信息化時代醫(yī)院檔案管理工作改進思路探討

許磊

（焦作市中醫(yī)院，河南 焦作 454000）

一、醫(yī)院檔案信息化建設中的問題分析

（一）標準體系建設滯后

由于醫(yī)院檔案的內容較為繁雜、載體多樣、管理復雜，醫(yī)院檔案的信息化建設也面臨著諸多難題。目前醫(yī)院檔案信息化建設的統(tǒng)一規(guī)劃還較為缺乏，信息化建設的標準體系還較為滯后。各家醫(yī)院檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)多種多樣，各種系統(tǒng)及模塊之間兼容性較低。而在醫(yī)院內部，往往是不同部門各自管理著較為獨立的系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、財務檔案管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務系統(tǒng)。各部門之間的檔案信息資源相對成為獨立的“孤島”，檔案信息資源不能實現(xiàn)有效共享。

（二）檔案信息化管理意識淡薄

由于職能部門分工細化，醫(yī)院信息化系統(tǒng)形成的電子文件往往產(chǎn)生于多個職能部門的日常工作，由各科室分散管理，工作人員檔案管理意識淡薄，未樹立檔案就是資源、信息就是資產(chǎn)的觀念，對電子文件和信息，沒能從檔案的角度對他們進行科學的“收、管、用”。有的只注重了紙質檔案，忽略了電子文件，造成了電子檔案的流失。也有的單純以為把檔案目錄輸入電腦，提供簡單的查詢和利用就實現(xiàn)了檔案信息化管理，還有的認為保管好傳統(tǒng)檔案就可以了，不愿意投入精力進行數(shù)字化信息處理，這些均成為制約醫(yī)院檔案信息化建設的重要因素。

（三）檔案信息化建設匹配設施不夠，同時缺乏具有檔案與計算機知識的復合型人才

電子檔案產(chǎn)生部門設備簡單，沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設備，無法實現(xiàn)電子與紙質檔案雙軌存檔。同時，檔案部門工作人員年齡結構層次偏大，知識結構較為陳舊，缺乏既具有計算機知識又具有檔案知識的復合型人才。

（四）電子檔案歸檔管理模式有待改進

各職能部門對電子檔案的歸檔管理還沒有完善的標準。未明確電子文件的歸檔范圍，分類方法、整理規(guī)則等細則，導致醫(yī)院部分珍貴電子檔案遺失和破壞，給正常工作帶來許多重復和浪費，影響了醫(yī)院檔案信息化建設的正常發(fā)展。

二、適應信息化要求的醫(yī)院檔案管理工作改進思路

結合以上對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，借鑒改變文件歸檔模式。傳統(tǒng)的成本降低，實現(xiàn)永久存儲和保護檔案資源，信息技術在檔案電子掃描和數(shù)字轉換的應用，電子文件的存儲和保護進行數(shù)字化存儲和信息化檢索，節(jié)省了空間降低了成本，提高了效率。利用計算機和網(wǎng)絡通過信息系統(tǒng)，可以快速獲取檔案信息的完整內容，方便、安全，效率高，范圍廣泛，不受時間和空間的限制，最大限度地利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源的共享，實現(xiàn)檔案資源的快捷使用和安全利用。

（一）建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng).檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)嘲。將這個信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多地綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。因此，醫(yī)院在進行信息化建設的過程中，要把醫(yī)院檔案管理標準化、電子化、現(xiàn)代化建設納入建設范疇，同步規(guī)劃，同時建設。醫(yī)院要高度重視信息技術的規(guī)范化，大力扶植相關理論的研究，如檔案信息開發(fā)，檔案數(shù)據(jù)結構、檔案數(shù)據(jù)庫等，積極推進檔案部門計算機管理和網(wǎng)絡化建設，為實現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造條件：要努力提高檔案人員素質，拓寬知識面，優(yōu)化知識結構，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實基礎。

（二）加強醫(yī)院各相關部門的協(xié)調與資源整合

目前，醫(yī)院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級以上綜合醫(yī)院必備職能科室，負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理；綜合檔案室是二級以上綜合醫(yī)院的獨立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導、檢查。信息科、綜合檔案室在Et常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計和提供信息使用服務.兩個部門之間缺乏必要的協(xié)調。重復勞動現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財力的浪費。很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。醫(yī)院檔案資源豐富，門類復雜，既有相對獨立的病歷檔案，又有門類復雜的人事、會計、科技、器械、文書等綜合檔案。這些檔案在形成和使用等環(huán)節(jié)上分屬于醫(yī)務、人事、財務、設備等不同的部門。有效整合相對復雜的各類檔案資源.是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程中不得不面臨的實際問題。實現(xiàn)這些檔案資源的整合需要醫(yī)院各相關部門加強協(xié)調.密切配合；需要醫(yī)院在進行信息化建設過程中統(tǒng)籌考慮。避免重復建設。

（三）面向臨床，注重信息化檔案資源的開發(fā)利用

檔案的價值最重要的體現(xiàn)在它的開發(fā)利用方面，作為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，最重要的要體現(xiàn)在它為臨床服務的廣度和深度上。醫(yī)院檔案管理工作要適應信息化發(fā)展的要求，必須牢固樹立以臨床工作為中心的意識，緊緊圍繞臨床工作需求來設計、開發(fā)和利用信息化檔案資源。首先，在醫(yī)院信息系統(tǒng)設計開發(fā)環(huán)節(jié)，要充分調查臨床醫(yī)護人員的實際需求，適應臨床一線工作面廣、量大的特點，開發(fā)適應臨床特點要求的高效、簡便、實用的產(chǎn)品。衛(wèi)生行政部門要不斷加快醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革步伐，加大工作力度，做好頂層設計，早日完成包括以電子病歷為核心的醫(yī)院管理系統(tǒng)在內的全國衛(wèi)生信息系統(tǒng)的標準化建設。在開發(fā)利用環(huán)節(jié)，醫(yī)院要充分適應信息化發(fā)展的要求，加大人、財、物資源的投入，建設高標準的電子化閱覽室，加強臨床科室信息化建設所需軟、硬件建設，盡可能為開發(fā)利用信息化檔案資源創(chuàng)造必要的條件。相關職能部門要充分征求臨床一線人員在使用信息化檔案資源中的意見和建議，不斷改進使用過程中存在的問題，充分發(fā)揮好管理職能。