簡析企業檔案管理電子信息化及其重要性

王丹

（哈爾濱廣宇房地產開發有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、前言

企業檔案管理眾多工作模式中，采用電子信息化技術方式其服務對象在于處理重要的電子信息文件，該類文件不像紙質文件一樣具有直接可讀性，而是需要借助計算機、磁盤陣列、硬盤等系統設備方能完成間接瀏覽與應用。通過比較分析我們不難看出，后者在處理以及發送文件環節具有更高的效率，是紙質文件信息無可匹敵的，同時還不會受到時間以及空間的限制，真正實現了共享化信息傳輸。

二、企業檔案管理現狀

縱觀我國當前各行業企業檔案管理現實狀況不難看出，工作人員技術水平普遍不高。由于深受較多因素的影響限制，當前企業檔案管理員工專業能力以及工作業務水平并不高，加之企業不重視檔案管理，導致崗位人員無法快速更新專業知識，參與技能培訓的機會少之又少。檔案管理員工通常是兼職或是承擔多項職能。長久以來，負責檔案管理的企業領導，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認為檔案管理可有可無，無法將該項工作看成是企業管理的重要部分。

三、企業檔案管理電子信息化的重要性

企業檔案管理工作中采用電子信息化模式，主要是借助現代化計算機系統、數據庫、磁盤媒介等大存儲量的磁性物質爆粗記錄相關企業檔案信息、重要數據資料的科學方式。具體管理的內容包括企業電子圖紙、重要文書、來往信函、生產管理報表、固定資產信息等。本文就企業檔案管理現實狀況探討了采用電子信息化管理模式的科學重要性，探討了實踐管理中需要注意的問題，旨在全面提升企業檔案管理水平，激發電子信息技術核心功能價值，有重要的實踐意義。

四、企業檔案管理電子信息化應注意的問題

（一）存在嚴重的采集重歸檔現象

在我國大部分的企業檔案管理中，第一個存在的問題就是存在非常嚴重的采集重歸檔的現象。這種現象的產生原因，主要是在對檔案進行分類的過程中，通過參考相關規定和標準之后，通常將企業活動開展過程當中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設備檔案、人事檔案、業務檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數據采集工作都存在著以前理論性結果為主要依據，而沒有對采集過程當中涉及的問題和檔案本身存在的問題進行管理。這就讓企業內容的檔案出現了含混不清的情況，其中的很多內容在不整理的情況下，都出現了材料壞死無法使用的情況。因此導致我國大部分企業檔案管理工作都處于一個名存實亡的狀態。這其主要的主要表現就是不同類型的檔案所涉及的領域是完全不同的，如果出現了人員調動，而補充進來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

（二）整體企業管理模式相對單一

企業檔案管理模式單一也是一個非常常見的情況，這主要是因為大部分工作人員在對企業檔案進行管理的過程當中，往往花費大量時間來進行歷史性的檔案考察和利用，然后根據組織相關活動和下發相關文件的方式開展管理工作，對于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線程發揮的方式來實現檔案信息的嚴格考察和優化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢到檔案的相關情況，但是卻不能非常好的保證企業文件的聯系性，因為這種整理是單一的，針對單個文件的，而不是針對整體的，因此在實際的使用過程中，就會導致這種管理是效率較低的。但是因為歷史原因，這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用，因此就成為了人們最喜歡的一種方式，全然不顧實用性。

五、在檔案信息化視角下全面加強企業檔案管理的有效措施

（一）建立較為完善的元數據檔案管理體系

在當前大數據時代中，元數據檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進的數據庫和計算機來進行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映企業工作開展過程當中的具體情況，還能夠將真實的原始數據呈現在管理人員眼前。尤其是在一些較為復雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費大量的時間，不能滿足企業的具體需求，從而導致了問題的出現。而且元數據本身也能夠通過單一組別的數據對比，來進行內容的拓展，從而更好的將內容引申到各個領域的檔案之中，從而解決了分類不夠專業的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應用更好的發揮效果。

（二）全面加強管理數據倉庫的有效建立

數據倉庫的建立是當前企業檔案管理中客觀公正的一個保障，因此必須要全面的進行建設。這是因為，企業檔案管理的數據中心數據庫不僅記錄了與檔案管理有關的各種信息，同時也能穩定地向管理人員展現不同時間段檔案管理數據集合。而中心數據庫中能夠定時的排查其中的內容，從而確保數據庫中的內容不會出現丟失等情況，這樣就全面的保障了數據庫中數據的安全性，而且作為根據，也更容易進行檢查。同時，中心數據庫本身能夠進行內容的增加和刪減，但是卻不能進行內容的修改，這就確保了中心數據庫中的數據都能夠公平公正，不會出現被篡改的情況。

（三）全面加強企業信息化設備的資金投入

我國當前企業的發展戰略中，企業的檔案管理信息化并不是主要戰略目標，因此在此方面的發展中就會出現資金投入過少的情況。因此，想要更好的提升企業檔案管理融入大數據理念的效果，那么就需要不斷的加強資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而建設處一個專項基金的內容，每一次當企業進行升級的時候，都可以直接從專項基金中進行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大程度的節省時間，并且獲得資金。

六、結語

為全面提升企業檔案管理水平，我們只有引入電子信息化管理模式，明確該技術方式核心重要性，制定科學對策，總結實踐過程中應注意的問題，劃分多級權限、實施收集檔案資料，方能達到事半功倍的工作效果，真正激發企業檔案資源重要功能價值，促進企業實現又好又快的全面發展。