論事業單位檔案管理信息化建設問題

孫思楊 周璇 鄭媛媛

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

引言

在大數據背景下，隨著信息化技術水平的不斷提升，傳統檔案管理已經不能滿足時代發展需求，逐漸朝著信息化管理方向發展。從信息化檔案管理角度來說，其對行政事業單位檔案管理發展有著直接影響。信息化檔案管理可以把文字信息轉變成數據信息，提升人員應用效率，并且還能延長檔案信息保存時間，把行政事業單位檔案信息集中整合，匯總到統一的系統中，便于信息數據應用和查閱。

一、事業單位檔案管理工作的特點

事業單位檔案管理工作既是政治性工作，又是專業性工作。首先，事業單位檔案管理工作與國家相關政策、方針緊密聯系，檔案信息的收集整理、處理利用等都需要在特定的政策指導下進行，相關工作人員需要牢記自己的政治使命。其次，事業單位檔案管理工作具有自身獨特的管理方法和運行程序，具有較強的專業性。

事業單位檔案包含了各個領域社會活動的重要信息事業單位檔案信息涵蓋了教育、文化等多個領域，記載了各個領域社會活動的基礎信息和其他重要信息，這些檔案信息能夠為提高國家核心競爭力、提高國民健康水平等提供重要依據，為國家發展和決策提供信息支持。

事業單位檔案管理工作既是服務性工作，又是保密性工作事業單位工作的基礎性內容也是重要內容便是服務大眾，檔案管理是事業單位服務功能的基礎，因此事業單位檔案管理工作具有較強的服務性，另外，事業單位檔案的機密性決定了檔案管理工作的保密性，事業單位檔案中有關政治、學術研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事業單位檔案管理工作具有較強的保密性。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理現代化水平較低

即便隨著大數據時代的來臨，我國社會信息技術水平得到了提升，但是檔案信息化管理工作沒有得到充分實施，也沒有把現代化技術和理念運用到行政事業單位檔案管理活動中。因為檔案管理技術比較繁瑣，檔案管理工作過于隨意。再加上行政事業單位對檔案管理部門投放力度不高，諸多電子設備均不能滿足現代化行政事業單位檔案管理要求，部分檔案管理軟件無法達到檔案信息傳遞和共享的效果，影響行政事業單位檔案管理信息化效率的提高。

（二）對檔案信息化建設缺乏良好的規劃

就當前實際情況來看，很多地區的檔案系統都缺乏一定的關聯性，這對檔案工作的統一安排和管理造成一定影響。由于檔案信息化建設的綜合性與系統性都比較強，所以在檔案信息化建設過程中會更多地關注對當前問題的解決，而忽視檔案信息化建設的后期效益，導致整個檔案信息化建設過程中缺乏前瞻性，阻礙了檔案信息化建設的深入發展。另外，由于檔案信息化建設是一個全新的突破，檔案信息化建設依舊沒有制定出統一規范化的標準，所以不利于檔案信息化建設的推進。

（三）事業單位信息化檔案管理人員的專業素質過低

培訓中心在加強檔案管理的信息化建設過程中，需要不斷推進相關的檔案管理人員培訓工作。但是，隨著檔案信息化操作系統的平臺技術不斷更新，相關的信息檔案管理人員的綜合素質的培養和提升很難跟上技術的更新。從這個方面來說，信息化檔案管理人員專業化水平不夠，也影響了事業單位檔案管理的信息化建設進展。

三、加強事業單位檔案管理的信息化建設的對策建議

（一）提升檔案信息化管理水平

在大數據環境下，給檔案管理工作開展提出了嚴格的標準。所以，行政事業單位需要結合實際情況，把現代化技術運用其中，通過實現檔案信息化管理，促進檔案管理效率和水平的提升。因此，行政事業單位需要注重對檔案管理人員的培育，讓其掌握充足的計算機操作技巧，并且讓管理工作人員可以熟練的應用各種現代化設施，促進行政事業單位檔案管理水平的提升。此外，互聯網作為檔案管理的核心要素，能夠提升檔案信息化管理水平。因此行政事業單位需要結合時代發展需求，積極響應信息化時代發展號召。

（二）完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是確保檔案工作可以按照規章制度進行的前提，可以有效減少檔案管理過程中的問題。首先，要制定明確的檔案安全管理制度，在信息化背景下，事業單位檔案資料以信息化和數字化形式呈現、保存，為了防止檔案丟失、被盜，需要加強安全管理，制定安全管理制度，進入檔案系統的人員必須要具備一定的許可證明，同時，檔案人員要定期對檔案系統進行維護，減少各種信息安全問題。

其次，要不斷完善檔案管理責任制度。傳統的檔案管理制度對于信息化時代的檔案管理工作而言已經不再適用，所以，為了適應信息化時代的發展要求，要對檔案管理制度進行優化與完善，完善檔案管理人員的責任制度，提高其責任意識，讓每個人明確自己的使命和責任，一旦發現檔案出現問題，要結合制度進行獎懲，提高檔案管理人員的責任心，減少檔案管理中的問題。

（三）加強事業單位檔案管理人員專業素質能力的提升

事業單位信息化檔案管理系統相關工作人員的專業能力的提升，是完善檔案管理信息化建設體系的關鍵。具體來說，應該加強信息化檔案管理人員的教育培訓工作，尤其是應該通過技術培訓來直接提升檔案管理人員實際操作信息化檔案管理平臺的計算機技術和平臺操作能力，增強檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機動性。

（四）構建并完善事業單位人事檔案管理信息系統

順應大數據、互聯網發展要求，構建并逐步完善事業單位人事檔案管理信息系統，提升事業單位人事檔案管理效率，促進事業單位人事檔案的科學化、信息化管理。建事業單位人事檔案數據存儲系統。可以通過網絡在線存儲或離線存儲的不同方式，實現對事業單位人事檔案數據的有效存儲管理，使之成為開發利用的有效前提和基礎，借助于計算機、掃描儀、照相機等現代化裝置，提高事業單位人事檔案信息數據的存儲水平。構建事業單位人事檔案管理模塊化系統。應構建事業單位人事檔案管理模塊化系統，包括事業單位人事檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數據采集傳輸模塊等，確保事業單位人事檔案信息數據的直接瀏覽、修改、打印等管理。

結語

總之，事業單位的檔案管理工作至關重要，其與領導決策、事業單位人才培養、人才考核等有著密切的關系，只有不斷地推進事業單位檔案管理的信息化建設，才能夠滿足員工的物質需求，同時創造更多的社會財富，為促進我國社會經濟的發展奠定良好的基礎。