企業保護紙質檔案資源的措施

郭曉丹

(平頂山天安煤業股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000)

對于我們煤炭企業來說，因為受經濟形勢、企業發展、人員計算機操作能力等各方面因素的影響，我們的大量檔案信息資源還是處于紙質化狀態，電子檔案信息少，是一種紙質檔案與電子檔案共存以紙質檔案為主的情況，所以我們并不能一味追求電子檔案的發展，而忽略了自己現有紙質檔案資源的保護和修復。檔案保護是實現檔案事業可持續發展的基礎和條件，是檔案工作者的第一天職，所以如何做好紙質檔案資料的保護工作已是今天我們從事檔案工作者的當務之急和重要任務。

我礦于1989年成立了包括人事、會計、科技、文書、聲像類檔案的綜合檔案室。檔案室實現“三三四四”的工作制度，建筑面積達到600平方米，截止到2019年室存紙質檔案有23711件(卷)。記錄了從1958年建礦以來所有的重大改革，重要決策，領導變動等重要內容。檔案庫房按照國家檔案局的要求配備了各項檔案設備，在環境方面都比以前有很大的改善，我們根據檔案庫房現有的設備更加精細化的從三個方面來更好的保護這些珍貴的紙質檔案資源。

一、人員方面

一是加強學習提高檔案工作人員保護檔案的意識。檔案是一種不可再生資源，是企業的文化遺產，是一種隱性的財富。對已有的檔案財富如何進一步保護好，這就需要進一步提高檔案保護意識。我礦檔案室對檔案的價值、檔案的作用進行宣傳，大力開展檔案服務職工，助推企業發展的宣傳活動，增加檔案室的親和力；檔案利用者也可以借助法律賦予的知情權與檔案親密接觸。通過這樣的雙向互動，保護檔案意識得到很大的提高

二是加強管理全程追蹤離開檔案庫房檔案的質量。一些檔案難免會有離開檔案庫房，被借閱到其他的部門和其他工作人員手中的機會，對于這些檔案，更要加強保護意識。離開檔案庫房，所處的環境不一定能夠達到檔案庫房的各項標準，要控制好借閱的時間，盡量提高工作效率，縮短檔案在庫房外的時間。還要和借閱人簽訂責任書，保證檔案的完整，不能被損壞，歸還時，仔細檢查歸還檔案，如發現損壞，及時修復。

二、環境方面

一是根據企業自身情況制定更精確的檔案室溫度和濕度。檔案庫房內溫濕度的變化情況，是檔案室最為基礎也最為重要的環境因素之一，直接與保護檔案和延長檔案壽命有關。

我們國家檔案室溫濕度標準相對于其他國家相對寬松。我們根據所處氣候環境，以及現有的設備因素,在國家規定的標準內，進一步精確了范圍。利用中央空調、加濕器、去濕機等現有的設備把檔案庫房溫濕度值差最小化,把溫度標準調整到16℃～22℃,濕度調整到50%～55%，在這個溫濕度值范圍內，可以把對檔案的影響降到最低，有效的延長檔案的壽命。

二是注重空氣質量對檔案保護的影響。檔案室庫房空氣中的酸性氣體，氧化性氣體，粉塵等污染物質對紙質檔案的危害是非常嚴重的。我們首先采取在檔案庫房周邊種植能凈化空氣的花草和樹木，不僅能美化環境，對檔案庫房空氣的凈化也起到一定的作用。其次在檔案庫房內放置炭包，活性炭纖維能有效的吸附空氣中的有害物體。最后給檔案庫房配置空氣凈化器，通過凈化器對有害物質的不斷吸及、過濾、凈化，使檔案室的空氣越來越潔凈。

三、技術手段方面

一是選用防霉效果最佳的材料。檔案由于制成材料本身特點所致,多數檔案不易保存,霉菌是紙質檔案發生霉變造成損毀的主要原因之一，而霉變是紙質檔案耐久保存的隱患之一。自制隔卷布不僅具有防霉效果，對阻燃和保護檔案顏色都有很好的效果。我礦檔案室庫房采用的就是這種自制隔卷布新型的材料，為檔案營造了特殊的保護環境。

二是采取有效的去酸手段。紙張只要含有酸，即使檔案只藏不用或者使其處于良好的保管條件下，也不能抑制其變質。紙張被酸破壞后，紙的機械強度下降，且為外界其他有害成分破壞紙張打開了缺口。紙的pH值越小，酸對紙張的破壞作用越大。當紙張的pH＜6時，75年之后，紙張耐久性降低50%；PH＜5，75年之后，紙張基本變脆。加上酸化反應很多都是在紙張內部進行的，如果沒有出現紙張“發黃”、“變脆”、“長霉”等現象，人們很難從表面上看出紙張已經酸化。

我礦目前有大量的已經酸化的紙質檔案需要除酸，目前把這些紙質檔案除酸是一項工作量很大的工作，也不可能在短期內全部完成，我們先把這些需要去酸的檔案分類，分成重要緊急、緊急不重要、重要不緊急、不重要不緊急四類。首先對于第一類檔案應采取優先去酸原則，依次類推，做到有條不紊。目前液相去酸和氣相去酸技術的研究利用比較成熟，是國內外很多圖書館、檔案館采用的主要去酸方法。我礦檔案室根據檔案本身的材質結合這兩種去酸技術的優缺點，給檔案除酸，除酸后檔案的壽命可以延長2.5倍。

三是重視檔案生成環節。要想更好的保護檔案，更應該在檔案生成的源頭下足功夫。在檔案形成的過程采用適合長久保存的材質，通過對紙張的抗張程度、耐折程度、撕裂度、酸度和白度的測試比較以及紙張老化原因的分析，發現手工紙、納米紙比機械紙更耐久。與檔案產生的各個部門和單位采購部門協商，選用這種更耐久耐老化的紙張材質。除了紙張的選擇外，字跡也要采用墨汁、油墨或碳素墨水，印尼等耐久字跡材料，不能選用純藍墨水，鉛筆，圓珠筆等字跡材料。這也是延長檔案壽命，保護檔案的措施之一。

網絡的普及，信息時代的蜂蛹而至，但是紙質檔案不會退出歷史的舞臺，相反紙質檔案的不可替代性日益呈現出來，從某種意義上講，電子檔案還講依賴于紙質檔案而存在。我們制定了可行的保護規劃，采取了有效的保護措施，最大限度的延緩了紙質檔案老化、酸化的速度，使紙質檔案以其獨特的魅力，為企業的可持續發展發揮其應有的作用。