人事檔案管理在企業人力資源管理中的有效運用見解

毛婷

（湖南黃金股份有限公司，湖南 長沙 410000）

習近平總書記曾經強調過，發展是第一要務，創新是第一動力，而人才則是第一資源。對于企業發展來說，人才的重要性不言而喻，而人事檔案，就是識別人才、選拔人才的重要依據，它收存了員工的工作經歷、政治面貌、獎勵處分、薪酬待遇等方面的有關文件材料，記錄了員工的基本信息，以及企業員工在日常工作中的各項表現，包含了員工家庭情況、專業素養、德能勤績等各方面的內容，反映了員工個人全貌，是企業人力資源管理工作的一部分。人力資源管理的目的是知人善任，優化人力資源配置，因此科學高效的人事檔案管理可以提高人力資源管理工作效率。

一、人事檔案管理在企業人力資源管理工作中的作用意義

（一）人事檔案管理是干部選拔任用的基礎

任前審核是利用干部人事檔案進行提拔考察的一種方式，一本真實詳實的干部人事檔案，對干部的工作經歷、政治思想、品德修養、學識能力、工作成績、社會關系都有記錄，能準確地反映出干部的成長歷程，是企業和黨組織選拔任用干部的重要依據，可以防止“帶病提拔”干部，充分體現干部選用工作的公平公正，有效避免干部選拔中的不正之風，因此干部人事檔案是正確選用干部的基礎。

（二）人事檔案管理可以提升人力資源利用效率

在前文中有所提到，人事檔案的主要作用就是記錄企業員工的基本信息，以及企業員工在日常工作中的各項表現，所以簡單地說，人事檔案就是企業員工在日常工作中的各項資料信息的全面匯集。在人事檔案中，企業員工以往的工作經歷與其他經歷、獎懲情況、家庭情況等都被詳細記錄，在企業人力資源管理工作日常開展的過程中，可以通過對員工人事檔案的查閱來增加對員工的了解，根據員工的特長來為其分配合適的工作崗位，根據員工的不足來開展培訓，根據不同層級員工的年齡構成、專業構成甚至是性別構成來進行內部調配，使人力資源保持最佳的比例，使人力資源效率的有效優化，從而能夠更好地實現組織的目標。通過對人事檔案記錄的各項信息進行整理分類，有助于企業了解本單位人才總體的狀況，結合公司發展規劃需要，制定科學合理的人才需求計劃和招聘標準。

（三）人事檔案管理能減少法律風險

人事檔案是解決工資待遇、實施員工休假、落實離退休政策的重要憑證，與員工個人利益有密切相關。沒有人事檔案，無法確定出生時間、參加工作時間、工作經歷和學識學歷，影響公務員和事業單位人員錄用，無法辦理退休審批。人事檔案工作經歷材料缺失，無法確定參加工作時間，難以確定連續工齡，影響年休假時長，影響工齡工資，影響繳費年限計算，影響退休待遇，進而增加勞資糾紛。我國勞動合同偏向弱者，要求在勞動爭議糾紛案件中，因用人單位作出開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發生勞動爭議的，由用人單位負舉證，人事檔案的有效管理，可以減少和規避不必要的法律風險。

二、目前企業人力資源管理工作中人事檔案管理所存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏重視

目前，對人事檔案管理的相關工作缺乏足夠的重視，在部分領導的認知里，人事檔案管理工作是一個非常輕松且沒有太多技術含量的工作，所以在進行相關的工作安排時，無論是在資金投入方面還是在員工配置方面，都體現出了對人事檔案管理工作的不重視。例如：檔案室“六防”設備不完全配套，檔案整理人員工作變動頻繁，管理水平不專，缺乏專業知識培訓，對檔案收集、整理、歸檔、裝訂等業務都不熟悉，工作效率不高，且多身兼數職，對檔案工作精力投入不足，嚴重影響人事檔案管理水平。

（二）人事檔案管理工作手段較為落后

目前，國有企業雖然設置了人事檔案管理工作的相關崗位，但是由于領導干部對人事檔案管理工作的認知不夠準確深刻，導致其工作手段沒能進行有效的革新，在開展人事檔案管理工作時，工作手段不能與時俱進，沒有合理地將信息化管理手段應用人事檔案管理工作，而是在更多程度上依靠傳統的工作手段。

（三）人事檔案所記錄的信息材料不全面

由于工作觀念與工作水平的限制，公司的人事檔案管理機制較為陳舊，對員工信息的記錄大多為一些非常基本的信息，例如性別、年齡、學歷、籍貫等，而對于一些復雜而重要的工作信息材料的記錄則并不全面，這就導致人事檔案管理工作在一定程度上失去了其工作意義。同時，人事檔案里的工作經歷材料不全，通常出現有任職材料無免職材料，更無兼職材料，或是員工初期工作在民企、私企上班，未交納社保，無勞動合同，無法界定參加工作時間。

三、促進人事檔案管理在企業人力資源管理中有效運用的策略

（一）企業要重視人事檔案管理工作，完善相應的制度

觀念的改變是工作方式改變的重要前提與基礎，作為企業的領導人員，在這方面必須起到帶頭作用，轉變思想觀念，為人事檔案管理工作崗位合理配備員工，必要時要對人事檔案管理工作投入相應的資金以支持工作的有效開展；同時，針對企業員工進行有效宣傳，使員工能夠認識到人事檔案管理工作的重要性。此外，一定要完善相應的制度，為人事檔案管理工作的順利開展提供強有力的制度保障。

（二）重視對崗位員工的培訓

為了解決目前存在人事檔案管理工作崗位中的“人崗不匹配”、員工工作技術能力欠缺、工作效率低下等方面的問題，公司應當重視并加強對人事檔案管理工作崗位員工進行有效的培訓，通過貫徹落實培訓活動，提高員工的工作素質與工作水平，使員工的相關工作技能得到有效的強化。

四、結語

總而言之，人事檔案管理工作應當被企業所重視，它是企業人力資源管理工作的重要組成部分，從長遠而宏觀的角度來看，它對企業的整體發展也會產生一定程度的影響。因此，將人事檔案管理有效運用到企業人力資源管理工作中，具有十分重要的意義。