淺談如何提升檔案管理水平

劉芳芳

（河北省灤平縣發(fā)展和改革局，河北 灤平 068250）

一、我國(guó)目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理重視程度不夠

目前國(guó)家對(duì)檔案的重視已經(jīng)越來(lái)越強(qiáng)，但是對(duì)于一些地方和單位，對(duì)檔案的重視程度仍然不夠，認(rèn)為檔案工作不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不夠重要，所以對(duì)檔案管理工作不夠重視。具體表現(xiàn)在對(duì)一些文獻(xiàn)資料保存不夠及時(shí)，大多認(rèn)為整理檔案是一件很麻煩很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，對(duì)很多檔案資料的留存和保護(hù)也不夠。除此之外，一些的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)用戶(hù)的需求沒(méi)有真正的了解，阻礙了檔案事業(yè)的生存和發(fā)展。這些都對(duì)檔案資料的保存，檔案建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生著不良的營(yíng)銷(xiāo)。

（二）檔案管理制度不完善

檔案管理體系不完善所造成的檔案管理工作比較混亂，這對(duì)檔案事業(yè)的快速發(fā)展產(chǎn)生了很大的阻礙作用。在很多地方，檔案管理工作只是一種形式，沒(méi)有相應(yīng)的制度進(jìn)行保障，缺乏統(tǒng)一管理，難以保障工作質(zhì)量和工作效率，龐大的檔案數(shù)據(jù)量也給檔案管理工作帶來(lái)了難題。加之，現(xiàn)在檔案管理雖然在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)和處理，但是卻沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致很多檔案資源的使用價(jià)值難以得到有效的發(fā)揮。檔案管理制度的不完善使得檔案管理過(guò)程中缺乏響應(yīng)的規(guī)范，阻礙著檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

（三）檔案工作者素質(zhì)不高

檔案管理工作的信息更新非常快，因此要求檔案管理工作人員必須要具有較高的專(zhuān)業(yè)技能和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要具有良好的綜合素質(zhì)。檔案管理水平的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣基本上都是由檔案管理人員決定的，他們也是檔案事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展的重要保障。但是從現(xiàn)階段檔案管理隊(duì)伍來(lái)看，其管理科學(xué)化水平還比較低。檔案管理人員是檔案管理的第一責(zé)任人，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率，正是由于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)并且非常復(fù)雜，所以對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。但是就目前我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差是其普遍存在的問(wèn)題之一，影響了檔案管理工作效率的提高。

（四）檔案利用度不夠

在現(xiàn)在的檔案管理工作中，檔案大多只是保存，而疏于利用。很多檔案館都不對(duì)公眾開(kāi)放，即使開(kāi)放，也都是在小范圍的開(kāi)放，公眾想要查詢(xún)利用檔案資料還比較困難，檔案成為一種死的資源，而不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，其最大的價(jià)值在于能夠用過(guò)去的記錄為現(xiàn)代的生活提供幫助，但是利用度不高使得檔案的價(jià)值不能夠充分發(fā)揮。

二、進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

提高對(duì)企業(yè)或者單位檔案管制的思想意識(shí),檔案管理工作者要對(duì)檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略這一課題有一定的了解，重視對(duì)原有館藏資料的重新處理，加強(qiáng)資料信息的更新，從而使用戶(hù)能夠更快、更便捷、更準(zhǔn)確的獲得所需資料。與此同時(shí)，檔案服務(wù)工作也要轉(zhuǎn)變之前的封閉式，要與時(shí)俱進(jìn)的采用開(kāi)放式，服務(wù)對(duì)象也要從局限于機(jī)構(gòu)學(xué)者，逐漸開(kāi)始發(fā)展普通社會(huì)家庭和民眾。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的提高，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不僅要做好檔案資料的收集，同時(shí)還要做好檔案的歸檔、分類(lèi)、整理等工作，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行深入的挖掘，保障檔案資料的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者必須要對(duì)檔案管理的重要性給予充分的認(rèn)識(shí)，并認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)在提高檔案管理科學(xué)化水平中的重要作用，在具體的工作中，要通過(guò)有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來(lái)通過(guò)立法完善管理體系，并在此基礎(chǔ)上逐步推動(dòng)檔案管理的自主創(chuàng)新。另外，還要加強(qiáng)對(duì)管理思想上的重視，從根本上提高管理工作者對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，并設(shè)立相關(guān)部門(mén)來(lái)通過(guò)對(duì)不同環(huán)節(jié)的管理制度監(jiān)督以及責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等制度來(lái)深化內(nèi)部體制改革。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作人員必須要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，提高自己的科學(xué)化水平操作管理技能和實(shí)踐能力，并逐漸培養(yǎng)自己深厚的職業(yè)情感和敬業(yè)精神，在工作中要勇于創(chuàng)新，不斷提高自我管理能力和自學(xué)能力，使自己發(fā)展成為學(xué)習(xí)型隊(duì)伍。與此同時(shí)，單位從前期檔案管理人員的選拔到后期業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及前期的思想教育入手，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上積極組織檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案資料等相關(guān)的培訓(xùn)，使管理人員通過(guò)多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)，發(fā)展成為復(fù)合型人才。

（四）提高檔案管理的利用度

檔案的價(jià)值在于利用，對(duì)于很多檔案資料，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進(jìn)一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，讓檔案能夠最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要能夠從海量的檔案資料里篩選出對(duì)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展有價(jià)值的東西，要能夠推動(dòng)社會(huì)進(jìn)一步的發(fā)展。一方面要擴(kuò)大檔案資料對(duì)公眾的開(kāi)放程度，方便公眾去檔案管查閱相關(guān)的資料。另一方面要注重檔案資料和現(xiàn)實(shí)的結(jié)合，對(duì)一些非保密信息進(jìn)行公開(kāi)，把對(duì)社會(huì)有益的東西充分挖掘利用起來(lái)，使其潛在價(jià)值得到充分實(shí)現(xiàn)，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

總的來(lái)說(shuō)，在檔案管理中，必須要以科學(xué)理論為基礎(chǔ)，采用科學(xué)化的手段來(lái)對(duì)其管理制度進(jìn)行完善，不斷提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和信息化，與此同時(shí)，還要不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，從而提高管理質(zhì)量和管理效率，為用戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)、更加貼心的服務(wù)，有效發(fā)揮促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展的重要作用。