企業辦公室綜合事務管理現狀及改進措施

張盎

（焦煤公司寶雨山煤礦，河南 焦作 454000）

在辦公室綜合事務管理實際工作過程中，應當樹立專業意識、提升專業能力、健全責任體系、豐富工作手段，這樣才能夠更好地調動工作的積極性、強化部門職能，進而推進企業的健康發展。

一、辦公室管理的職能價值體現

（一）聯系內部協作

辦公室對于企業的綜合性事務有一定的整治處理權限，對執行內部分工配合有極強的協調權。在領導下達決策、傳達相關文件時，辦公室都要及時高效的傳遞到各方，辦公室的實際協助功能是不可替代的。在組織決策與實施的過程中，企業辦公室承擔著領導決策層與基層單位保持有效溝通的職能，一方面要深透領會領導決策意圖，掌握領導層工作動態，把握領導決策層的工作思路；另一方面要充分了解基層單位的實際發展水平和運營情況，并且熟知企業內部階段性目標的變動和人員異動，第一時間向領導提供準確的、完整的、系統的信息，從而做到領導決策與客觀條件的很好結合，并在此基礎上為領導制定完善的計辦公室綜合事務管理水平直接聯系著每一個員工的實際利益，也能夠迅速反應一個企業的整體形象。在辦公室綜合事務管理實際工作過程中，應當樹立專業意識、提升專業能力、健全責任體系、豐富工作手段，這樣才能夠更好地調動工作的積極性、強化部門職能，進而推進企業的健康發展。

（二）參與決策，協助實施

一是為領導提供及時的、完整的、準確的、有價值的信息，使其第一時間掌握最新訊息。二是根據企業階段性任務目標，主動積極組織基層調查，深入研究并拿出信息報告。三是充分了解領導決策層的戰略思想，做好基本的文件起草和計劃或任務擬定草案。四是針對企業的重要事務，要能夠提出切實可行、有積極影響的參謀意見。因此，要想參與企業決策，協助實施落實，企業辦公室就要具備敏銳的市場洞察力，精準的社會變化預測力，思想與時俱進，行動積極務實，熟悉企業的發展狀態和經濟水平，確保能夠緊跟社會和企業的進步。與此同時，辦公室信息要及時更新，完善信息系統，保證信息渠道的暢通，時刻掌握企業的發展動向和內部變更，隨時反饋決策執行落實現況。從根本上提升辦公室工作的預判水準，保證政令暢通、信息通達、反饋及時、修正可控，從而充分發揮好企業辦公室職能價值和優勢特點。

二、企業辦公室綜合事務管理的提升措施

（一）加強辦公室個人的思想政治教育

企業日常的工作雖重要，但是關于辦公人員的思想政治教育也是關鍵。企業不僅需要做好業績，更需要培養員工的工作狀態和積極性。管理者不僅要關注員工的個人業績，更需要關注員工的心理狀態，對員工的工作態度進行教育。企業可以在日常培訓中滲透思想政治教育的相關知識，進行每個月的思想政治教育課程學習，通過讓員工寫論文報告、心得體會等方式加強員工思想教育工作。加強企業文化建設，培養員工的工作積極性，創設良好的工作氛圍。

（二）提高辦公室人員的個人素質和企業的招聘標準

辦公人員的個人素質和高標準的招聘對于企業的發展影響深遠，所以這就要求管理者要學會管理和選拔人才。個人素質影響工作進行，這是一個不變的道理。員工就像是企業的血液，如果血液出現了雜質，那么身體就會生病，如果員工缺乏良好的素質，企業的發展就會停滯不前，因此，提高辦公人員的個人素質刻不容緩。企業應該適當提高人才招聘標準，首先學歷要過關，對一般的專科學校應該高標準考核，對于人員的技能更不能松懈，可以預先進行職業前的考核，不要單純憑借面試及口才就破格錄取。新錄用的員工應該有試用期，以此考核辦公人員工作技能和業務能力，避免日后影響工作。同時，對于不同的員工，要根據其專長和個性及時調整其崗位，在適合的工作崗位發揮才能。

（三）提高管理者的能力和與員工的交際能力

管理者在工作團隊中處于核心地位，管理者的能力決定著團隊的發展。在重視員工的個人素養時，切莫忘記領導的作用。有些領導脾氣暴躁，辦事能力不能讓員工信服，上下級的優越感頗深，等級觀念尤為嚴重。辦公室的領導如果不能與職員和睦相處，那么整個部門難以做出好業績，繼而企業的發展就會受到限制。并且管理者的交際能力也是一個很重要的因素，應該適當關心員工的心理狀態，當員工的心理出現問題時，作為領導，應該及時解決員工的心理問題，讓員工感受到領導的關心，以此提升員工的歸屬感和積極性。員工感受到了人性化的關懷。可見，管理者的能力與語言交際能力很重要，從小事關心員工，讓員工感受到集體的關愛，進而提高辦公室綜合事務的管理效率和水平。

（四）制定規范化、科學化的辦公室綜合事務的管理制度

首先，確定辦公室的職能地位。辦公室作為企業的核心，應不斷加強工作職能。企業辦公室的綜合管理制度的制定一定要合理化、規范化、科學化、人性化，綜合管理體系的建立，應著眼于為整個企業工作流程提供全方位的服務，為各部門分工協作發揮紐帶作用。企業要想順利完成行政事務，離不開科學規范化的管理制度。因此，在辦公室綜合事務工作的管理上，要協調有力，具有原則性、權威性、約束性和周密性。同時，日常工作要清晰規范，獎懲分明，任務分配合理，確保每個人的職責落實到位，既要精簡工作流程，優化工作效率，也要使整個工作制度覆蓋全面，發揮考核作用，使企業擁有一套系統、規范的管理制度，從而進一步提高企業的經營效益與管理效率。

結束語

近年來，隨著社會經濟的快速發展，市場不斷進行著改革與轉型，這就要求一個企業必須能夠快速適應新的形勢。企業辦公室綜合事務管理能力和管理質量直接影響到企業的方方面面，企業辦公室作為企業內外上下聯系的重要環節，能夠有效提高企業的整體工作效率。