檔案管理發展趨勢分析

張敬博

（黑河海關，黑龍江 黑河 164300）

隨著辦公自動化和互聯網的快速發展，信息化建設在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，越來越多的單位已經開始使用計算機進行日常檔案管理。檔案計算機化不同部分的檔案工作，整個系統的實施，有必要利用跨學科知識，多部門互動的功能，多環節龐大系統工程，兼顧檔案的真實情況，管理現代信息技術的綜合應用，檔案信息資源相互轉換的服務功能。

一、檔案管理信息化的概述

所謂的檔案信息是在現代信息技術綜合管理活動的檔案管理服務中統一規劃和組織，提供，管理和利用 檔案信息服務，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最后共享檔案信息資源。

二、檔案信息化管理的優勢

關于檔案管理的信息是現代信息技術在檔案管理活動中的綜合應用，作為統一規劃和組織國家檔案管理部門的一部分，和檔案信息資源的管理，以展示其使用中的社會價值和經濟效益。與傳統檔案管理相比，其優勢主要體現在以下三點：首先，傳統的記錄管理包括對紙質數據進行分類，排序和歸檔。檔案信息基本上是通過諸如硬盤和CD-ROM之類的存儲介質產生的，這些存儲介質體積小且尺寸大，僅需要少量特殊設備。檔案信息的空間效益是顯而易見的;其次，在傳統檔案管理的背景下，有必要每年對檔案資料進行分類，分類和整理。檔案的信息化管理是根據研究和利用的原因，防止文件和保證率泄漏的電子文件，定期或隨時存檔，并把它們歸類存檔和完整性，以及更加容易，快速和及時地改進檔案管理的維護;最后，在傳統檔案管理的背景下，檔案的搜索和檢索必須手工完成，手續繁瑣，程序復雜，這對檔案的管理和利用帶來許多不利因素。在實現計算機化檔案管理之后，可以將主題與電子文件同時編入索引，并且可以開發多維和完整的搜索工具使搜索更容易和更快速。

三、檔案管理信息化是保管保護傳統檔案的必然要求

信息資源檔案可以保護檔案原件的數字化，延長檔案原件的存放期，減少檔案原件丟失或損壞風險，檔案原件，通過信息丟失的恢復過程，其數字拷貝也有原件補償，結果可以解決紙張老化，這種使用原因的脆弱性要求不便的問題。同時，檔案信息資源的多樣化可以優化存儲，進一步改變存儲結構，存儲，節省存儲空間，以及存儲信息量的增長。使用計算機磁盤存儲系統和磁盤存儲系統，尤其是磁盤存儲系統，可以解決在歸檔中存儲信息的問題。使用大容量存儲介質不僅方便了管理人員的工作，還提高了檔案的效率。

四、推動檔案管理信息化的措施

（一）培養信息化檔案人才

檔案信息的建設是一項長期，全面和具體的工作 實現信息建設并不是檔案館的獨特工作; 它需要所有檔案工作者的積極參與和合作。因此，提高檔案團隊的IT技能現在成為檔案服務質量教育的首要任務。與其他部門相比，檔案工作非常具有政治和專業性。提高思想政治素質，保護檔案，不泄露檔案內容等，這些是提高檔案管理員信息質量和信息技能的基礎工作。

專業人才是信息化建設成功的基礎。重點關注IT員工的培訓，并根據檔案信息建設的需要創建人才團隊。由于電子檔案信息內容的數字化，文件處理的整合，電子檔案保存技術和開發形式的多樣化，電子檔案的管理非常不同于紙質檔案，這對檔案管理者提出了更高的要求。檔案信息領域人員情況嚴重，人力資源短缺嚴重影響著檔案信息化建設的發展。只有妥善解決人事問題，檔案信息化建設才能朝著正確的方向發展，才能滿足檔案的社會發展需求。迫切需要加強以人為本的人才隊伍建設。

（二）配備統一、專業的軟硬件設備

不同部門的單位，信息化手段缺乏協調，設備不統一，導致許多數據不兼容，讓信息化過程的檔案管理設置了障礙，因此，我們必須配備統一，專業的數字化設備和專業的統一檔案管理系統，使用這些設備用于自動字符識別，自動翻頁和搜索文本，自動，內存自動加載，自動歸檔和查找文檔，自動索引集成管理等。

檔案信息化建設綜合方案基礎設施建設信息化檔案包含所有硬件平臺和網絡的檔案，首先，使用計算機平臺，電子計算機，檔案計算機和互聯網技術，利用各種程度的信息技術應用 視頻文件和其他傳統的中型文檔和檔案檔案;電子保存和使用計算機的檔案，收集，樣本工作，搜索工具的匯編，演示文稿的內容和人員目錄，也可用于管理存儲庫存檔，逐步提高信息化水平。其次，需要創建和改進本地網絡。數字化互聯網上的各種工作場所，加強檔案的使用，以實現資源共享的目標。

（三）檔案管理科學化

檔案管理的基本性質和主要功能是行政，官方和政治工作。檔案管理工作不會產生物質福利，檔案館通常不會由檔案機構和檔案館組建或使用，專門管理各部門產生的歷史檔案，從而進行行政工作。但檔案系統并非孤立，而是所有社會管理系統的組成部分。為社會實踐提供檔案信息是檔案管理的一個特征，它與其他特征不同。雖然檔案部門也研究檔案并參與此類活動，但其目的是更好地適應社會需求。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作應服務于某些經濟，政治和文化原則，否則就不會存在，也不會難以發展。促進使用是檔案管理活動的最終目標，也是測試檔案管理的標準。

（四）檔案信息管理的統一規范化

以前的檔案管理檔案在紙上或機器上閱讀對象主要內容的形式，利用現代信息管理技術，電子文檔在檔案文件的收集，處理篩選和各個層面，將環境和信息化的檔案文件的物理形式達到檔案目標，轉變網站和數字檔案，建立有效的管理，使用檔案檔案和工作。文件信息學的規則和標準應涵蓋信息構建的所有方面，包括電子文檔和數字檔案管理。

在數字環境中的文件工作的主要目的仍然是為了最大限度地提高社會對儲存和使用檔案和信息，它旨在確保最大限度地利用現代技術手段，如數字網絡，是實現檔案工作的主要目標需求。信息檔案應著眼于整個信息管理系統自動化建設，制定歸檔文件相應的標準，分配控制應用系統中，各級的長度和寬度必須達到一定的水平，并通過互聯網的信息以在集成系統效益整體提高起到。

結束語：

檔案檔案以工作信息化為目的的信息網絡工具，這是傳統檔案在商業環境網絡中的結合;信息化，傳統檔案存儲的保護。因此，我們應該通過檔案信息化的發展，配備專業設備，加強檔案管理的統一規范等措施來促進檔案信息管理。