報業(yè)檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢分析與管理策略

周亮亮

（濰坊日報社，山東 濰坊 261041）

引言：在新媒體技術(shù)應(yīng)用之前，報業(yè)檔案的利用流程較為繁瑣，因此被利用的情況相對較少，但是在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，檔案的閱覽和利用變得十分簡單。與此同時，部分報社還配置了備用服務(wù)器，在最大限度上保證了檔案數(shù)字化管理的效果。因此，對報業(yè)檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢和策略進(jìn)行分析，具有重要的意義。

一、報業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

報業(yè)檔案數(shù)字化管理主要有以下方面的內(nèi)容：

1.實(shí)現(xiàn)與數(shù)字技術(shù)的有效結(jié)合。目前，新媒體逐漸受到了人們的認(rèn)可，大有取代傳統(tǒng)媒體之勢，現(xiàn)代人喜歡利用新媒體采集和獲取各類的信息。而報業(yè)作為專業(yè)的信息采編機(jī)構(gòu)，擁有專業(yè)的采編人才，因此，在信息采編和解讀分析上的優(yōu)勢十分明顯。而應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以將各類資源整合到一起，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢[1]。

2.與傳統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，建立報業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，對以往的信息收集和處理職能進(jìn)行強(qiáng)化，對信息資源進(jìn)行堅(jiān)實(shí)。此外，同傳統(tǒng)媒體進(jìn)行合作，還能對新聞內(nèi)容進(jìn)行豐富和拓展，有利于激發(fā)讀者的興趣，從而促進(jìn)報業(yè)的發(fā)展。

二、報業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

與報業(yè)檔案傳統(tǒng)的管理方式相比，數(shù)字化管理方式有利于節(jié)省成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)檔案為主，管理流程十分繁瑣，需要大量的人力和物力支持，加大了管理成本，而且在保存時，需要占用非常大的空間。查閱和調(diào)用檔案資料，需要進(jìn)行多次復(fù)印，如果操作不慎，還容易損壞檔案。而數(shù)字化管理則有效解決了這些問題，通過數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的使用，可以縮減管理流程，節(jié)省人力和物力的使用成本，經(jīng)濟(jì)效益也會隨之提升。

（二）能夠使檔案辦公效率得到提升

報業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，可以將每個工作人員的行為作為依據(jù)，設(shè)置不同的輔助功能。例如：記者在采寫新聞時，就可以使用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的錄入、上傳和查閱最新事件的功能；如果記者想要改進(jìn)已經(jīng)上傳的新聞，則可以依靠自身的權(quán)限，對已經(jīng)上傳的新聞內(nèi)容進(jìn)行修改；同時，記者也可以利用服務(wù)器，打印檔案信息。這些操作都可以在線上進(jìn)行，與傳統(tǒng)的線下利用和管理方式相比，檔案數(shù)字化管理的效率無疑更高。

（三）有利于資源共享和加強(qiáng)交流

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將報社內(nèi)各個部門和同行業(yè)之間，通過局域網(wǎng)連接為一個整體，有利于報業(yè)工作人員之間的交流，可以利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源信息的呼喚和共享，檔案利用效率也會得以顯著提升。尤其是對報業(yè)來說，報業(yè)的發(fā)展離不開信息資源的支持，掌握了第一手的信息，才能增強(qiáng)報紙的吸引力和競爭力，與傳統(tǒng)信息收集方式相比，數(shù)字化管理在信息收集和共享方面更具優(yōu)勢，打破了時間和空間的限制。

（四）使文件安全性得到提升，有利于檔案的長期保存

首先，通過權(quán)限模式的設(shè)置和認(rèn)證，報業(yè)檔案數(shù)字化管理的安全性將會大大提升，因?yàn)橹挥芯邆錂?quán)限的工作人員，方能對檔案進(jìn)行查閱和傳輸，有利于防止檔案的泄漏。第二，如果全部檔案都以紙張作為保存形式的話，如果長期放置，紙張容易出現(xiàn)損壞，報業(yè)檔案會因此而遺失。而檔案數(shù)字化管理則可以避免這一問題的產(chǎn)生，只有做好備份和保存工作，且保證服務(wù)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，那么就可以實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存。

三、報業(yè)檔案數(shù)字化管理策略

（一）轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，并做好安全防護(hù)工作

首先應(yīng)該將報業(yè)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源，將其上傳至數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)檔案的類別，設(shè)置相應(yīng)的欄目，做好電子檔案的歸檔工作，在歸檔過程中，應(yīng)該遵循標(biāo)準(zhǔn)的流程，并應(yīng)用安全防護(hù)措施，保護(hù)電子檔案的安全，避免電子檔案在保存和轉(zhuǎn)化過程中丟失和泄漏，工作人員應(yīng)該對電子檔案進(jìn)行備份。與此同時，還要設(shè)置防火墻，并安裝殺毒軟件，防止電子檔案數(shù)據(jù)庫受到木馬病毒的威脅。在數(shù)字化管理時，應(yīng)該對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行充分的使用，對報業(yè)檔案處理方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新[2]。例如：移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用。通過對檔案處理技術(shù)的優(yōu)化和創(chuàng)新，能夠使數(shù)字化檔案管理效率和質(zhì)量得到提升。

（二）存儲和應(yīng)用

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了飛躍式的發(fā)展，硬盤、內(nèi)存卡等存儲設(shè)備為電子檔案保存提供了充足的空間。基于此，報業(yè)檔案數(shù)字化管理必須對這些設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的存儲。工作人員應(yīng)基于這些技術(shù)，對檔案資料恢復(fù)、信息備份和數(shù)據(jù)采集工作進(jìn)行研究，并利用現(xiàn)代存儲技術(shù)，解決以往電子檔案存儲中存在的問題。在制定電子文檔格式時，盡量統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的通用性。

（三）做好檔案資料的數(shù)字化

在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，檔案資料數(shù)字化取得了顯著的發(fā)展成果。尤其是電子標(biāo)簽技術(shù)的應(yīng)用，使數(shù)字檔案管理效率顯著提升，無線通信識別能力是該技術(shù)的主要特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為利用無線通信，設(shè)備電子標(biāo)簽。將其應(yīng)用于電子檔案管理，可以將原始紙質(zhì)檔案錄入至電子檔案室，然后利用標(biāo)簽，將檔案的全部信息進(jìn)行提取。例如：檔案資料的放置地點(diǎn)、編號、名稱和歸檔等等，無需手動操作，就可以實(shí)現(xiàn)對檔案的高效處理。電子標(biāo)簽技術(shù)能夠遠(yuǎn)距離的感知檔案，具有非常強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性，在報業(yè)檔案數(shù)字化管理中取得了十分廣泛的應(yīng)用。

結(jié)論：綜上所述，在新媒體時代下，報社應(yīng)該基于數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)，對檔案管理方式加以創(chuàng)新和優(yōu)化，建立數(shù)字化檔案管理體系，以解決傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的不足，從而促進(jìn)報社的發(fā)展。