淺談如何做好檔案安全與保密工作

李文旭

（中國人民解放軍32322部隊，新疆 烏魯木齊 830000）

引言：

國家的檔案管理人員依法而科學地履行檔案管理行為，伴隨著互聯網技術的發展及各個國家改革的深入，檔案保密安全工作的重要性日益凸顯，已成為國家發展中的時代所需。而不可忽視的是，國家的檔案管理保密安全工作面臨著諸多層面的挑戰，對新形勢下檔案保密安全工作思考具有積極的實踐意義

一、檔案安全與保密工作的必要性

檔案是信息資源的重要組成部分，檔案部門是信息資源的重要陣地。隨著城市建筑大量涌現，城建檔案信息的需求激增，如何利用信息技術手段實現工作目標，以適應社會信息化進程的需要，是關系著城建檔案相關行業可持續發展的關鍵。然而，基層城建檔案室信息化程度卻普遍不高，信息采集和資源共享等已不能滿足現代建設儲存與利用的要求；各種新技術手段層出不窮，各類載體的城建檔案資源的收集保管問題急需去解決；信息化時代的社會個體主動參與到城建檔案資源建設中來，如何加強對社會化城建檔案工作的指導也面臨諸多挑戰。目前，信息技術已成為當今世界經濟社會發展的大趨勢，必須順應時代發展，大力推進檔案數字化、信息化建設。隨著信息技術的不斷發展，檔案信息資源已走進人們的日常生活。現在人們對于檔案的感覺越來越清晰，它不再是古代鎖在深宅大院的一份文件。普通人甚至連查閱的資格都沒有。現在，越來越多的檔案開始公開化，透明化。英國和一些發達國家已經建立了檔案博物館，讓人們更好地參觀各種檔案資料。但是，無論檔案是保密和解密，對于檔案的保護工作都是不應該松懈的。不能因為檔案離人們的生活越來越近而不理會檔案的保護。對于部分機密檔案還應當進行保密工作，因為一旦泄露不僅會損害檔案所處的直接機構，甚至會關系到國家的一生或者國家的安全。由此，可見檔案安全是多么的重要。對于一些機密檔案的保密事例的重要性在二戰中可以說是多的舉不勝舉了。所以說，無論是檔案的安全工作還是保密工作，都應當一手抓起。要做到在保密中進行充分保護。

二、新形勢下檔案保密安全工作中常見的問題

我國國家的檔案管理經歷了從無到有、從紙質檔案管理到數字信息管理的演變，而在這一進程中，受到檔案管理傳統思維的影響，國家的檔案管理隊伍也未能得到較好提升。大多數的檔案管理人員未接受過定期、有效的檔案管理培訓，尤其是保密培訓，因此對檔案的價值認識不深、責任意識和保密意識不足，導致檔案保密管理的實際成效不高。同時，在管理層面而言，因對檔案管理的重視不夠和對檔案的綜合利用不足，未能建立系統的管理制度、并取有效的管理措施，忽視了工程技術服務類國家在建立核心競爭力機中優化檔案管理的重要性。

三、如何更好地做好檔案安全保密作用

（一）提高管理意識

思路決定出路，檔案管理工作水平的提高，必須要求管理工作者充分認識到檔案管理工作的重要性和重大意義，具有較高管理工作意識。具體有三點：（1）工作責任感要強，職業素養要高，工作態度要端正。（2）具有不斷學習的習慣和自我要求，不斷了解、掌握檔案管理的知識，充實、提高檔案管理工作方面的先進理論知識、現代科學技術知識等。尤其是在檔案管理數字化、信息化方面，要結合崗位工作，注重對計算機及程序、信息存儲和傳輸等知識的學習和掌握，使自己成為熟練掌握當代檔案信息、網絡技術的技術型檔案管理人才。（3）要有理論結合實際的實踐意識，能積極把先進的現代化科技手段和先進的管理方法應用到實際工作中，提高管理工作水平。

（二）加強風險管控

規避風險最好的辦法就是引進新的技術，利用科學的手段和現金的技術，可以使電子檔案更加安全可靠。設置密碼是現代操作系統中最常見的方式，要設置分級密碼，由專人管理密碼及使用臺賬，定期更換核心密碼，控制密碼泄露，確保快捷，安全，保密。防止病毒對信息系統的破壞，對計算機做到監控管理，定時查毒，對計算機進行掃描，檢查發現病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網絡的有效手段，設定符合系統要求的安全策略，最大限度地保護檔案信息。設置電子檔案系統專人管理員身份，其余人沒有權利操作系統，避免檔案文件篡改、損毀等問題的出現。計算機若出現問題需要維修，國家要注意可能存在的風險，注意監管，同時啟動預防機制，一旦出現問題，積極采取應對措施。國家要重視電子檔案信息安全，重視預防風險工作，積極制定風險防范措施、風險管控制定、應急處理方案及補救方案等。為了把風險造成的影響控制在最小值，國家應當對危險發生的概率，帶來的危險，危險的成本等進行分析，提前做好風險評估工作，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。一旦發生檔案泄密事件，國家要想好事后措施，減少損失。不管是什么情況，國家都要積極主動的進行處理，這才是最關鍵的。

（三）推行制度化建設

依法依規實施記錄根據國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布的《國家檔案管理辦法》，確定符合發展進程的、分層檔案管理要求和崗位制度。優化檔案管理途徑，按相關要求對歸檔數據進行明確的分級管理，尤其要對涉及的商業機密和核心技術等保密資料進行細致標注，充分利用信息設備等手段多樣化、技術化地實施檔案保密安全工作，確保檔案的儲存和應用安全，實現檔案保密安全的法制化、制度化，增進檔案的法律效應。從制度上嚴格遵循國家檔案的保密范圍和保密等級，通過管防結合，嚴控環節泄密行為。并在這一進程中加大對檔案信息管理系統的安全管理，通過內部的防火墻及信息安全等級設置，避免信息入侵所導致的檔案安全管理事故，充分發揮檔案保密工作的“拳頭”和“利劍”作用。

結束語

在對涉密檔案進行管理時,需要遵循一定的保密原則,這樣才能使涉密檔案管理更加安全。當前檔案管理工作不僅要做好記錄和文檔保存工作,更要做好檔案安全及保密工作,因此將現代信息技術同檔案管理安全保密工作緊密結合是解決問題的有效措施。