基于共享數(shù)據(jù)中心的高校學生事務業(yè)務流程再造研究

鮑紹武 楊銳

（安徽工商職業(yè)學院，安徽 合肥 231131）

一、共享數(shù)據(jù)中心

在高校信息化建設過程中，由于建設初期缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，大多數(shù)應用系統(tǒng)都是從部門和個人業(yè)務需求出發(fā)實施的。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，無法共享數(shù)據(jù)。并且，同類信息存在于不同應用系統(tǒng)中而無法同步，業(yè)務數(shù)據(jù)無法在不同應用系統(tǒng)之間流動，造成諸多問題的出現(xiàn)。因此，在各種應用系統(tǒng)之間集成數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和同步，是當前高校信息化和數(shù)字化校園建設亟待解決的問題。

大學共享數(shù)據(jù)中心是一個數(shù)據(jù)平臺，可收集、處理和存儲各種共享數(shù)據(jù)，并為整個學校的各種應用系統(tǒng)提供共享服務。為了實現(xiàn)各種應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，需要建立基于數(shù)據(jù)管理和利用的共享數(shù)據(jù)中心來存儲大量數(shù)據(jù)。同時，它有效地管理數(shù)據(jù)并提供數(shù)據(jù)訪問手段，為各種應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享提供平臺，以確保數(shù)據(jù)的實時性，完整性和一致性。高校的各類應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)紛雜繁多，共享數(shù)據(jù)中心要收集處理和存儲的數(shù)據(jù)是學校各類應用系統(tǒng)共同的數(shù)據(jù)、各類業(yè)務相互關(guān)聯(lián)的核心的數(shù)據(jù)，以及可供進一步共享和利用的數(shù)據(jù)。

二、學生事務業(yè)務流程重構(gòu)

學生事務是高校維護大學生正常學習生活秩序，促進大學生全面發(fā)展，實現(xiàn)高等教育目標的重要手段。我們將教學過程之外必須提供的具體事項劃分為管理學生事務和指導和服務學生事務。管理學生事務主要涉及招生，學生身份管理，日常行為管理，社區(qū)和課外活動管理獎懲管理，獎學金、助學金、貸款管理，宿舍管理，就業(yè)創(chuàng)業(yè)管理等；相關(guān)指導和服務學生事務涉及學生干部培訓，活動咨詢，心理咨詢，學習指導以及就業(yè)指導等。

高校涉及學生事務的業(yè)務不僅是跨部門的，也可能是跨應用系統(tǒng)的，有些業(yè)務在各高校的管理部門可能不同，如學生學籍有的學校是教務部門負責，有的高校是學生部門負責，共享數(shù)據(jù)中心必須打破這種部門分工和應用系統(tǒng)的界限，按照學生為根本的原則和學生事務自身的規(guī)律重構(gòu)業(yè)務流程。

（一）新生入學報到注冊出現(xiàn)的一系列問題

新學生的報到工作是高校的學生事務基礎(chǔ)性工作之一。學生報到涉及了學生處、財務處、后勤服務管理中心、信息化建設與發(fā)展處及各二級學院等多個部門。例如，招生辦公室提供新生名冊，教務處和二級學院做出專業(yè)調(diào)整，從信息化建設與發(fā)展處得到技術(shù)支持。由于各應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)不可共享，為完成新生人學報到工作，各部門之間需要進行大量的協(xié)調(diào)。招生辦公室從錄取系統(tǒng)載新生錄取名冊，分發(fā)給各職能部門，各部門根據(jù)應用系統(tǒng)需要進行整理，錄入或?qū)氲较嚓P(guān)應用系統(tǒng)。報到當天各部門在報到現(xiàn)場各自設置的辦公點處理新生報到事項，新生報到需要到不同部門辦理各種手續(xù)，由于新生報到時間不可預測，加上其它各種不可預期的因素，往往造成現(xiàn)場到處需要排長隊，場面混亂等常見的現(xiàn)象。

（二）新生數(shù)據(jù)處理業(yè)務流程的重構(gòu)

由于高校錄取的新生不是百分之百報到，由錄取獲得的數(shù)據(jù)新生報到后還要進行處理，包括對實際報到的名冊進行整理，剔除(注銷)未報到學生，加上因特殊原因進行的專業(yè)調(diào)整，生成分專業(yè)的新生正式名冊，進行分班和編制正式學號，根據(jù)學生報到、交費或者申請綠色通道等情況進行注冊等。

（三）新生報道過程的業(yè)務重構(gòu)

共享數(shù)據(jù)中心的建立為新生報到業(yè)務流程重構(gòu)提供了基礎(chǔ)，但還要根據(jù)高校自身的新生報到事務實際和應用系統(tǒng)的邏輯關(guān)聯(lián)分析，實現(xiàn)流程的優(yōu)化。招生部門的新生錄取數(shù)據(jù)是迎新數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，迎新工作可以直接利用招生錄取下載的數(shù)據(jù)，招生辦公室將新生數(shù)據(jù)提交給學籍管理部門編制臨時學號，并導入到共享數(shù)據(jù)中心生成新生主題數(shù)據(jù)。新生主題數(shù)據(jù)生成后，共享數(shù)據(jù)中心按照預先設置好的調(diào)度流程將學生信息推送到其他應用系統(tǒng)，實現(xiàn)新生報到前數(shù)據(jù)的初始化工作。

新生報到現(xiàn)場出現(xiàn)混亂的根本原因是報到手續(xù)繁雜，需要到不同部門辦理手續(xù)，為此應該建立新生報到一站式服務，也就是新生僅需到院系一次性辦理入學報到手續(xù)。共享數(shù)據(jù)中心的建立和數(shù)據(jù)流程的重構(gòu)為新生報到一站式服務提供了基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上對迎新現(xiàn)場的報到業(yè)務流程進行整合和重構(gòu)實現(xiàn)一站式服務。

（四）新生學籍注冊流程重構(gòu)

新生報到的信息同步到共享數(shù)據(jù)中心后，共享數(shù)據(jù)中心可以基于學籍注冊業(yè)務的要求進行注冊條件判斷，符合條件的新生在學籍管理系統(tǒng)中自動生成注冊信息，不符合注冊條件的新生則自動生成”未注冊”通知，通過郵件發(fā)送相關(guān)的院系學生管理人員或新生本人。

（五）學籍數(shù)據(jù)更新流程重構(gòu)

新生學籍正式生成后，若學生信息發(fā)生變更，需要在不同應用系統(tǒng)中做相應的同步更新，如學生臨時學號采用教務處最終確定的正式學號學生專業(yè)與班級的調(diào)整等屬于批量信息變更，而個別學生的身份信息的變更屬于個別變更。無論批量信息變更還是個別信息變更，共享數(shù)據(jù)中心都可以捕捉學生學籍系統(tǒng)學生信息的變化，實時更新學生信息的數(shù)據(jù)，更新后再將這種變化推送到相關(guān)聯(lián)的其他應用系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動同步更新。

結(jié)束語：高校學生事務業(yè)務繁多，涉及面廣，工作量較大，高校應借助于校園數(shù)字化的良機和共享數(shù)據(jù)中心建設的基礎(chǔ)，針對學校的實際，優(yōu)化和重構(gòu)學生事務的業(yè)務流程，大大降低了學生事務的復雜性，提高工作效率，減少對學生管理的負擔。