加強(qiáng)企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的若干思考及建議

王雪

（吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司，吉林 吉林市 132000）

一、企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

（一）基礎(chǔ)薄弱，亟待加強(qiáng)

許多企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，比如紙質(zhì)文書檔案還可統(tǒng)一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進(jìn)行信息化建設(shè)首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時(shí)間緊迫，需要花費(fèi)時(shí)間和精力購置電子計(jì)算機(jī)、掃描儀、掃描儀等相應(yīng)的數(shù)字化處理設(shè)備，開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理軟件，聘請(qǐng)軟件開發(fā)人員進(jìn)行企業(yè)檔案信息化規(guī)劃與設(shè)計(jì)，同時(shí)需要文書檔案人員將既往文書檔案統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，工作量較大。

（二）缺乏頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃

有的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫不能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)互通，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡(luò)拓展；有的企業(yè)沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源的流通流轉(zhuǎn)；有的企業(yè)雖然建立文書檔案數(shù)據(jù)資源，但缺乏安全保密意識(shí)和行之有效的維護(hù)手段，這些都會(huì)造成資源的浪費(fèi)損耗和安全隱患。企業(yè)之間，由于各自開發(fā)軟件，各成一體，形成的數(shù)據(jù)難以對(duì)接，限制了檔案信息資源的合理流動(dòng)和共享開發(fā)，背離了信息化建設(shè)的初衷。

（三）信息化建設(shè)人才匱乏

目前各企業(yè)進(jìn)行文書檔案信息化建設(shè)，多是通過臨時(shí)委托軟件工程開發(fā)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)編程。由于缺乏規(guī)劃要領(lǐng)，加之企業(yè)自身沒有這方面的人員儲(chǔ)備，軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)難以貼近需求，重復(fù)設(shè)計(jì)，雜亂無章，很難保持信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和一致性，也難以保證管理信息系統(tǒng)維護(hù)的長(zhǎng)期性和有效性。由于企業(yè)自身的文書檔案工作人員專業(yè)背景的限制，以及過去遺留下來的文書檔案人員“干與不干一個(gè)樣，干得好壞無差別”的落后意識(shí)，使部分文書檔案工作人員滿足于工作現(xiàn)狀。

二、加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)的建議和措施

（一）建立制度，規(guī)范開展

首先要明確管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、收錄、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；還要注重業(yè)務(wù)規(guī)范的實(shí)施，包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等的運(yùn)用；要加強(qiáng)技術(shù)規(guī)范的落實(shí)，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)、電子簽章標(biāo)準(zhǔn)、加密算法標(biāo)準(zhǔn)等的制定完善。

（二）打好文書檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

將不同介質(zhì)來源、不同類型的原始文書檔案，經(jīng)過數(shù)字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結(jié)構(gòu)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這是文書檔案信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)。因此原始文書檔案的數(shù)字加工處理和電子文檔的及時(shí)準(zhǔn)確傳輸及保存至關(guān)重要，這是確保企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平的重要基礎(chǔ)，從事數(shù)字化工作的文書檔案人員的工作水平和責(zé)任心直接影響到信息化工作的根基，在對(duì)企業(yè)過去留存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)整理，梳理規(guī)范目錄內(nèi)容；對(duì)由于年代久遠(yuǎn)及保存不當(dāng)造成破損嚴(yán)重的文書檔案材料，要抓緊進(jìn)行修復(fù)，修復(fù)完成后再進(jìn)行掃描處理。紙質(zhì)檔案掃描完成后要進(jìn)行編號(hào)立卷，與原版紙質(zhì)檔案要同步對(duì)應(yīng)，經(jīng)核對(duì)無誤后需企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批通過，因此需要企業(yè)本身對(duì)此項(xiàng)工作給以足夠的重視，夯實(shí)文書檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（三）不斷加強(qiáng)文書檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

要嚴(yán)格對(duì)現(xiàn)有從業(yè)人員的管理和考核，對(duì)其進(jìn)行辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)操作等計(jì)算機(jī)技術(shù)的講授，經(jīng)常組織文書檔案工作人員參加各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)和重要的檔案會(huì)議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數(shù)字化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面技術(shù)交流，使其不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平和工作本領(lǐng)，還要加強(qiáng)從業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)溝通交流，提高其對(duì)于信息化建設(shè)工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)轉(zhuǎn)變過時(shí)的檔案管理觀念，不斷加強(qiáng)其工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，同時(shí)根據(jù)員工的責(zé)任心、進(jìn)取心、工作時(shí)效和實(shí)績(jī)來真實(shí)、客觀地評(píng)定員工的業(yè)績(jī)，激發(fā)員工的工作積極性。

三、結(jié)束語

隨著數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)于企業(yè)文書檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)處理，實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準(zhǔn)確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時(shí)，因企業(yè)發(fā)展需要，對(duì)于文書檔案資源開發(fā)與利用的需求日益迫切，進(jìn)一步提高企業(yè)文書檔的利用價(jià)值，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理和科研服務(wù)，不斷加強(qiáng)文書檔案的信息化建設(shè)已成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要任務(wù)和發(fā)展必然。