如何加強房地產企業檔案管理的信息化建設

景慧

（上海中環投資開發（集團）有限公司，上海 200060）

引言

一、房地產檔案管理現狀與弊端概述

目前各個房地產企業開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個部門進行初步整理之后轉交到檔案管理室中。檔案管理室需要對各個部門不同的檔案資料進行排序分類，對項目資料文件進行有效匯總。項目建設結束之后制成卷宗，然后進行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關員工查詢檔案資料提供輔助性服務，以及日常維護管理工作。在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產檔案要對房屋建筑各項資料進行收集與整理，掌握客戶相關信息以及房地產信息等，多項檔案信息對保密性以及安全性要求較高。在過去房地產檔案管理中主要是通過人工手動填表補充各項信息，然后提交紙質材料，集中存放在檔案室中進行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續檔案資料查找應用過程中存在較多限制性因素。通過人工對各項復雜操作進行控制，各項事務錯誤幾率會不斷增加，諸多資料發生錯誤之后難以更改。加上傳統房地產檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費現象嚴重。

二、房地產檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于建立房地產信息庫，實現資源合理整合

房地產信息庫涵蓋了所有相關數據，例如目錄數據、對象數據和原數據，通過數據接口程序以獲取相應的數據信息，而后對數據信息進行掃描，并將數據信息傳送至相應的服務器中，進而建立相應的檔案信息管理系統。與此同時，依靠電子儀器等相關器具，房地產檔案資料信息可以第一時間傳輸至信息管理系統中，從而完善房地產信息管理系統，方便廣大客戶更快查閱相關數據信息。

（二）有利于實現房地產檔案資源信息共享

房地產信息數字化和數據化，可以更迅速地推動房地產檔案信息化的發展。要參照房地產檔案信息的實際情況，從各個方面展開研究，在建立房地產信息資源庫的同時，仍然需要二次開發房地產檔案信息，保證房地產信息資源的完整性，從而達到房地產檔案資源信息共享的目的。房地產檔案信息化管理有利于完善數據庫建立，從而建立房地產檔案信息體系，進而實現資源共享。

（三）有利于鞏固房地產檔案的安全性

鞏固房地產檔案的安全性是房地產檔案信息化管理發展過程中不可或缺的重要環節。一方面，鞏固房地產檔案安全性可以有效防止數據庫系統軟件受到外來侵害，從而較好地維護房地產檔案信息系統的安全運作；另一方面，房地產檔案信息管理部門對檔案信息的數據要進行有效區分，尤其是一些涉及重要機密的數據信息，并設置相應的查詢或使用權限，進而達到鞏固房地產檔案安全性的目的。

三、加強房地產檔案信息化管理的對策

（一）加強人員培訓與教育，全面提高管理人員的信息化應用水平

對于信息時代的房地產檔案管理人員，既要掌握房地產行業的知識，又要重視信息技術應用水平的提高，以時代發展為方向，滿足信息化建設的要求。因此，在新的發展時期，檔案管理人員要轉變思維，積極學習互聯網信息知識，不斷進行更新與完善，強化信息理念與檔案管理實踐的融合，以創新為基礎，發揮信息化管理方式的作用，有效提升檔案管理的質量與效率。另外，作為房地產檔案管理行業，要重視人員培訓與教育，結合發展實際，全面提升其專業素養與能力，以便將信息技術的優勢充分體現在檔案管理之中，切實提升服務水平。

（二）利用數字化，促進房地產檔案信息共享

房地產檔案信息數字化，主要是指利用計算機、掃描儀等電子技術將館藏資料轉化為電子資料，實現檔案信息數字化，以便于智能化檢索。1.房地產檔案管理應該朝著多元化、智能化的方向發展。房地產檔案管理模式的多元化、智能化能夠實現資料的一體化，所有檔案信息都能夠實現分門別類的入庫，如此必能夠有效實現檔案信息服務的社會職能，體現出檔案的最大價值。2.房地產檔案管理應該朝著社會化、市場化的方向發展。傳統的檔案管理往往都沉睡在檔案館，利用效率非常低。隨著檔案管理現代化的不斷推進，檔案管理必須朝著社會化、市場化的方向發展。一方面，房地產檔案資源社會化管理，能夠增強社會保護檔案意識，完善檔案的共享力度，實現檔案應用價值。另一方面，房地產檔案資源市場化管理，同樣有利于檔案資源的開發與利用，促進檔案事業的持續發展。

（三）增強房地產檔案信息化管理意識

隨著社會經濟的穩步推進，信息化管理、專業化管理已經成為房地產檔案管理發展的最新趨勢。房地產檔案管理部門對此要足夠重視，要摒棄傳統的管理方法，在思想上高度重視房地產檔案的信息化管理。只有這樣，才能在實際行動上推動房地產檔案信息化管理的各項進程。因此，為保證房地產檔案服務管理工作的延續性，必須從根本上提高房地產檔案信息管理的意識，在掌握技術的基礎上，強化服務意識，加強信息化管理重要性的灌輸，這樣才能更好地開展房地產檔案信息化管理的各項工作。

（四）建立房地產檔案信息化管理系統

要建立便于查詢的房地產檔案數據庫，做到資料齊全、形式多樣，增加房地產檔案搜集的載體，進一步凸顯其真實性和重要性。要不斷更新房地產檔案的相關信息，建立一套便于咨詢、查詢和檢索的搜索系統，完善補充房地產檔案的各項信息，如位置、面積和結構圖等相關信息，并且在信息發生變動時，及時更新調整。要加強房地產檔案信息化管理系統的安全性管控，在數據庫設立防火墻，防止病毒及外來風險的侵犯，做好房地產信息安全保障工作，確保客戶的信息不被泄露。要建立房地產信息安全系統，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，實現房地產檔案信息的共建共享，從而有效提升檔案信息化水平。

（五）明確檔案管理細則

房地產檔案大多可以分為資料與文書檔案，要建立文書檔案分類管理表，依照檔案管理部門以及相關行業規范編制檔案文本分類期限表，確定不同材料歸檔之后的保管時間。正常情況下，各類會議記錄、重要合同文件、人員調動、花名冊等資料需要永久保存。業務往來文件資料、項目立項批復、常見的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三個不同期限能劃分為三個目錄，對不同目錄配置對應的目錄號。

（六）優化房地產檔案系統化設計

在不同目錄下的各個項目需要配置對應的文件夾，然后對各類文件進行分類保存。其次要對各類信息進行統計篩選，做好多項信息有效規劃。系統在設計過程中要實現網絡模塊化發展，系統基于簡單化設計，對系統整體布局與相關內容進行設定。在指引界面中記錄聯系電話，對系統多方面優化設計，提升整體設計成效。還要完善相應傳播平臺建立，要保障其核心價值能有效實現，全面發揮房地產檔案數據庫應用價值，提升信息數據傳遞穩定性。

結束語

綜上所述，信息技術的影響力遍及各行各業，房地產檔案管理領域也深受影響，信息化建設成為方向與趨勢。因此，要以行業發展為切入點，全面認識房地產檔案管理的信息化建設現狀，了解發展中的不足與問題，積極構建科學發展策略，構建高效信息化管理系統，依托高素質的管理人才，增強檔案管理質量，提升檔案服務水平，為房地產行業的健康發展奠定堅實基礎。