關(guān)于新時期報社檔案管理工作的思考

李紅

（濰坊日報社，山東 濰坊 261041）

前言：網(wǎng)絡(luò)信息時代下，加速了報社產(chǎn)業(yè)發(fā)展，在報社工作實踐中會產(chǎn)生大量圖表、照片、稿件等資料，具有信息豐富、增長速度快的特點。檔案管理工作是指進行報社工作中各類信息的收集和整理，隨著報社運營中信息量的增多，需要創(chuàng)新檔案管理方法，以提高檔案管理水平為主，完善構(gòu)建管理體系。

一、新時期下做好報社檔案管理的重要性

報社檔案是指對本地以及本單位歷史信息的記錄，能客觀反映地域發(fā)展規(guī)律和人民生活習(xí)俗，相較于其他檔案來講具有明顯應(yīng)用價值，需要做好檔案資料整理，確保檔案資料在報社工作中的有效應(yīng)用，發(fā)揮報社檔案資料在國家及社會發(fā)展上的參考價值。因此，加大對報社檔案工作改進手段的研究是必要的，是保證檔案信息可靠的關(guān)鍵[1]。新時代背景下，科技進步為檔案管理措施的優(yōu)化提供了技術(shù)保障，具體體現(xiàn)在數(shù)據(jù)篩選及整合效率提高上。面對大量的檔案資料信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，可提高信息處理效率，逐漸完善檔案資料，為工作人員提供準確、有效的數(shù)據(jù)信息。計算機技術(shù)在報社檔案管理中的廣泛應(yīng)用，提高了數(shù)據(jù)共享質(zhì)量和范圍，在報社管理水平提升上有著促進作用，推動了報社改革。今后報社檔案管理將更加注重管理信息化及現(xiàn)代化，加大計算機設(shè)備的使用，從而提高管理效率、加強檔案資料信息的保密性。

二、新時期下增強檔案管理效果的對策

信息技術(shù)的發(fā)展，為報社檔案管理效率及質(zhì)量的提升提供了基礎(chǔ)條件，為了取得理想的管理效果，要注重信息技術(shù)在檔案管理中的充分利用，將先進技術(shù)貫徹在檔案資料收集、整理、分析和存檔各個階段。在人工管理和電子管理相結(jié)合的條件下，建立系統(tǒng)的檔案管理體系，能提高報社檔案利用價值。下面本文將具體分析新形勢下報社檔案管理措施。

（一）提高檔案管理認識

檔案管理主要任務(wù)在于保證檔案資料的完整性和準確性，要求管理人員具有較好責任心和管理意識，能規(guī)范檔案管理及使用操作，是發(fā)揮檔案資料使用價值的基本條件。實際管理工作中，在保證不丟、不亂、不壞的前提下，做好資料分類，不僅能提高檔案信息有效性，還方便了之后檔案資料的使用。當前報社檔案管理大多是在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行的，為了提高數(shù)據(jù)安全性，要求工作人員能掌握計算機設(shè)備操作技巧，并在實踐中積累經(jīng)驗，做好檔案保密工作。檔案管理工作開展質(zhì)量的好壞與管理人員素質(zhì)水平有緊密聯(lián)系，為了保證報社檔案管理作業(yè)高效開展，應(yīng)從管理隊伍素質(zhì)培養(yǎng)出發(fā)，通過組織實踐活動，使其了解檔案管理實際意義，并能形成較高的職業(yè)素養(yǎng)、責任意識，全身心投入到管理工作中。

（二）重視培訓(xùn)活動的組織

檔案管理人員是報社檔案管理計劃的踐行者，管理人員對檔案管理工作的了解程度及其自身水平，會直接影響檔案管理效果。因此，應(yīng)將管理人員培訓(xùn)教育作為報社檔案管理工作發(fā)展主要方向，結(jié)合崗位職能，制定針對性培訓(xùn)方案，為管理人員具體闡述不同管理階段的管理手段和信息收集范圍等，明確管理步驟，為之后管理工作順利展開奠定基礎(chǔ)。另外，應(yīng)培訓(xùn)管理人員能規(guī)范使用計算機設(shè)備，減少人為操作失誤引起的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險事件。同時要求工作人員具有一定計算機專業(yè)知識，能及時發(fā)展設(shè)備故障問題。

（三）加大檔案硬件投入

從報社檔案管理要求和特點來看，現(xiàn)代化建設(shè)將是報社檔案管理主要發(fā)展方向，應(yīng)加大在檔案硬件上的投入，確保檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，能實現(xiàn)管理手段的完善，通過計算機軟件的合理利用，解決傳統(tǒng)檔案管理不及時和操作失誤的問題[2]。實踐表明，在線檔案管理相較于人工管理有明顯優(yōu)勢，單位管理者應(yīng)加大在檔案管理體系信息化建設(shè)上的資金投入，定期維護計算機設(shè)備，并及時更新管理硬件，在上述措施落實下，為檔案管理提供工具，進而逐步提高檔案管理效益。同時，檔案管理工作高效展開的關(guān)鍵在于報社工作信息及時共享，如目前大多數(shù)報社單位構(gòu)建了統(tǒng)一的內(nèi)部管理網(wǎng)站，各部門做好工作記錄并將數(shù)據(jù)及時上傳到網(wǎng)站中，將檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，是應(yīng)用效果顯著的管理模式。

（四）注重檔案編研整理

加大對檔案編研整理的重視，有助于提升檔案管理科學(xué)性，是進行檔案管理時要重點考慮的內(nèi)容。報社檔案管理人員要自覺發(fā)展自身能力及素養(yǎng)，學(xué)習(xí)先進管理手段，確保自身崗位職能的充分發(fā)揮，為報社檔案管理事業(yè)改革作出貢獻。并且在管理人員技能提升的基礎(chǔ)上，為管理規(guī)劃的執(zhí)行提供了條件，管理人員能根據(jù)自己對檔案的了解程度，進行檔案資料分類整理，并將檔案信息以數(shù)字信息的形式存儲到數(shù)據(jù)庫中，建立相應(yīng)的搜索機制，提高數(shù)據(jù)查找效率，避免出現(xiàn)檔案資料混亂、使用效果低下的現(xiàn)象。檔案資料對報社事業(yè)發(fā)展有著重要作用，因此，應(yīng)從日常工作中提煉有價值信息，豐富檔案資料內(nèi)容，達到系統(tǒng)展開檔案管理的目的。同時，應(yīng)盡快完善報社檔案管理有關(guān)制度，利用制度依據(jù)作用，有機銜接各個管理環(huán)節(jié)，提高管理操作的規(guī)范性，從多個渠道收集檔案資料信息。面對大量檔案信息時要做好科學(xué)歸檔，突出管理重點，是新時期下對檔案管理工作的根本要求。

結(jié)論：綜上所述，科學(xué)技術(shù)的進步，使得報社工作中會產(chǎn)生大量信息化內(nèi)容，要做好這些內(nèi)容的整理和存儲，以便發(fā)揮資料信息在之后工作優(yōu)化開展中的參考作用。新的時代背景下，檔案資料重要性更加凸顯，現(xiàn)代報社檔案管理，不僅注重管理質(zhì)量，還要提高管理效率，突出檔案管理在報社事業(yè)改革上的積極作用。