辦公自動化系統與檔案管理系統整合研究

周晨

(江蘇鎮江路橋工程有限公司，江蘇 鎮江 212000)

引言

辦公自動化(OfficeAutomation，簡稱OA)系統，主要指具備信息發布、公文審批、協同工作、會議管理等功能的辦公系統，能夠在網絡上完成單位內的各項公共管理事務，俗稱“網上辦公”。隨著社會信息化進程的加快和現代網絡技術的發展，電子化已成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢，越來越多的單位也已實現了“網上辦公”。“網上辦公”雖然方便快捷，但大量電子文件的產生也對檔案管理工作提出了新的要求，給管理模式帶來了一定的影響。

一、辦公自動化系統與檔案管理系統整合意義

傳統的檔案管理工作主要以收集紙質文件的方式開展，事項辦理完畢后，責任部門整理相關文件材料，統一將有保存價值的文件移交至檔案室，這個過程如果不是事畢即歸，往往會出現漏件、補件等情況，且收集歸檔周期比較長。有了OA系統，每件事項完成后，最終材料可以直接生成紙質材料進行整理歸檔，方便快捷，不受時間和空間限制，歸檔工作能夠隨著日常工作的不斷推進而及時完成，大大提高了效率。另一方面，OA系統環境下產生了大量的電子文件，為檔案管理提供了新的載體，檔案管理工作所面對的不再是傳統的紙質文件，而是文本圖像、聲音視頻等電子文件和紙質文件并存的情況，使得檔案管理工作不斷更新、不斷發展，加快檔案信息化的實現。

二、辦公自動化系統與檔案管理系統整合策略

(一)數據接口方式

利用數據接口技術，在OA系統與檔案管理系統之間建立一個可以相互兼容的數據接口，使兩個系統實現互聯互通，成為一個整體。主要做到兩方面的內容：一是實現目錄信息的轉存。二是實現電子文件的準確掛接。OA系統數據庫中的目錄與電子文件是相互對應的關系，將OA系統數據庫中的目錄轉存到檔案管理系統數據庫中的同時，可以將電子文件全文上傳到服務器中，通過文件的存放路徑使目錄與電子文件一一對應。這要求在研發OA系統和檔案管理系統時，需要制定統一的接口標準。

(二)人工數據導入

在兩個獨立運行的系統之間，利用Excel進行數據的交換，只需要留有導出導入文件的接口就可以。其原理就是將OA系統數據庫中目錄的數據信息導出到Excel中，然后再導入檔案管理系統數據庫中，這要求兩個系統數據庫的字段盡可能相互匹配，從而減少后期的整理工作。OA系統電子文件導出后，利用掛接軟件，將文件名與檔案管理系統中的正題名相匹配的電子文件掛接，并上傳至服務器來實現目錄與電子文件相互關聯。兩種方式各有利弊，通過數據接口整合OA系統與檔案管理系統，可以使檔案管理工作更加具有時效性，使檔案管理人員參與到文件的各個過程，但OA系統大多為外網，這對檔案信息安全造成一定影響，同時還要求兩個系統接口標準一致，為系統開發帶來一定困難；人工導入方式一般為離線操作，這保證了檔案信息的安全，但其大量數據的導出導入，也為檔案工作者增加了工作量。

三、圖書辦公自動化系統與檔案管理系統整合策略

(一)完善檔案管理工作的辦公自動化相關制度

辦公自動化相關制度不完善將嚴重阻礙利用電子信息技術開展檔案管理工作的進程，掃除這一障礙的措施主要包括以下幾點：第一，政府部門應制定相關的法律法規，從而使得利用電子信息技術進行檔案管理有法可依。第二，有關部門應根據檔案管理信息化建設中存在的問題，制定相關的規章制度，使得檔案管理更加規范化。第三，在利用電子信息技術進行檔案管理的過程中，一旦發現有制度不合理應及時進行糾正，從而提升檔案管理的管理水平。

(二)優化網絡運行，實現資源共享

相比傳統的管理方式，對檔案采用電子辦公的目的之一就是實現信息共享，以電子檔案資料為基礎，推動企業運營管理工作的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結，建立完善的文書檔案電子化網絡體系，根據統一、規范的標準來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現軟件程序的一體化。要求各個部門之間應保持良好的共享關系，根據統一的文書檔案管理標準，在內部實現所有資料信息的共享，將信息網絡的優勢充分發揮出來。

(三)不斷創新檔案利用形式

大量的檔案工作，歸根結底是要服務于使用。但很多時候，檔案工作都是由于各種工作的驗收、檢查、督導、交流等被動地完成。而OA系統上的電子文件方便快捷，使用起來靈活高效，檔案工作完全可以利用OA系統將被動變為主動。在經過保密審查和權限設置的基礎上，將檔案工作與政務公開同步推進，建立檔案資料的電子文檔中心，使用者可隨時查閱所需的材料，真正使檔案材料服務日常。

(四)加強檔案管理信息安全

在利用電子信息技術開展檔案管理工作過程中，加強檔案管理的信息安全是非常必要的，具體措施主要包括以下幾點：第一，利用電子信息技術開展檔案管理工作，必須要著重考慮檔案保存環境的安全性，尤其要確保檔案數據庫的安全，及時安裝數據庫安全更新補丁。第二，利用電子信息技術開展檔案管理工作，要不斷提升安全意識，安裝殺毒軟件和防火墻，定期更換相關密碼，預防不法分子的入侵。

結束語

辦公自動化系統與檔案管理系統的整合，可以有效優化工作流程，提高工作效率。但由于數據接口標準的統一以及檔案工作人員在文件運動中的參與度較低等，都對辦公自動化系統與檔案管理系統的整合帶來了一定的難度。隨著檔案信息化的不斷發展，檔案從業人員的參與度提高，一定能夠使辦公自動化系統與檔案管理系統做到互聯互通，實現真正意義上的文檔一體化管理。