淺析如何做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作

李智霞

(湖南省湘潭市第一人民醫(yī)院，湖南 湘潭 411101)

一、醫(yī)院檔案開發(fā)、利用中的突出問題

(一)基礎(chǔ)工作不到位

醫(yī)院檔案資料的開發(fā)、利用工作開展以前必須做好一些基礎(chǔ)工作。目前，我國已大體形成了檔案法律體系，相關(guān)的法律在檔案管理中也發(fā)揮了特有的價值。然而，檔案資源信息開發(fā)、利用方面的法規(guī)建設(shè)不到位。例如：檔案立法對數(shù)字檔案、電子文件中的法律地位、檔案信息開發(fā)、利用涉及的保密條例等。檔案資料具有一定的存儲與管理標準，因此，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案硬件設(shè)施越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展要求，例如：自動調(diào)溫、自動通風條件薄弱，庫房空間狹小，缺少檔案管理經(jīng)費等問題，導致紙質(zhì)材料受損、重要檔案受潮、部分檔案在較差的庫房設(shè)施以內(nèi)，在沒有形成檔案以前就失去價值，造成醫(yī)院檔案資源的嚴重浪費。

(二)輕視檔案價值

現(xiàn)階段，我國很多醫(yī)院管理者沒有對檔案的價值予以充分地了解，給檔案管理工作帶來不利影響。檔案是對歷史事件的真實記載，其憑據(jù)、證明功能形成了檔案的基本價值——憑證價值。檔案成為醫(yī)生處理問題的第一手資料，起到重要的參考作用，這種廣泛、可靠的參考作用，形成了檔案的情報價值。因此，醫(yī)院領(lǐng)導必須對檔案的價值予以充分地重視。然而，當前部分醫(yī)院領(lǐng)導依然堅持“重發(fā)展、輕檔案”的思想，誤以為檔案管理只是檔案人員負責的工作，直接影響了檔案資源的開發(fā)、利用效率。

(三)傳統(tǒng)的服務(wù)理念

檔案材料不齊全，缺少規(guī)范性。長期以來，檔案資料的形成機構(gòu)因協(xié)調(diào)能力不足，未做到責任到個人，使得檔案材料的采集存在嚴重的拖拉、不規(guī)范現(xiàn)象。檔案工作人員對檔案材料的采集非常被動，“你送我收，不送不收”的現(xiàn)象普遍存在，錯誤地認為檔案管理工作呈現(xiàn)滯后性，以為只要做好日常的歸檔、立卷、鑒定、保管等工作即完成任務(wù)，缺少應(yīng)對新問題的經(jīng)驗，此外，醫(yī)院檔案管理范圍不清晰，內(nèi)容劃分不明確，使得很多本應(yīng)劃入管理范圍的檔案得到有效的管理，流失了大量寶貴的檔案資料。

(四)編研成果呈現(xiàn)滯后性

當前我國醫(yī)院的編研資料多數(shù)源自于院內(nèi)的原始資料，往往是某些基本事實的簡要陳述，很少涉及外部信息，因平時缺少主動編集、編研的意識，導致檔案資料的編研成果呈現(xiàn)滯后性。此外，編制的檔案資料未在大范圍產(chǎn)生宣傳、教育作用，極大地降低了檔案資源的利用率。

二、我國醫(yī)院檔案開發(fā)利用的有效策略

(一)積極地更新工作理念

現(xiàn)如今，在創(chuàng)新、開放、和諧的社會環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員一定要積極地更新理念，對自己的角色進行重新定位，從傳統(tǒng)的保管、利用的角色轉(zhuǎn)化為一邊保管，提供利用，一邊擔負知識分子的責任，形成了自主服務(wù)的意識。為深化醫(yī)院各個職能機構(gòu)、臨床科室了解科研、醫(yī)療、教學工作對檔案資料的需求，有目的性地提供各類專題檔案，讓檔案利用者更好地意識到檔案管理的價值。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站、報刊，大力宣傳我國頌布的檔案法律，增強檔案管理意識，讓醫(yī)院領(lǐng)導層、中層干部、一般職工對檔案工作予以高度地重視，促進醫(yī)院的檔案工作與各項科研、管理、經(jīng)濟建設(shè)等工作緊密聯(lián)系。

(二)提高編研人員業(yè)務(wù)能力

為了充分地發(fā)揮檔案人員前期工作的作用，提升醫(yī)院檔案資源的利用率，必須做好檔案資料的編研工作。相關(guān)工作者應(yīng)當加大對醫(yī)院現(xiàn)有的檔案的利用程度，以編寫衛(wèi)生志、院志、印發(fā)畫冊、舉行展覽等方式，對檔案信息的價值進行有效地宣傳，讓醫(yī)院內(nèi)部的職工系統(tǒng)地了解醫(yī)院的發(fā)展史，增強廣大職工的榮譽感、歸屬感。對于醫(yī)院領(lǐng)導關(guān)注的工作熱點，可以進行有效地編研，例如：《醫(yī)院應(yīng)急事件指南》、《醫(yī)院規(guī)章制度匯編》等專題，從而為領(lǐng)導做出重大決策帶來可靠的參考。

(三)有效進行檔案鑒定

檔案管理的有兩個期限，即定期、永久。醫(yī)院的檔案資料一旦到了預(yù)先規(guī)定的保管期限時，必須組織專業(yè)人員加以鑒定，以確定檔案是否需要銷毀，或者繼續(xù)保管。對于利用周期長，利用率較高的檔案，若已經(jīng)達到規(guī)定的保管期限，也要予以期限的延長，這表明了檔案具有較高的應(yīng)用價值。相反，如果檔案的利用率低，就算沒有到達相應(yīng)的保管期限，也要適當下調(diào)保管的期限，表明該檔案資料的保存意義不大。有的檔案需要進行反復的鑒定，其保存價值也要具體結(jié)合實際需要進行調(diào)整，以確定最佳的保管期限。

(四)強化檔案管理者的培訓力度

可以說，醫(yī)院檔案人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到內(nèi)部檔案資料的管理質(zhì)量。相關(guān)領(lǐng)導有必要加強檔案管理人員的培養(yǎng)力度，并劃入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中。由于檔案管理工作存在較大的變數(shù)，檔案人員既要提升自身的修養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力，又要積極地參與各類學術(shù)論文、學術(shù)研究的撰寫，經(jīng)常瀏覽一些檔案書籍，深度挖掘檔案價值，具備高度的責任感，潛心鉆研醫(yī)院檔案的特點，最大化地發(fā)揮醫(yī)學檔案的作用。

(五)啟動檔案資源動態(tài)管理模式

長期以來，醫(yī)院進行檔案管理時均采用靜態(tài)模式，側(cè)重于檔案資料的整理、儲存，降低了檔案的利用率。而動態(tài)的檔案資源管理模式，有利于檔案利用率的提升。相關(guān)工作者可以在利用醫(yī)院內(nèi)部各類檔案期間，加強對醫(yī)療工作中動態(tài)形成的檔案信息的編輯、撰寫，加強醫(yī)院文化建設(shè)，設(shè)立新的科研項目、推廣科研成果，廣泛地宣傳醫(yī)院的專家名醫(yī)、特色的醫(yī)療服務(wù)、重點學科，為百姓就醫(yī)提供更大的便利。此外，還需要建立檔案利用的反饋機制，最大化地滿足檔案資源利用的需求。

結(jié)束語：

總之，檔案管理關(guān)系社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案是我國醫(yī)院機構(gòu)重要的財富。如果未能有效地得開發(fā)、利用檔案資源，檔案的價值就難以體現(xiàn)。在信息時代下，醫(yī)院領(lǐng)導及相關(guān)檔案管理人員必須對檔案價值予以充分地認識，不斷地從檔案中獲得營養(yǎng)，為醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)、科學研究、專業(yè)教學提供參考，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。