新形勢下石油企業(yè)辦公室工作的問題及對策探究

徐思寧

（中國石油集團川慶鉆探工程有限公司鉆井液技術服務公司，四川 成都 610000）

一、石油企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

（一）工作枯燥，缺乏創(chuàng)新性

機關辦公室工作不同于常規(guī)意義上的工作崗位，其性質決定了這份工作是枯燥的，同時其所承擔的任務也相對較重，也比較繁瑣。于表面來看，辦公室內環(huán)境舒適，也免于風餐露宿之苦，雖然工作任務量重，但是往往卻不被他人所認可。此外，辦公室工作的成績就其實效來說，遠不如其他職能部門來的直接、明顯，能夠直接以創(chuàng)造的利益、價值來博取領導層面的認同，辦公室工作效益的體現(xiàn)往往是潛移默化的，因此這種現(xiàn)狀也導致了一些工作人員對自身工作定位不準確，或有失偏頗，最終造成了工作人員工作上消極懈怠、一成不變，總是處于被動地位的不良現(xiàn)象。而這種消極影響也直接作用于辦公室工作本身，整體工作目標不明確，缺乏創(chuàng)新性，尤其是面臨現(xiàn)階段“低油價、轉方式、調結構”的大勢之下，辦公室工作者務必要秉持的開放的思想，不斷刷新傳統(tǒng)關鍵，來帶動辦公室工作創(chuàng)新型進展，從而更好地適應新形勢下的新體制，輔助管理層完成更科學化決策。

（二）辦公流程復雜化，簡約辦公落實難度大

辦公流程包含了辦公室工作開展過程中所需執(zhí)行的手續(xù)，以及工作的先后順序。雖然當今對于辦公室中的各項工作，如公文處理、會議安排、印信的使用及管理，社會各界都極盡倡導“簡約化”，然而在現(xiàn)實工作實踐中，難免會涉及到一系列的程序化標準，導致企業(yè)人力資源以及時間上的大大浪費。隨著石油企業(yè)油田“四化”建設的提出與落實，辦公室工作者需要加速推動油田信息化建設進程，堅定不移地實現(xiàn)辦公室工作的“簡約化”，以此促進工作效率、品質的雙向提升，來共同促進辦公室工作的持續(xù)、高效地開展。

（三）缺乏基層調研，實況掌握力度不夠

辦公室工作工作內容主要涵蓋了公文處理、文件下發(fā)、突發(fā)問題處理等，而這些繁瑣的工作內容也直接導致了辦公室人員極少時間能夠深入一線，并展開基層調研活動。基于此，辦公室工作素材上的缺乏，調研上的空缺，使得辦公室工作在開展時往往出現(xiàn)與實際脫軌的現(xiàn)象，因此，其所編寫出的報告無論從深度，還是廣度來講，都無法很好地對職工建議、需求進行反映，從而阻礙了其在管理決策過程中參謀作用的發(fā)揮。

（四）玩忽職守的不良工作作風肆虐

“四多四少”現(xiàn)象是我國辦公室工作長年以來潛在的弊端，即辦具體事務多，謀全局、當參謀者少；當前工作參謀服務多，超前謀劃少；被動完成領導交辦任務多，創(chuàng)造性開展工作少；一般性參謀建議多，有深度的調研精品少。

二、石油企業(yè)辦公室工作的改善路徑及措施

（一）強化內部學習，提升辦公室人員職業(yè)素養(yǎng)

一名合格的辦公室工作者要具備以下優(yōu)良品質：高度政治素養(yǎng)、熟練的業(yè)務能力、卓越的文化素養(yǎng)。辦公室工作者除了要掌握文字描述、綜合分析的能力之外，還要學會調查研究，鍛煉良好的溝通、協(xié)調的能力，對于辦公室內的現(xiàn)代化設施，也需要熟練把握。相應的這些要求，也對應著辦公室工作人員在知識結構、視野、思維上的高標準，只有如此，才能使得辦公室人員在激烈的競爭中凸顯自身優(yōu)勢，迎合時代需求。基于此，石油企業(yè)應積極的開展全面化的培訓活動，不但從辦公室工作的素質上，還要從其專業(yè)知識上進行全面培養(yǎng)。同時要強化辦公室工作者自我發(fā)展意識，激勵其尋求自我發(fā)展，自我突破，積極、主動地去投身與工作，努力奮進，從而提高工作效率，推動各項工作的進程。

（二）提高工作標準，保障工作高效化、規(guī)范化

第一，由于辦公室在日常工作其細致化、瑣碎化的性質，所以石油企業(yè)應主動構建完善化的工作體制，將人、事都規(guī)范與體制之內，保障辦公室工作更趨于規(guī)范化、科學化。這就要求石油企業(yè)需要加強內部規(guī)章、體制的優(yōu)化、完善，及時總結、歸納工作實踐中的有效方法、模式，同時正確審視工作錯誤，尋求根源，從而避免工作中的盲目性、隨意性，讓辦公室工作更加嚴謹化。第二，嚴格落實支撐標準化，即以項目管理為基礎，通過分析不同人員的個性特征，以合理劃分工作職能，并將工作責任明確化，構建完善的分級管理、扁平化溝通的工作體系。而公司管理層，則要積極發(fā)揮其領導作用，創(chuàng)造更豐富的機遇來促進辦公室工作人員綜合素養(yǎng)的提升。相應的辦事人員要將管理層的決策進行落實，各級職能充分發(fā)揮，形成全公司從上到下的合力，來幫助工作協(xié)同開展，促進整體水平的提高。第三，實行流程標準化，以程序簡約化，環(huán)節(jié)清晰化，責任明確化，標準規(guī)范化為基礎，對制度流程進行全面化的整合，對于工作中的程序、標準、實踐等等一一進行明確化規(guī)范，制定相應的規(guī)范文件，從而推進標準化進程。

（三）提前管控，做到未雨綢繆

盡管辦公室工作相對繁瑣，但其每一個細枝末節(jié)的重要性都不可忽略，因此辦公室干部在進行管理活動時，要敢想敢做，突破傳統(tǒng)思維局限性，以超前的思維，提前融入各項工作之中，盡早考察，盡早管理，主動出擊，以企業(yè)階段性重點工作為中心，在一線基層群眾中進行調研，對數(shù)據(jù)進行整合分析，以豐富、充分的素材為依靠，構成有效的意見、方案，從而協(xié)助上層領導制定更科學化的決策。而該工作執(zhí)行環(huán)節(jié)需要堅持督辦督查的方式，對工作進程跟蹤、分析、敦促，并在工作結束后，對領導進行如實的成果反饋。