基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理初探

李俐虹

（重慶日報(bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)，重慶 401120）

前言：現(xiàn)代人力資源管理將人才的開發(fā)與培養(yǎng)作為根本目標(biāo)，而人事檔案是記錄人才各方面信息的主體。所以，基于現(xiàn)代人力資源管理的要求，人事檔案管理工作必須變革與創(chuàng)新，從而滿足人資管理的需求。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系探微

人事檔案管理發(fā)的主要對象是人事檔案，其中記錄了各崗位工作人員的基本信息、健康情況、入職時(shí)間、崗位績效情況以及技能資格水平等各類信息，這些信息在人力資源管理實(shí)踐中將會(huì)成為主要的依據(jù)，基于人事檔案中所記錄的信息進(jìn)行細(xì)化與拓寬，可以獲取更多的員工信息資源，進(jìn)而為現(xiàn)代人力資源管理提供有效依據(jù)。由此可見，人事檔案是現(xiàn)代人力資源管理的重要依據(jù)。

二、現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理分析

第一，現(xiàn)代人力資源管理視角下，人事檔案的收集機(jī)發(fā)生改變。傳統(tǒng)人事管理指導(dǎo)下，人事檔案主要包含的就是各崗位工作人員的基本信息。隨著現(xiàn)代人力資源理論的誕生與實(shí)踐，對于人事檔案信息提出了新的要求，不僅需要基礎(chǔ)信息作為基礎(chǔ)人事管理的依據(jù)，由于現(xiàn)代人力資源管理側(cè)重戰(zhàn)略性管理，立足人才開發(fā)與培養(yǎng)，所以要求人事檔案中必須包括各崗位工作人員的職業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)精神等相關(guān)方面的信息，這些信息都需要檔案管理工作人員在日常工作實(shí)踐中積極的搜集、分析與整理。為了挖掘上述隱性的信息，檔案工作者必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，明確現(xiàn)代人力資源管理的目標(biāo)與宗旨，根據(jù)單位人資管理制度以及各項(xiàng)考核制度，定期展開考核工作，在考核的過程中分析各崗位職工的工作能力、發(fā)展?jié)摿σ约奥殬I(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)等相關(guān)信息，并將其整理之后納入到人事檔案當(dāng)中。與此同時(shí)，還要將各崗位工作人員對于崗位以及單位內(nèi)部管理等方面的想法、建議、意見等納入人事檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，尤其一線工作人員對于崗位以及工作的態(tài)度更應(yīng)該重視[1]。由此可見，現(xiàn)代人力資源管理對于檔案工作人員提出了更高的要求，需要相關(guān)工作者在實(shí)踐中可以實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合單位實(shí)際情況以及人力資源管理機(jī)制，在搜集檔案信息的過程中拓寬思路，注意搜集各崗位工作人員在實(shí)踐中所產(chǎn)生的隱性信息，從而為單位的管理活動(dòng)以及決策提供依據(jù)，確保單位內(nèi)部形成良性的發(fā)展機(jī)制。另外，檔案工作人員在日常工作中一定要積極與各崗位工作人員溝通，了解他們的內(nèi)心想法，聆聽他們的聲音，進(jìn)而挖掘更多有價(jià)值的隱性信息。

第二，現(xiàn)代人力資源管理視域下，人事檔案的管理機(jī)制需要變革。在傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)踐中，主要針對的是各崗位工作人員的基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸檔與保管，不需要對信息進(jìn)行深入性的挖掘，檔案管理活動(dòng)只是一些基礎(chǔ)性的工作。而從現(xiàn)代人力資源管理的角度出發(fā)，為了確保現(xiàn)代人資管理機(jī)制的順利構(gòu)建與落實(shí)，檔案管理人員需要從宏觀戰(zhàn)略的角度出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作的流程，制定檔案管理工作的目標(biāo)體系與運(yùn)行機(jī)制，例如如何對人事檔案進(jìn)行細(xì)化與深度挖掘等。在開展人事檔案管理工作的過程中，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行監(jiān)督管理，及時(shí)檢查檔案管理工作的目標(biāo)達(dá)成情況，同時(shí)需要對檔案工作人員實(shí)施考核，將檔案工作者的目標(biāo)達(dá)成情況與薪酬福利掛鉤，從績效考核與激勵(lì)機(jī)制的視角激活檔案工作人員的積極性，使其可以按照現(xiàn)代人資管理要求展開工作。基于此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對人事檔案分類與匯總的力度，集中針對知識(shí)成果以及技能水平提升方面“做好功課”，從而使得單位內(nèi)部的各類信息可以有次序的保存下來，促進(jìn)單位內(nèi)部各崗位工作人員知識(shí)水平的動(dòng)態(tài)性提升[2]。眾所周知，在一個(gè)單位內(nèi)部人員是存在一定流動(dòng)性的，所以檔案信息一定要實(shí)時(shí)更新，這就需要檔案工作人員能夠時(shí)效性的掌握個(gè)工作崗位人員的最新信息，并將其整理歸檔。為了達(dá)成這一目標(biāo)，事業(yè)單位的檔案工作人員要變被動(dòng)為主動(dòng)，積極主動(dòng)的搜集單位內(nèi)部的人事檔案信息，并且快速的整理歸檔，提取具有價(jià)值的信息。

第三，基于現(xiàn)代人資源管理的人事檔案管理必須充分利用信息化技術(shù)，所以構(gòu)建完善的人開始檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)務(wù)之急。傳統(tǒng)的人事檔案通常為紙質(zhì)形式，紙質(zhì)人事檔案在管理、提取、查閱等過程中具有一定的難度，不僅增加了檔案管理工作的工作量以及難度，同時(shí)也不利于人事檔案利用效率的提升。為了適應(yīng)信息時(shí)代的需求，全面提高人事檔案的利用效率，事業(yè)單位應(yīng)該借著信息化時(shí)代的“東風(fēng)”，積極構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，將人事檔案電子化，全部納入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，方便各部門的查找與傳遞，從而滿足各部分工作的需求。與此同時(shí)，信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以為人事檔案的實(shí)時(shí)更新提供方便，將會(huì)極大程度的提高人事檔案的管理效率。在事業(yè)單位中，人事檔案信息管理系統(tǒng)可以利用Web的B/S模式，充分利用網(wǎng)頁瀏覽器連接到人事部門的人事檔案管理客戶端，為了確保檔案信息的安全，需要在系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置系列管理權(quán)限，區(qū)分管理人員與用戶的身份，從而便于人事檔案的查找、提取、調(diào)閱與管理，方便人事檔案信息的利用，滿足單位人才開發(fā)與人力資源規(guī)劃等方面的需求。

結(jié)語：綜上所述，人事檔案在現(xiàn)代人資源管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，可以為現(xiàn)代人力資源管理機(jī)制的構(gòu)建與運(yùn)行提供依據(jù)。為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，人事檔案的搜集機(jī)制、管理機(jī)制以及運(yùn)行機(jī)制都要變革與創(chuàng)新。希望通過文章的闡述，可以使得事業(yè)單位檔案工作人員深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，結(jié)合現(xiàn)代人力資源管理理論與要求，與時(shí)俱進(jìn)的轉(zhuǎn)變工作理念，實(shí)事求是分析當(dāng)前工作的不足，積極探索人事檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。