淺談風力發電項目檔案管理的現狀及解決措施

劉敏琦

（廣東粵電湛江風力發電有限公司，廣東 湛江 524043）

前言：

風力發電項目檔案是企業發展歷史的見證，又是提供一個項目質量完成高低、快慢以及工程完成與否等的進度查詢，同時也是企業精神面貌的一種體現。由此可見，檔案是記錄風力發電企業工程建設的一種資源信息，企業只有加強檔案管理建設，拓寬人才培養渠道，完善與規范檔案管理，才能使企業的發展更進一層樓。

一、風力發電項目檔案管理的重要性

風力發電檔案管理是指，利用風力發電機，通過無污染、可在生風力旋轉發電建設的過程中對項目的任務、進度、成本、與質量進行人力追蹤，記錄、展示各個關鍵點的紀要與結果，使項目管理的數據安全可靠、井井有條。檔案管理是各個企業的發展需要，它為工程建設需要變動、改進與決策提供了重要的參考依據，在促進積極作用的同時，不斷地提升項目的盈利與管理水平。由此可見，風力發電檔案是企業研發、建設與經營過程中詳細紀錄、核查與儲存重要內容的文件，因而企業應當幫助檔案管理人員樹立正確的工作觀念，使其由內而外地熱愛工作，進一步加強專業的知識進修學習，充分調動工作的積極性。

二、風力發電項目檔案管理的現狀

（一）管理理念過于傳統

創新的管理理念，是一個企業發展的核心，又是在激烈競爭中立于不敗之地的“訣竅”。然而，受傳統思想意識的影響，有些企業為了節省開支，經常讓全體成員實行檔案管理輪流值班制，由于有些人員對檔案管理知識缺乏了解，以至于接受資料時，一方面無法對其收集、整理與管控，容易導致文件資料無法與工程施工同步。另一方面不知道企業工程建設應登記哪些檔案資料，導致其不能檢查、告誡與監督各個部門形成的檔案資料，更無法提出有效的建議；有些人員覺得輪崗是企業的安排需求，不屬于自己手頭的工作范疇內，因而無法全身心地投入其中，更不會對檔案進行查漏補缺，即使檔案出現缺頁、少記、漏記等問題，不僅不能第一時間被發現與補全，而且無法對工程項目進行管理與控制。

（二）檔案記錄流于形式

風力發電檔案記錄是一個企業項目建設全面、真實的原始記錄，是聯系過去、現在與日后的信息“橋梁”，企業可以通過檔案查詢項目建設進度的狀況，對不足之處及時采取緊急應對方案。然而，企業對檔案管理缺乏重視，招聘的員工不是文憑比較低的，就是專業不對口的，致使有些員工在檔案記錄、整理、歸納時混淆概念，時常漏登記一些重要的事件或者待處理的事情；有些員工為了省時間，記錄檔案都是為了應付檢查，這種流于形式、簡單檔案記錄，不僅沒有將施工側重點記錄下來，而且容易在編寫時漏洞百出，甚至存在表格填寫錯行、編碼錯誤、圖紙標記紊亂等現象，間接對工程建設帶來負面的影響，嚴重的還會給企業帶來一定的經濟損失。

（三）管理體制不健全

在風力發電建設的管理中，檔案信息所發揮的作用不容小覷。然而大部分風力發電企業沒有在企業內部構建專門的檔案資料室，使檔案只能存儲在潮濕、空間狹窄的地方，由于缺乏和諧、融洽、寬松的檔案管理辦公環境以及管理體制，不僅無法引起企業領導與員工的重視，而且容易致使有些工作人員在很長時間都無法意識到檔案管理的重要性，認為所謂的檔案管理無非就是機械的接收、登記與存放檔案信息，只要做足保密的工作，確保建設用地征地拆遷文件、勘察測繪設計文件與參建單位施工過程等資料不外泄、不丟失、不銷毀即可。這樣的工作心態，無法將精力投入工作中，不僅沒有對檔案信息的真實性、合理性與可靠性進行核查，而且無法確保檔案信息的相關性、完整性與可理解性，大大降低了檔案信息的真實性與重要性，間接阻礙了檔案信息的作用發揮。

三、風力發電項目檔案管理的解決措施

（一）構建完善的管理體制

構建完善的風力發電檔案管理體制，就是為了讓管理標準化與程序化，以便于企業能夠依賴自身運行機制有條不紊地展開管理。因而，企業應當根據公司的規模，構建完善的管理體制，要求員工必須嚴格按照制度實行，保證檔案設施的安全性，從而提高管理水平。如，構建具體的檔案管理工作操作流程，集中統一保管檔案制，實行統一領導、分級別管理的制度，建立一人一崗、一崗雙責的管理體系，將檔案管理工作納入現場每一位工作人員的業績考核，對每一位入職的新員工，都要進行檔案知識的培訓，定期對這些檔案知識進行宣傳、考試、檢查，使檔案管理人員的思想意識一致，對于有問題的檔案要進一步采取協調一致的行動與措施，盡快將檔案全部整理完善，從而養成認真、細致、嚴謹的工作態度。

（二）轉變傳統的管理理念

若想提高風力發電的檔案管理工作，企業應積極探索管理新模式，融合現代的管理理念，摸索出適合自己企業的管理新方法，在關鍵時刻提供有價值的借鑒，做到藏有所管、藏有所用，為日后企業的發展扎實基礎。如，提高檔案管理人員的專業水平，學習、參考、綜合他人的先進工作經驗，在增長見識的同時，拓寬視野與思維，并要求與各個部門交流溝通，大概知道企業風力發電的工程建設流程。然后將檔案管理納入季度工作匯報，定期實施監督檢查，真正做到檔案管理與業務工作相結合的狀態，從而加強領導與檔案管理人員的高度重視。

（三）加強檔案的信息化管理

隨著網絡信息化突飛猛進地發展，滲透檔案信息化管理是企業最好的選擇，傳統的工作節奏與效率浪費太多寶貴的時間，面對大量且繁雜的檔案信息，在整理、記錄與歸納的過程中，容易出現偏差，且查找利用率低，而現代化的信息技術是一個強有力的工具，可實現檔案自動編目、輔助立卷、自動標引等功能，有效彌補上述問題。如，運用電子檔案管理系統，將檔案信息管理現代化，以便于快速整理、檢索、記錄工程前期文件、工程交接驗收文件、及企業工程建設文件的收集與整理，方便管理人員快速查閱檔案資料，節省人力、物力的時間，還能通過內部平臺實現資料共享，提高檔案的使用率。此外，電子檔案的儲存備份與保密指數，大大提高了檔案資料的安全度，有效避免傳統紙質檔案保存過程中出現的發霉、字跡模糊與調用困難等問題。

（四）加強檔案管理人員的工作素養

工作素養是確保工作順利進行，實現工作目標的有效途徑，同時也是一種重要的推動力，在風力發電的檔案管理工業亦是如此。因而，企業應當注重人才的培養與發展，在規范檔案管理工作的同時，確保能夠及時、有效地為其他部門提供檔案服務。如，配備與風力發電工程規模相適應的檔案管理人員，優先錄取工作經驗豐富或相關專業畢業的人才，并定期展開座談會，對他們進行全面的培訓，訓練他們互相幫助、互相配合與互相交流，進一步縮短彼此之間的工作差異，以此提升檔案管理的工作質量。然后，引進國外的人才管理方法，制定人才素養培訓計劃，促進他們具有創新能力，又有高度的責任感。

四、結束語：

風力發電檔案管理的好與壞，對項目工程建設或多或少存在一定的影響，所以，作為企業應當樹立正確的檔案管理理念，建立健全檔案管理體系，幫助管理人員擺正心態，用良好的心態積極工作，學會在工作中突破傳統思維的瓶頸，力求創新管理工作，從而提高工作效率。