個國家制度和制度執(zhí)行能力的集中體現(xiàn)?！盵1]圖書館年度報告（以下簡稱年報）制度作為信息公示制度的一種，是現(xiàn)代圖書館制度的重要構成；同時作為處理國家、圖書館、社會、公民之間互動關系的完整架構與機制，亦是現(xiàn)代國家治理體系的重要組成部分。公共圖書館作為公共文化設施類型之一，建立年報制度是勢在必然?！吨腥A人民共和國公共文化服務保障法》第二十一條規(guī)定：“公共文化設施管理單位應當建立健全管理制度和服務規(guī)范，建立公共文化設施資產(chǎn)統(tǒng)計報告制度和公共文化服務開展情況的年報制度?！盵2]另有《中華人民共和國公共圖書館法》第四十二條規(guī)定公共圖書館應“定期公布服務開展情況”[3]，間接規(guī)定了建立圖書館年度報告制度，因為圖書館年報是“定期公告”的重要載體和表現(xiàn)形式。圖書館年報是指回顧和總結圖書館管理和業(yè)務在基礎業(yè)務工作、資源建設、讀者服務、活動開展等方面情況，匯集了圖書館在一年內(nèi)的重要實事和各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)[4]。

法制環(huán)境下，圖書館管理及服務在完善機制體系、業(yè)務程序、提高服務效能等方面遇到的新情況、新問題使得年報制度的建立具有重要的實踐作用。首先，年報制度將年報內(nèi)容及編制程序標準化、規(guī)范化，這既是對圖書館的外在約束，又是圖書館內(nèi)在的自我規(guī)范。其次，基于標準化流程管理的年報制度滿足了圖書館標準化管理的要求，為圖書館評估定級及服務質(zhì)量的提高提供了依據(jù)，更為普及推廣圖書館領域創(chuàng)新發(fā)展成果、實現(xiàn)事業(yè)長遠發(fā)展提供了保障。再次，作為公共文化設施單位的圖書館推動信息公開，不僅保障了用戶的信息知情權，更提高了服務質(zhì)量和層次，是圖書館樹立外部形象、密切社會聯(lián)系、提升社會影響力的重要手段。最后，年報高度總結館內(nèi)年度各項服務資料，內(nèi)容詳實豐富，數(shù)據(jù)真實可信，能夠反映年度整體工作情況，集中表達和強化圖書館文化價值和事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力，更在一定程度上為國家公共文化服務事業(yè)的規(guī)劃提供了一種既具分析性又具操作性的借鑒，有助于確立、展示與體驗公共文化事業(yè)獨特性和競爭優(yōu)勢的功能，也有助于恢復公共文化空間活力、塑造公平民主的文化環(huán)境以及培育公共文化認同[5]。

城市圖書館在公共圖書館事業(yè)發(fā)展中起引領作用，而建立城市圖書館年報制度推動了圖書館管理與服務的法制化、標準化、規(guī)范化建設。本文首先回顧城市圖書館的概念以及其在公共圖書館事業(yè)發(fā)展中的引領作用，隨后采用文獻分析法、網(wǎng)絡調(diào)研法、實地考察等方法對全國省、市圖書館年報制度建設發(fā)展現(xiàn)狀進行分析，并就年報制度及年報編制情況提出建議，以為后期圖書館年報制度建設提供理論指導和實踐經(jīng)驗。

2 城市圖書館年報發(fā)展概述

2.1 城市圖書館概念

一般來說，“城市圖書館是由城市政府部門設立的公共圖書館。在地域概念上，城市圖書館可以包括人口在10萬以上的小城市，也可以包括人口在1 000萬以上的大城市。在行業(yè)層面，圖書館涵蓋城市所屬的市、區(qū)、街道、社區(qū)等各級公共圖書館，也可以包括位于城市行政區(qū)劃范圍內(nèi)的各類型圖書館”[6]。

伴隨著十九大的召開和《中華共和國公共圖書館法》的頒布實施，我國公共圖書館事業(yè)進入了新一輪發(fā)展期。城市圖書館逐步在公共圖書館行業(yè)中發(fā)揮引領機制作用。城市圖書館應是結構有序、高效的圖書館服務體系，以圖書館群整體形態(tài)成為城市的有機組成部分，以總分館制、圖書館聯(lián)盟、圖書館集群網(wǎng)絡等多樣方式讓更多市民享有圖書館服務[7]。廣州圖書館館長方家忠認為，城市圖書館以“服務效能”為引領核心，以“信息公開”為起點，一方面發(fā)現(xiàn)標桿圖書館并推動交流推廣，另一方面以城市圖書館年報形式發(fā)揮整體引領作用，并與社會建立良性互動[8]。故城市圖書館應積極承擔使命，繼續(xù)推進標準化、均等化，建立健全法人治理結構，推進總分館制、法治建設等重點任務，充分發(fā)揮其在創(chuàng)新服務、引領閱讀、加強合作等優(yōu)勢領域中的示范作用。

2.2 相關研究

關于圖書館年報的研究成果可分為兩個階段。第一階段主要探討如下內(nèi)容：（1）圖書館年報制度的理論探討，如分析建立年報制度的必要性和影響[9]；（2）對國外公共圖書館年報編制情況的經(jīng)驗介紹[10-11]；（3）對已有年報的圖書館的實踐總結和思考[4，12]。該階段研究缺乏對當前圖書館年報制度建立及編制現(xiàn)狀的調(diào)查和研究，也缺乏對具體年報制度實施操作層面的思考。

第二階段則是2018年6月1日中國圖書館學會召開的“城市圖書館年報制度”學術會議的研究成果[13]。會上，廣州圖書館館長方家忠發(fā)布了《中國城市圖書館2017年度報告》（以下簡稱《報告》）和《公共圖書館年度報告編制指南（建議稿）》（以下簡稱《指南》），并分析修改稿編制背景、意義以及存在的不足。中山大學資訊管理學院肖鵬副研究員分析了《報告》的特點，并指出了年報編制過程中存在的問題，他認為作為促進城市圖書館信息公開共享的重要工具，以研究為手段，希望通過科學化、規(guī)范化的方式，促進圖書館之間的交流，發(fā)現(xiàn)圖書館最佳實踐，以達到各級各類圖書館共同提升和發(fā)展的目的。隨后還詳細報告了《指南》的起草思路，并圍繞年報總則、制度建設、內(nèi)容形式和其他共35項細目，詳細闡述了起草《指南》所遵循的七大原則，指出《指南》的最終目的是指導公共圖書館建立完善的年報制度，全面發(fā)揮保存資料、輔助管理和宣傳推廣的功能，并規(guī)范公共圖書館的信息公開行為。中山大學資訊管理學院唐瓊副教授認為圖書館年度報告承載了圖書館各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計的功能，是反映圖書館業(yè)務工作和發(fā)展歷程的重要史料。她結合實證研究數(shù)據(jù)，系統(tǒng)梳理了我國圖書館信息公開及年報編撰的現(xiàn)狀、特征，通過介紹國外公共圖書館優(yōu)秀年報案例經(jīng)驗，針對我國圖書館年報編撰目前存在諸多問題，提出了建議。

3 我國城市圖書館年報制度建設現(xiàn)狀分析

為全面了解和把握我國城市圖書館年報制度建設現(xiàn)狀，筆者對全國省、市的圖書館進行了問卷調(diào)查。調(diào)查時間在2018年4月1日至4月30日，問卷內(nèi)容主要包括以下內(nèi)容：本館是否建立年報制度，或建立年報編制工作規(guī)范；若未建立年報制度，那是否編寫發(fā)布年報，計劃在何時完成年報制度的構建。若已建立年報制度，則對以下問題進行調(diào)查：年報制度編制體系，年報編制流程，年報編寫組織，年報框架及內(nèi)容結構，評估及監(jiān)督機制。除以上問題外，問卷內(nèi)容還包括建立圖書館年報制度及編寫年報過程中面臨的困難以及相關意見和建議。

調(diào)查回收的16個城市圖書館均于2013年編寫發(fā)布年報，而建立年報制度工作規(guī)范的圖書館是深圳圖書館和廣州圖書館；多數(shù)城市圖書館發(fā)布了2013—2016年的年報，具有連續(xù)性、長期性和穩(wěn)定性的特點，只有國家圖書館、廣州圖書館、深圳圖書館發(fā)布了2017年報，目前完成情況具體如表1所示。

表1 城市圖書館年報報送審核及發(fā)布完成情況

3.1 編制流程

年報制度建設流程是管理過程的行動階段，城市圖書館年報制度建設過程可細分為計劃階段、實施運作階段、評估與考核階段。計劃階段，以思維活動為中心，由少數(shù)具有統(tǒng)籌部署和分析能力的人員參與，確立實施機構、主要負責人、職責與分工、編寫大綱等方面內(nèi)容，使年報制度建設工作最大限度地具體化，其中成立年報編制小組為主要負責部門。實施階段，以操作活動為中心，是由圖書館全體成員參與的，需將編制工作納入常態(tài)化工作體系中，將年報編制總體目標進行職責分解到短期工作中，具體融入到館員日常工作中及工作分工中。年報編制小組辦公室負責組織、協(xié)調(diào)各部門信息工作，并對各部門報送的信息進行匯總和審核，組織整理、編發(fā)和存檔，對全館信息工作進行評估、通報、考核和表彰。年報編制過程中可能會遇到與編制大綱發(fā)生沖突的地方，屆時就需要年報編制小組辦公室定期對年報編制情況進行總結調(diào)整，并向辦公室作進展情況報告，匯報編制工作中遇到的困難及解決策略。評估與考核階段，是年報的成果消化階段，圖書館辦公室負責對編制工作及編制人的評估考核，才能不斷調(diào)整年報制度以使其適應館內(nèi)工作目標，其主要流程如圖1 所示。

在年報編制過程中，圖書館必須遵循真實性原則，堅持嚴格按照相關標準和具體規(guī)定（包括格式、事項等）填寫，于規(guī)定時間內(nèi)向文化廳、文化和旅游部等相關主管部門報送上一年度年報[14]。其必須按時報送年報，不允許拖延。

3.2 編制結構

圖1 城市圖書館年報編制流程

城市圖書館在搜集、整理、編寫年報資料時，本著存真求實，盡量做到分類科學、資料詳實、內(nèi)容全面、表述準確，以全面反映圖書館在文獻資源、讀者服務、館員風貌等方面的基本情況和發(fā)展歷程。通過對16個城市圖書館年報內(nèi)容的分析，筆者發(fā)現(xiàn)天津圖書館、安徽省圖書館、合肥圖書館等城市圖書館的年報存在著內(nèi)容不全面、編制結構每年都有所調(diào)整的現(xiàn)象，故筆者選取在年報編制上具有代表性的8個城市圖書館，對其年報內(nèi)容結構進行分析研究，發(fā)現(xiàn)年報總體上包括8個方面內(nèi)容（見下頁表2）：（1）目錄：年報的框架，便于快速查閱所需信息。（2）工作要點：依據(jù)本館工作思路，加強重點領域建設基礎建設，明確未來發(fā)展目標和工作原則、重點任務、改革舉措，為本館的科學發(fā)展奠定思想、規(guī)劃和管理基礎。（3）工作總結（年度概覽）：圍繞本館總體發(fā)展目標，全面總結年度各項工作任務，包括對重要服務及統(tǒng)計數(shù)據(jù)的概述。（4）大事記：簡述上一年度本館各月重大事件，包括時間、地點、內(nèi)容等方面，具有記錄性和宣傳性。（5）組織機構與人員：分析機構設置與人員構成，包括領導班子成員、黨工團組織、組織架構、人員統(tǒng)計與分析。（6）業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)：對年度圖書館的管理、服務、用戶等各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計，如館藏量、用戶借閱量、用戶訪問量等與用戶相關的服務數(shù)據(jù)。（7）服務項目：概述上一年度圖書館開展的基本服務、重要服務和延伸服務。（8）學術成果與媒體報道：以報紙、電視、微信、微博等方式將館內(nèi)重大事件、影響、服務效益、學術成果及獲獎情況在盡可能短的時間內(nèi)傳遞給用戶讀者。

表2 城市圖書館最新發(fā)布的年報內(nèi)容結構一覽表

年報內(nèi)容中一個重要部分就是重視對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，對館舍面積與閱覽室，服務人口，注冊讀者數(shù)，文獻外借量，數(shù)字資源利用量，用戶活動次數(shù)，參加活動人次，信息咨詢服務量，網(wǎng)站、微信、微博及其他宣傳途徑的服務指標等分條目進行揭示，并公開各項條目數(shù)據(jù)明細。其中財務信息包括實體文獻購置費、數(shù)字文獻購置費、服務收入等；資產(chǎn)包括圖書館現(xiàn)有硬件、館藏配置等；文獻信息資源包括實體文獻館藏量、年新增實體文獻館藏量、數(shù)字文獻館藏量、年新增數(shù)字文獻館藏量；設施設備包括建筑面積、分館數(shù)量、自助圖書館數(shù)量、計算機配置數(shù)量；工作人員包括工作人員數(shù)量、專業(yè)技術人員數(shù)量、志愿者數(shù)量與服務時長。

各館因?qū)嶋H業(yè)務和服務內(nèi)容的側重點不同，內(nèi)容結構存在一定差異，國家圖書館詳細列舉基礎業(yè)務工作、服務工作、數(shù)字圖書館建設、重點文化工程、文獻整理與開發(fā)等方面，實則可將以上內(nèi)容歸入服務項目內(nèi)。廈門圖書館將文獻外借冊次、讀者咨詢情況、讀者活動統(tǒng)計分門別類，實則可將其歸入到基本業(yè)務數(shù)據(jù)或服務效益大類中。南京圖書館內(nèi)容框架為思想建設、讀者服務、交流合作、學術研究、資源開發(fā)、文獻保護、業(yè)務培訓、內(nèi)部管理、館中館建設、惠民舉措、借閱結構調(diào)整，突出“館中館”建設及文獻保護部分，但服務數(shù)據(jù)包含在各部分內(nèi)容中，并未單獨列出。在業(yè)務進展的分析中，對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑各館并不一致，并未闡述各項指標的定義方式與統(tǒng)計方式，數(shù)據(jù)統(tǒng)計多以表面數(shù)據(jù)的簡單展示為主，欠缺對圖書館各數(shù)據(jù)之間的相關性、館藏利用等方面潛藏的有價值內(nèi)容的分析，缺少以數(shù)據(jù)列表、逐年對比等形式對數(shù)據(jù)展開分析。

在效果呈現(xiàn)方面，多數(shù)城市圖書館做到了圖文并茂，必要的館舍、服務和活動以圖片輔助說明，從而生動形象地向讀者呈現(xiàn)了本館總體情況，然而浦東圖書館年報以excel表格呈現(xiàn)，內(nèi)容可讀性不強，表中內(nèi)容僅僅是對數(shù)據(jù)的簡單呈現(xiàn)，并未做到圖文并茂；首都圖書館年報，黑體字和表格占滿整個篇幅，全篇不具美感，內(nèi)容形式缺乏吸引力。添加目錄索引能夠方便網(wǎng)站用戶快速查找年報，然而多數(shù)城市圖書館并未添加，導致用戶查找比較麻煩，如南京圖書館。

4 我國城市圖書館年報制度建設策略分析

目前我國城市圖書館年報制度處于探索和實踐階段，在年報編制過程中，出現(xiàn)的制度設計不完善、內(nèi)容缺乏吸引力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一致、編制缺乏及時性等諸多問題，可從以下方面提出策略聚力突破。

4.1 制度設計

在我國，盡管《中華人民共和國公共文化服務保障法》和《中華人民共和國公共圖書館法》對圖書館年報有所提及，但并沒有具體的法律法規(guī)對圖書館年報制度進行明確規(guī)定，為此需要建立一整套的制度體系來確保運作程序的公開透明化，保證各環(huán)節(jié)工作有序開展。首先，作為國家聯(lián)系圖書館的重要橋梁和紐帶，中國圖書館學會應督促建立完善的、操作可行的規(guī)章制度，推動《公共圖書館年度報告編制指南（建議稿）》的完善實施以及《業(yè)務統(tǒng)計工作規(guī)章》的制定，包括編制原則、內(nèi)容結構、編制組織及流程、職責與分工、評估與考核、年報公開方式及發(fā)布時間、監(jiān)督主體等方面，各省級圖書館也應結合本館實際編制符合本館特色的年報編制規(guī)范。

其次，年報制度建設是項長期、系統(tǒng)的工程，需要足夠的資金來支持年報編制工作。建立資金保障機制，明確規(guī)定圖書館建立年報制度的責任、具體撥款數(shù)量、資源來源、社會與個人捐助細目、資金的分配與監(jiān)督機構、資金的管理等內(nèi)容。圖書館可采取專項基金的方式進行資金支持，以激勵和督促各館年報編制工作。圖書館屬于公共文化空間，應放開和拓寬捐贈渠道，加大對對圖書館及年報制度的宣傳力度，用以贏得社會各界對圖書館工作和年報制度的理解和支持，廣泛吸收社會資金贊助。

再次，將圖書館各項信息搜集與規(guī)范納入常態(tài)化工作體系，形成周報、季報、年報三級編撰制度，多角度、分層次、各有側重地全方位收集、整理和發(fā)布業(yè)務信息和業(yè)務數(shù)據(jù)，既減輕了圖書館年報編制中的工作量，又為自身持續(xù)性開展業(yè)務研究、推進重大工作項目服務提供了支撐。

最后，宣傳與推廣機制也是推動年報制度建設的關鍵因素，圖書館須每年按期報送上一年度年報并發(fā)布年報，有條件的城市圖書館，應當印刷并發(fā)布紙質(zhì)版的年報；鼓勵各館以新穎、有趣、易懂的方式，靈活地運用不同渠道向社會公眾介紹年報的核心內(nèi)容。例如利用微信、微博等用戶接觸率較高的移動平臺、媒體單位向公眾宣傳。

4.2 用戶感受

圖書館年報是一種影響社會公眾、展示圖書館形象、識別圖書館品牌的有效工具，主要目的是加強圖書館與上級部門、社會公眾之間的溝通聯(lián)系。要想讓用戶感受到年報的價值，應以目標用戶感受為中心。年報設計應以穩(wěn)健連貫的風格突出主題，往往要十分注重材質(zhì)和印刷的工藝，從而展現(xiàn)一個鮮明的形象，使用戶更容易理解本館服務的重點和特色。年報中引用的數(shù)字應采用阿拉伯數(shù)字，各項數(shù)字或指標的計量方式、計量單位應符合行業(yè)標準與國家有關規(guī)定；采用第三人稱寫法，文風嚴謹簡明，語義確切明朗、行文通俗流暢，符合現(xiàn)代漢語規(guī)范；編制年報盡可能圖文并茂，多采用柱狀圖、餅狀圖等統(tǒng)計圖表，以必要的館舍、服務和活動圖片輔助說明，提高可讀性。在進行客觀數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，應在統(tǒng)計表中增加歷年數(shù)據(jù)及同比增長率，使統(tǒng)計表充分體現(xiàn)各年圖書館發(fā)展建設情況。由于年報面向的受眾群體在不斷擴大，年報的設計標準也應變得更加開放，打破老套固定的設計理念。

年報內(nèi)容不完全依據(jù)年度總結、大事記、業(yè)務數(shù)據(jù)、工作要點等框架，部分城市圖書館應根據(jù)實際情況調(diào)整年報內(nèi)容，闡述媒體報道、獲獎情況、學術研究、國內(nèi)外交

流、志愿工作、社會力量參與捐贈情況、服務群體未來發(fā)展戰(zhàn)略等，使得其覆蓋面更加廣泛。杭州圖書館在年報中增加了“服務績效（評估）”，用以對部門工作、服務內(nèi)容、資源情況進行評估。南京圖書館在年報編制內(nèi)容中可突出“古籍”部分，深圳圖書館以專題形式重點介紹總分館制建設。年報內(nèi)容可詳細列舉捐助人及捐助金額，以此肯定和感謝捐助者，并吸引更多的社會團體、個人和企業(yè)進行投資[11]。針對年報多以數(shù)據(jù)展示為主、欠缺分析的現(xiàn)象，圖書館可利用工具實現(xiàn)統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)挖掘，利用圖書館的各行為之間的相關性、館藏利用分析、跨學科比較研究等方面潛藏在年報的表面數(shù)據(jù)去探索挖掘隱藏在其中的有價值的內(nèi)容，以此來指導圖書館決策服務[13]。也可采用廣州圖書館對服務效益、經(jīng)費投入、建筑面積、文獻信息資源、工作人員的相關概念進行闡釋的經(jīng)驗，并采用《公共圖書館建設標準》《公共圖書館服務規(guī)范》等國家標準、規(guī)范為依據(jù)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

4.3 監(jiān)督評估

城市圖書館從本質(zhì)上來講是由政府資助的公益性文化服務設施單位，故建立健全年報編制工作目標監(jiān)督評估體系，將工作實績作為檢驗各部門和館員業(yè)務水平和工作能力的重要標志，形成分工明確、責任分明、績效考核的工作機制，有利于激發(fā)館員的工作能動性，推動年報編制工作實現(xiàn)新的飛躍。

一是要跟蹤回訪。年報報送后，應及時對領導批閱情況進行回訪，第一時間收集反饋相關意見，并對意見建議進行歸納分類，結合實際情況制定符合實際的具體方案，并及時落實意見報告相關領導，爭取支持，提高執(zhí)行力。

二是建立監(jiān)控支撐系統(tǒng)，辦公室負責人需要足夠的監(jiān)控信息并對信息的可靠性和一致性進行核實；辦公室要考察年報編制程序及內(nèi)容是否按照大綱執(zhí)行。確立中期匯報及檢查機制，及時對周期內(nèi)編制情況如存在的問題、意外時間或有待完善的信息等方面進行總結調(diào)整并向公眾進行公開，同時發(fā)布下一年度預防工作計劃和工作要點，將領導批示決策情況和年報提出的預防對策分解到各成員單位的具體工作任務中去[23]，加強督導檢查，定期通報成果轉(zhuǎn)化情況，并主動聯(lián)系相關部門，采取多種方式抓好落實，確保領導決策轉(zhuǎn)化為實際行動。

三是成效評估。在轉(zhuǎn)化為具體工作后，應注重對成果轉(zhuǎn)化實際成效的評估。評估體系建設應由政府部門評價、專家學者評價與公眾評價相組成[24]。政府部門在成立評估小組時，采用定期與不定期評價相結合的方式，對年報內(nèi)容和編制工作開展定性和定量考評，堅持邊評估邊總結、邊修改邊完善，不斷優(yōu)化年報編制工作流程和方法，并及時公布考評結果和進展情況。此外也應將民眾滿意度引入評估流程，調(diào)動社會力量的參與積極性，形成圖書館與社會、公民的友好互動網(wǎng)絡，以讀者座談、館長信箱、社交網(wǎng)絡平臺、主管部門匯報等方式將年報編制進展定期公布，同時城市圖書館應設計監(jiān)督投訴程序和采取補償獎勵措施，為讀者監(jiān)督提供無障礙反饋渠道，以鼓勵和引導社會各界建言獻策，指出不足和差距[25]。

5 結 語

《中華人民共和國公共文化服務保障法》和《中華人民共和國公共圖書館法》的施行，給圖書館提出了年報制度的法定任務，并對城市圖書館的管理與服務提出了更高的要求。作為信息公示制度的一種，其已成為圖書館事業(yè)的基礎性、規(guī)范性要求。目前我國城市圖書館年報制度建設仍處于摸索實驗階段，城市圖書館在面對這一新制度時，應進一步加強交流、集思廣益，激發(fā)學術和實踐創(chuàng)新，從而為新一輪發(fā)展機遇期下圖書館管理及服務在完善機制體系、業(yè)務程序、提高服務效能等方面的建設起到基礎支撐作用。