互聯網時代醫藥公司檔案管理的研究

李婷

（廣州花城藥業有限公司，廣東 廣州 510555）

引言

檔案是事物發展變化的重要原始信息記錄，可以對歷史活動原貌及各種信息場景科學展現，具有可靠性、客觀性、準確性等特點，對記錄醫藥企業發展歷程及企業成長重大事件有著重要幫助，可增進和鞏固醫藥企業勞動成果，展現醫藥企業重要價值。檔案管理的重要意義是針對檔案信息有效挖掘、科學利用及長期存儲，使具有高價值的原始信息記錄更好的為企業發展服務。由此可見，醫藥企業發展過程中做好檔案管理工作，提升檔案價值，實現檔案的科學化管理，對提升企業市場競爭力，推動互聯網時代檔案事業發展有著重要意義。

一、醫藥企業檔案管理特點

（一）法律保護性

醫藥企業檔案信息作為獨屬于醫藥企業的獨特信息資源，是醫藥企業發展變化過程中的信息價值載體，一旦形成科學規范的信息檔案，就受到相關法律保護，其使用、存儲都受到監督審查，并反映企業的經營狀況，并形成長效的信息管理機制，及時為企業管理者提供參考。所以檔案是具有法律效力的文件，不僅清晰表現企業的經營狀況，也是解決企業經營過程法律糾紛問題的重要證據，對企業的管理發展有著重要價值。

（二）專業保密性

檔案信息與其他形式的信息資源有著本質的不同，對于醫藥企業而言，檔案是重要的信息記錄和價值載體，除了部分可供參考的檔案信息進行內部公開外，專利檔案及其他商業信息檔案具有嚴密的保護機制，而檔案管理人員始終要對未公開的檔案信息建立嚴格的保密制度，并敦促各方執行保密條例。

（三）保護時效性

理論上，檔案信息資源是可長期保存利用，并可借助互聯網技術開發多種檔案資源產品，提供給企業管理人員。但對于技術類、專利類、經營領域的檔案資源而言，在相關法律制度體系下，經過一段時間的利用開發，發揮檔案資源的使用價值，一些重要的檔案資源也需要公開，而我國政府頒布的《檔案法》、《檔案管理條例等法律條文》只適用于短期內的檔案資源保護，而出于對檔案信息資源長期開發利用的目的，技術類、專利類檔案資源在經過一段時間存儲后，需要以信息技術予以開發，并結合企業使用的需求及時制作成滿足信息參考咨詢的信息化產品，為企業經營及新產品開發提供必要的支持。

二、互聯網時代加強醫藥企業檔案管理的重要意義

檔案資源對醫藥企業的發展有著極為重要的支持作用，檔案資源的有效利用不僅涉及到企業的管理、技術保護、信息資源共享等問題，對企業正當權益保護和有效的技術共享也有著重要作用，在企業的新產品研發、技術共享、專利保護方面也有著重要意義，有效的檔案資源支撐能全面提高企業經營管理效率，促進企業人力、物力資源的有效分配。從國內外企業的經營案例來看，跨國公司及大型醫藥企業的并購都會用到檔案專利。例如世界醫藥巨頭輝瑞斥巨資收購惠氏公司就是為了獲取該公司良好的市場前景和已經獲得專利授權的新產品，其所重視的不僅僅是該企業在醫藥市場占有的份額，更重要的是重視該企業圍繞醫藥產品形成了一系列的專利技術檔案。由此可見，在醫藥企業市場競爭和經營并購中做好檔案管理工作至關重要。

（一）大資源為醫藥企業研發新產品提供有效的材料參考

一個企業所具有的檔案資源的多少和具有的專利檔案數量反映了企業的科技創新能力，專利檔案資源和相關的技術檔案資源作為醫藥企業市場競爭的核心要素，不僅體現了醫藥企業的自主研發能力，同時也反映了該企業的經營水平和相應的管理能力。檔案信息資源作為醫藥企業重要的原始信息憑證。我們首先應明確的是，醫藥企業的管理創新是循序漸進的過程，良好的管理制度支持醫藥企業新產品的研發，不僅是醫藥企業的專利創新成果在新產品中得到體現，而有效的技術支持也促進企業以更為高技術含量的新產品搶占市場制高點，并對后續產品的研發有著重要的指導作用。其次，檔案資源能對企業的科技創新起到重要的引導作用。尤其是科技檔案、技術檔案有著較強的針對性，是對創新方法的有效記錄，對企業科技創新的方式進行完美展現。新產品的研發人員可以通過快速查找科技檔案資源，從中發現問題，找到新的研發思路，推動新技術應用到新產品中，如果企業不重視檔案資源的應用，就很難保證新產品的研發進度，新技術的應用程度。

（二）檔案資源為企業品牌戰略的實施提供有效保障

醫藥企業品牌戰略的實施是循序漸進、可持續發展的過程，是企業經營管理的重要環節，因為品牌是企業的明信片，代表著企業的知名度和良好的社會形象，是企業的無形資產。所以擁有自己的品牌，并使品牌在社會經驗中處于有利發展態勢是企業取得市場核心競爭力的關鍵環節。但是如何推動企業品牌在市場競爭中獲得較高知名度，并使品牌可持續發展。推動企業自主創新是關鍵環節，企業有效的自主創新得到認可，并在市場競爭中發揮作用，企業良好的品牌價值自然被建立起來，而檔案資源作為企業經營管理的原始信息記錄，對企業的自主創新和實施品牌戰略提供保障。醫藥企業在自主創新過程中依托檔案資源優勢，能促進企業掌握的技術資源轉化為新產品，具有獨家特色和技術優勢的產品在進入市場后能夠占據有利位置，幫助企業達成品牌管理戰略，促進企業在市場競爭中取得有利優勢。

三、互聯網時代加強醫藥企業檔案管理的有效措施

（一）創新檔案管理模式

醫藥企業傳統的檔案管理往往圍繞檔案的類型、作用范圍對檔案劃分，這種傳統的檔案劃分方法使合同檔案呈現分散性特征，各種檔案信息資源難以有效集中，由于一些缺乏經驗的檔案管理者缺乏檔案集中管理意識，并沒有針對檔案實施統一管理，難以提高檔案管理效率。在互聯網時代，醫藥企業采用傳統檔案管理方法，效率較低。伴隨著信息技術發展，醫藥企業檔案管理部門應考慮將信息技術應用到檔案管理中，借助檔案管理信息系統對合同檔案實施統一管理，以信息技術為主要手段實現檔案信息數據的有效對接及系統集成，這樣以檔案管理集成化系統對各種檔案信息資源實現統一的分類，針對檔案的不同類型將其存儲到相應數據庫中，實現電子合同與紙質合同的集成化應用，使傳統檔案信息化管理模式得到有效創新，提高檔案管理效率。

（二）保障檔案資源內容的完整持續

互聯網時代加強對醫藥企業檔案管理模式創新提高了檔案管理的有效性，并使檔案資源得到更廣泛的應用，面向各類信息資源形成的檔案管理系統也實現了高度集成。對醫藥企業檔案實現信息化管理，借助檔案信息管理系統對檔案主體及信息描述事項界定，通過相關的證明及有關材料的功能模塊設置，能及時報送相關信息材料，以保障檔案信息內容的完整性。

四、互聯網時代醫藥企業檔案管理信息化模式構建

（一）全面推動檔案信息資源建設

互聯網技術應用到醫藥企業檔案信息資源管理中要注重以數字文獻資源為主的資源利用主體建設，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設等。檔案資源建設面向不同的服務人群提供資源支持，在醫藥企業自身職能發揮過程中要發揮出特色檔案資源的優勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求。考慮到醫藥企業檔案管理部門有限的人力物力，以檔案信息資源為核心的檔案管理模式建設首先要滿足檔案信息查詢需求；其次要滿足檔案文獻查詢需要，對于不同部門的檔案信息查詢需求可協同其他部門為使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務，與社會其他領域的檔案信息化服務相區分，滿足不同層次需求檔案資源使用建設的需要。

（二）完善檔案資源數據庫建設

互聯網時代醫藥企業檔案管理模式逐漸以企業內部使用者的開放獲取服務為核心，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分在面向不同部門提供相關檔案信息查詢服務的基礎上，著重于檔案資料存儲數據庫建設，以相關的存儲數據庫面向企業各個部門提供優質的檔案資源服務，為了滿足企業不同層次的檔案資源使用需求在整合大部分開放性數據資源的基礎上建設檔案數據庫，針對不同層次的檔案資源使用對重要信息資源開展長期保存服務，并與社會科學網絡對接，既發揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關的檔案資源服務，使檔案資源更能滿足企業的參考決策需要。

（三）對分散的檔案資源采集、加工、存儲

對分散的檔案資源采集、加工是互聯網時代醫藥企業檔案管理部門的重要工作，主要是針對大量檔案資源的集成與應用開展服務活動。互聯網時代醫藥企業檔案管理模式的構建更應側重對各個層面分散的檔案資源采集、加工、存儲，尤其是針對各個部門分散的檔案信息進行采集，并從海量的檔案資源中提取出高價值的信息，使用相關數據算法對檔案資源進一步加工整合，使檔案數據成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒美國醫藥集團的檔案管理經驗，使用數據采集技術針對企業下屬各個部門、各個機構的檔案資源進行采集，采用分布式數據庫技術進一步存儲，建設檔案資源數據庫豐富檔案資源體系，為企業管理層提供大量專業的檔案信息，并構建滿足用戶使用檔案信息的數據共享網絡，與企業其他部門共享檔案資源，為其他用戶及時使用檔案資源提供便利。

五、結語

互聯網時代加強對醫藥企業檔案資源的開發利用，發揮檔案資源的價值作用對提高檔案資源管理效能、強化檔案資源管理模式有著重要意義。與其他企事業單位檔案管理不同的是，醫藥企業檔案資源管理涉及到大量數據資源、科技檔案、專利檔案，技術含量高，管理難度大，需要借助互聯網的功能優勢予以高效運用。