淺談如何做好檔案安全與保密工作

李文旭

（中國人民解放軍32322部隊(duì)，新疆 烏魯木齊 830000）

引言：

國家的檔案管理人員依法而科學(xué)地履行檔案管理行為，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及各個(gè)國家改革的深入，檔案保密安全工作的重要性日益凸顯，已成為國家發(fā)展中的時(shí)代所需。而不可忽視的是，國家的檔案管理保密安全工作面臨著諸多層面的挑戰(zhàn)，對新形勢下檔案保密安全工作思考具有積極的實(shí)踐意義

一、檔案安全與保密工作的必要性

檔案是信息資源的重要組成部分，檔案部門是信息資源的重要陣地。隨著城市建筑大量涌現(xiàn)，城建檔案信息的需求激增，如何利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，以適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要，是關(guān)系著城建檔案相關(guān)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。然而，基層城建檔案室信息化程度卻普遍不高，信息采集和資源共享等已不能滿足現(xiàn)代建設(shè)儲存與利用的要求；各種新技術(shù)手段層出不窮，各類載體的城建檔案資源的收集保管問題急需去解決；信息化時(shí)代的社會個(gè)體主動參與到城建檔案資源建設(shè)中來，如何加強(qiáng)對社會化城建檔案工作的指導(dǎo)也面臨諸多挑戰(zhàn)。目前，信息技術(shù)已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的大趨勢，必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源已走進(jìn)人們的日常生活。現(xiàn)在人們對于檔案的感覺越來越清晰，它不再是古代鎖在深宅大院的一份文件。普通人甚至連查閱的資格都沒有。現(xiàn)在，越來越多的檔案開始公開化，透明化。英國和一些發(fā)達(dá)國家已經(jīng)建立了檔案博物館，讓人們更好地參觀各種檔案資料。但是，無論檔案是保密和解密，對于檔案的保護(hù)工作都是不應(yīng)該松懈的。不能因?yàn)闄n案離人們的生活越來越近而不理會檔案的保護(hù)。對于部分機(jī)密檔案還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保密工作，因?yàn)橐坏┬孤恫粌H會損害檔案所處的直接機(jī)構(gòu)，甚至?xí)P(guān)系到國家的一生或者國家的安全。由此，可見檔案安全是多么的重要。對于一些機(jī)密檔案的保密事例的重要性在二戰(zhàn)中可以說是多的舉不勝舉了。所以說，無論是檔案的安全工作還是保密工作，都應(yīng)當(dāng)一手抓起。要做到在保密中進(jìn)行充分保護(hù)。

二、新形勢下檔案保密安全工作中常見的問題

我國國家的檔案管理經(jīng)歷了從無到有、從紙質(zhì)檔案管理到數(shù)字信息管理的演變，而在這一進(jìn)程中，受到檔案管理傳統(tǒng)思維的影響，國家的檔案管理隊(duì)伍也未能得到較好提升。大多數(shù)的檔案管理人員未接受過定期、有效的檔案管理培訓(xùn)，尤其是保密培訓(xùn)，因此對檔案的價(jià)值認(rèn)識不深、責(zé)任意識和保密意識不足，導(dǎo)致檔案保密管理的實(shí)際成效不高。同時(shí)，在管理層面而言，因?qū)n案管理的重視不夠和對檔案的綜合利用不足，未能建立系統(tǒng)的管理制度、并取有效的管理措施，忽視了工程技術(shù)服務(wù)類國家在建立核心競爭力機(jī)中優(yōu)化檔案管理的重要性。

三、如何更好地做好檔案安全保密作用

（一）提高管理意識

思路決定出路，檔案管理工作水平的提高，必須要求管理工作者充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和重大意義，具有較高管理工作意識。具體有三點(diǎn)：（1）工作責(zé)任感要強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)要高，工作態(tài)度要端正。（2）具有不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣和自我要求，不斷了解、掌握檔案管理的知識，充實(shí)、提高檔案管理工作方面的先進(jìn)理論知識、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識等。尤其是在檔案管理數(shù)字化、信息化方面，要結(jié)合崗位工作，注重對計(jì)算機(jī)及程序、信息存儲和傳輸?shù)戎R的學(xué)習(xí)和掌握，使自己成為熟練掌握當(dāng)代檔案信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技術(shù)型檔案管理人才。（3）要有理論結(jié)合實(shí)際的實(shí)踐意識，能積極把先進(jìn)的現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高管理工作水平。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控

規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，利用科學(xué)的手段和現(xiàn)金的技術(shù)，可以使電子檔案更加安全可靠。設(shè)置密碼是現(xiàn)代操作系統(tǒng)中最常見的方式，要設(shè)置分級密碼，由專人管理密碼及使用臺賬，定期更換核心密碼，控制密碼泄露，確保快捷，安全，保密。防止病毒對信息系統(tǒng)的破壞，對計(jì)算機(jī)做到監(jiān)控管理，定時(shí)查毒，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行掃描，檢查發(fā)現(xiàn)病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網(wǎng)絡(luò)的有效手段，設(shè)定符合系統(tǒng)要求的安全策略，最大限度地保護(hù)檔案信息。設(shè)置電子檔案系統(tǒng)專人管理員身份，其余人沒有權(quán)利操作系統(tǒng)，避免檔案文件篡改、損毀等問題的出現(xiàn)。計(jì)算機(jī)若出現(xiàn)問題需要維修，國家要注意可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，注意監(jiān)管，同時(shí)啟動預(yù)防機(jī)制，一旦出現(xiàn)問題，積極采取應(yīng)對措施。國家要重視電子檔案信息安全，重視預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)工作，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施、風(fēng)險(xiǎn)管控制定、應(yīng)急處理方案及補(bǔ)救方案等。為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小值，國家應(yīng)當(dāng)對危險(xiǎn)發(fā)生的概率，帶來的危險(xiǎn)，危險(xiǎn)的成本等進(jìn)行分析，提前做好風(fēng)險(xiǎn)評估工作，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。一旦發(fā)生檔案泄密事件，國家要想好事后措施，減少損失。不管是什么情況，國家都要積極主動的進(jìn)行處理，這才是最關(guān)鍵的。

（三）推行制度化建設(shè)

依法依規(guī)實(shí)施記錄根據(jù)國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計(jì)委聯(lián)合頒布的《國家檔案管理辦法》，確定符合發(fā)展進(jìn)程的、分層檔案管理要求和崗位制度。優(yōu)化檔案管理途徑，按相關(guān)要求對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行明確的分級管理，尤其要對涉及的商業(yè)機(jī)密和核心技術(shù)等保密資料進(jìn)行細(xì)致標(biāo)注，充分利用信息設(shè)備等手段多樣化、技術(shù)化地實(shí)施檔案保密安全工作，確保檔案的儲存和應(yīng)用安全，實(shí)現(xiàn)檔案保密安全的法制化、制度化，增進(jìn)檔案的法律效應(yīng)。從制度上嚴(yán)格遵循國家檔案的保密范圍和保密等級，通過管防結(jié)合，嚴(yán)控環(huán)節(jié)泄密行為。并在這一進(jìn)程中加大對檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理，通過內(nèi)部的防火墻及信息安全等級設(shè)置，避免信息入侵所導(dǎo)致的檔案安全管理事故，充分發(fā)揮檔案保密工作的“拳頭”和“利劍”作用。

結(jié)束語

在對涉密檔案進(jìn)行管理時(shí),需要遵循一定的保密原則,這樣才能使涉密檔案管理更加安全。當(dāng)前檔案管理工作不僅要做好記錄和文檔保存工作,更要做好檔案安全及保密工作,因此將現(xiàn)代信息技術(shù)同檔案管理安全保密工作緊密結(jié)合是解決問題的有效措施。