檔案管理發(fā)展趨勢(shì)分析

張敬博

（黑河海關(guān)，黑龍江 黑河 164300）

隨著辦公自動(dòng)化和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，越來(lái)越多的單位已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常檔案管理。檔案計(jì)算機(jī)化不同部分的檔案工作，整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施，有必要利用跨學(xué)科知識(shí)，多部門(mén)互動(dòng)的功能，多環(huán)節(jié)龐大系統(tǒng)工程，兼顧檔案的真實(shí)情況，管理現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，檔案信息資源相互轉(zhuǎn)換的服務(wù)功能。

一、檔案管理信息化的概述

所謂的檔案信息是在現(xiàn)代信息技術(shù)綜合管理活動(dòng)的檔案管理服務(wù)中統(tǒng)一規(guī)劃和組織，提供，管理和利用 檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最后共享檔案信息資源。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

關(guān)于檔案管理的信息是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的綜合應(yīng)用，作為統(tǒng)一規(guī)劃和組織國(guó)家檔案管理部門(mén)的一部分，和檔案信息資源的管理，以展示其使用中的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。與傳統(tǒng)檔案管理相比，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：首先，傳統(tǒng)的記錄管理包括對(duì)紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，排序和歸檔。檔案信息基本上是通過(guò)諸如硬盤(pán)和CD-ROM之類(lèi)的存儲(chǔ)介質(zhì)產(chǎn)生的，這些存儲(chǔ)介質(zhì)體積小且尺寸大，僅需要少量特殊設(shè)備。檔案信息的空間效益是顯而易見(jiàn)的;其次，在傳統(tǒng)檔案管理的背景下，有必要每年對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，分類(lèi)和整理。檔案的信息化管理是根據(jù)研究和利用的原因，防止文件和保證率泄漏的電子文件，定期或隨時(shí)存檔，并把它們歸類(lèi)存檔和完整性，以及更加容易，快速和及時(shí)地改進(jìn)檔案管理的維護(hù);最后，在傳統(tǒng)檔案管理的背景下，檔案的搜索和檢索必須手工完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，這對(duì)檔案的管理和利用帶來(lái)許多不利因素。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化檔案管理之后，可以將主題與電子文件同時(shí)編入索引，并且可以開(kāi)發(fā)多維和完整的搜索工具使搜索更容易和更快速。

三、檔案管理信息化是保管保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求

信息資源檔案可以保護(hù)檔案原件的數(shù)字化，延長(zhǎng)檔案原件的存放期，減少檔案原件丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)，檔案原件，通過(guò)信息丟失的恢復(fù)過(guò)程，其數(shù)字拷貝也有原件補(bǔ)償，結(jié)果可以解決紙張老化，這種使用原因的脆弱性要求不便的問(wèn)題。同時(shí)，檔案信息資源的多樣化可以?xún)?yōu)化存儲(chǔ)，進(jìn)一步改變存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)，節(jié)省存儲(chǔ)空間，以及存儲(chǔ)信息量的增長(zhǎng)。使用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，尤其是磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決在歸檔中存儲(chǔ)信息的問(wèn)題。使用大容量存儲(chǔ)介質(zhì)不僅方便了管理人員的工作，還提高了檔案的效率。

四、推動(dòng)檔案管理信息化的措施

（一）培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期，全面和具體的工作 實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)并不是檔案館的獨(dú)特工作; 它需要所有檔案工作者的積極參與和合作。因此，提高檔案團(tuán)隊(duì)的IT技能現(xiàn)在成為檔案服務(wù)質(zhì)量教育的首要任務(wù)。與其他部門(mén)相比，檔案工作非常具有政治和專(zhuān)業(yè)性。提高思想政治素質(zhì)，保護(hù)檔案，不泄露檔案內(nèi)容等，這些是提高檔案管理員信息質(zhì)量和信息技能的基礎(chǔ)工作。

專(zhuān)業(yè)人才是信息化建設(shè)成功的基礎(chǔ)。重點(diǎn)關(guān)注IT員工的培訓(xùn)，并根據(jù)檔案信息建設(shè)的需要?jiǎng)?chuàng)建人才團(tuán)隊(duì)。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文件處理的整合，電子檔案保存技術(shù)和開(kāi)發(fā)形式的多樣化，電子檔案的管理非常不同于紙質(zhì)檔案，這對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。檔案信息領(lǐng)域人員情況嚴(yán)重，人力資源短缺嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。只有妥善解決人事問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)才能朝著正確的方向發(fā)展，才能滿(mǎn)足檔案的社會(huì)發(fā)展需求。迫切需要加強(qiáng)以人為本的人才隊(duì)伍建設(shè)。

（二）配備統(tǒng)一、專(zhuān)業(yè)的軟硬件設(shè)備

不同部門(mén)的單位，信息化手段缺乏協(xié)調(diào)，設(shè)備不統(tǒng)一，導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)不兼容，讓信息化過(guò)程的檔案管理設(shè)置了障礙，因此，我們必須配備統(tǒng)一，專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專(zhuān)業(yè)的統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，使用這些設(shè)備用于自動(dòng)字符識(shí)別，自動(dòng)翻頁(yè)和搜索文本，自動(dòng)，內(nèi)存自動(dòng)加載，自動(dòng)歸檔和查找文檔，自動(dòng)索引集成管理等。

檔案信息化建設(shè)綜合方案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息化檔案包含所有硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)的檔案，首先，使用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，電子計(jì)算機(jī)，檔案計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用各種程度的信息技術(shù)應(yīng)用 視頻文件和其他傳統(tǒng)的中型文檔和檔案檔案;電子保存和使用計(jì)算機(jī)的檔案，收集，樣本工作，搜索工具的匯編，演示文稿的內(nèi)容和人員目錄，也可用于管理存儲(chǔ)庫(kù)存檔，逐步提高信息化水平。其次，需要?jiǎng)?chuàng)建和改進(jìn)本地網(wǎng)絡(luò)。數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)上的各種工作場(chǎng)所，加強(qiáng)檔案的使用，以實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

（三）檔案管理科學(xué)化

檔案管理的基本性質(zhì)和主要功能是行政，官方和政治工作。檔案管理工作不會(huì)產(chǎn)生物質(zhì)福利，檔案館通常不會(huì)由檔案機(jī)構(gòu)和檔案館組建或使用，專(zhuān)門(mén)管理各部門(mén)產(chǎn)生的歷史檔案，從而進(jìn)行行政工作。但檔案系統(tǒng)并非孤立，而是所有社會(huì)管理系統(tǒng)的組成部分。為社會(huì)實(shí)踐提供檔案信息是檔案管理的一個(gè)特征，它與其他特征不同。雖然檔案部門(mén)也研究檔案并參與此類(lèi)活動(dòng)，但其目的是更好地適應(yīng)社會(huì)需求。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作應(yīng)服務(wù)于某些經(jīng)濟(jì)，政治和文化原則，否則就不會(huì)存在，也不會(huì)難以發(fā)展。促進(jìn)使用是檔案管理活動(dòng)的最終目標(biāo)，也是測(cè)試檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

以前的檔案管理檔案在紙上或機(jī)器上閱讀對(duì)象主要內(nèi)容的形式，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，電子文檔在檔案文件的收集，處理篩選和各個(gè)層面，將環(huán)境和信息化的檔案文件的物理形式達(dá)到檔案目標(biāo)，轉(zhuǎn)變網(wǎng)站和數(shù)字檔案，建立有效的管理，使用檔案檔案和工作。文件信息學(xué)的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息構(gòu)建的所有方面，包括電子文檔和數(shù)字檔案管理。

在數(shù)字環(huán)境中的文件工作的主要目的仍然是為了最大限度地提高社會(huì)對(duì)儲(chǔ)存和使用檔案和信息，它旨在確保最大限度地利用現(xiàn)代技術(shù)手段，如數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作的主要目標(biāo)需求。信息檔案應(yīng)著眼于整個(gè)信息管理系統(tǒng)自動(dòng)化建設(shè)，制定歸檔文件相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，分配控制應(yīng)用系統(tǒng)中，各級(jí)的長(zhǎng)度和寬度必須達(dá)到一定的水平，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的信息以在集成系統(tǒng)效益整體提高起到。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案檔案以工作信息化為目的的信息網(wǎng)絡(luò)工具，這是傳統(tǒng)檔案在商業(yè)環(huán)境網(wǎng)絡(luò)中的結(jié)合;信息化，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的保護(hù)。因此，我們應(yīng)該通過(guò)檔案信息化的發(fā)展，配備專(zhuān)業(yè)設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范等措施來(lái)促進(jìn)檔案信息管理。